12 maneiras para aproveitar ao máximo as suas reuniões

As pessoas que participam de reuniões têm um mundo de distrações bem ao alcance das mãos, então manter o foco delas pode ser difícil até mesmo para o apresentador mais experiente.

Como Bowden afirmou, "depois de 15 a 20 minutos, o envolvimento cai. Não é porque as pessoas estão entediadas ou porque não gostam de você, é apenas porque o cérebro delas está sempre procurando por algo novo. E, se você não estiver dando às pessoas essa diferença, essa textura à apresentação da reunião ou da conversa que está sendo conduzida, elas vão procurar isso em outro lugar."

É preciso criar momentos breves, pedaços de conteúdo que mantêm o interesse do seu público. É exatamente por isso que Bowden estrategicamente divide o conteúdo em pequenos princípios.

Uma coisa é as pessoas estarem presentes na sua reunião. Outra, completamente diferente, é mantê-las envolvidas e presentes. Criar um ambiente acolhedor e enriquecer o seu conteúdo com imagens estimulantes e oportunidades contínuas de envolvimento. Fazer isso dará uma sacudida nas pessoas, tirando-as da passividade e as inspirando a serem participantes ativos da reunião. Como Bowden diz, "o cérebro precisa apenas de uma mudança significativa" para querer se envolver em uma experiência em andamento.

"Uma nova voz e atitude, um rosto e plano de fundo novos, nem que seja por alguns momentos, ajuda a fazer com que algo novo e diferente aconteça."

As reuniões híbridas podem tornar mais complicado o elemento social que acompanha as interações presenciais tradicionais. Quando você transforma uma apresentação em uma conversa, você reconquista aquele elemento social, sem perder a conveniência de um cenário híbrido. Tente encontrar um parceiro com quem você possa interagir durante a reunião, iniciando um diálogo que ajuda a tornar a experiência algo mais informal e confortável.

Se você não conseguir encontrar outra pessoa com quem interagir, sugere Bowden, "altere ligeiramente o tom, a velocidade, refira a algo físico que você possa destacar no ambiente" para criar uma noção de diálogo ou um nova peça revigorante na conversa.

O contato visual é fundamental para qualquer conexão, seja ela feita de forma presencial ou virtual.

"Se eu fizer um contato visual forte e me aproximar de você e, se você estiver em um local seguro, como a sua casa, o seu cérebro produz um neurotransmissor chamado dopamina. É o neurotransmissor da expectativa positiva e do otimismo", lembra Bowden. Para facilitar este sentimento, ele recomenda que você movimente a câmera para cima, no nível dos olhos, incline para frente e faça gestos dentro do enquadramento da câmera.

Durante a sessão de Perguntas e respostas, uma pessoa do público fez uma pergunta importante a Bowden: "como você mantém contato visual se está fazendo ou lendo anotações?" O conselho dele: abra duas telas separadas no seu computador, posicionando-as lado a lado, de forma que os seus olhos fiquem sempre em uma direção geral.

Muitos de nós, após a pandemia, continuamos a trabalhar de casa nem que seja parcialmente. Trate isso como uma oportunidade para criar vínculos em relação a interesses comuns, mesmo que seja virtualmente. "O princípio é deixá-los ver mais: sinais, ícones, elementos que os ajudem a entender o que você valoriza e acha importante", detalha Bowden.

Não importa se você está usando um plano de fundo virtual ou um real, personalize o seu ambiente para que ele reflita as suas paixões e interesses, exibindo fotos pessoais e os seus objetos favoritos. Por exemplo, Bowden colocou uma foto do seu filho em primeiro plano, no seu vídeo, para mostrar ao público um pouquinho sobre a sua vida pessoal.

Com estes elementos visuais, você permite que os participantes vejam um pouco mais de quem você é, sem ter que comunicar isso de verbalmente.

Não é necessário iluminação ou câmeras profissionais para tornar uma reunião envolvente, mas você precisa de um áudio de qualidade. Com um som picando, uma reunião se torna imediatamente desinteressante para o público. "As pessoas irão embora imediatamente se o som estiver ruim."

Um microfone de lapela nem sempre é apropriado e confiável, então teste se você pode ser ouvido de maneira confortável e se o som estiver baixo, use um microfone externo e um fone de ouvido, além de uma conexão estável com a internet para proteger a qualidade do som. É também uma ótima ideia testar o microfone antes de entrar em uma chamada.

Para dar suporte ao seu áudio, é sempre bom considerar usar gestos das mãos que sejam importantes. Conforme Bowden ilustrou "estou adicionado ao som o que chamamos de gestos icônicos, os gestos que conduzem o sentido do que estou dizendo, juntamente com o ritmo da fala."

Pode ser difícil saber quando falar em uma reunião híbrida, já que perdemos muitas deixas sutis que existem nas interações presenciais. Isso significa que precisamos estar confortáveis com o silêncio. Ao adotar o silêncio, você cria um espaço seguro para que outras pessoas possam fazer comentários ou perguntas, estimulando de forma geral um diálogo mais envolvente.

"Não tenha medo do silêncio. Leva tempo para que as pessoas processem e voltem com uma resposta", lembra Bowden. Ao permitir que o público tenha tempo para responder, "você pode compreender o que realmente está acontecendo com as pessoas, em tempo real, ao redor do mundo; é um milagre moderno.", opina.

Com o trabalho híbrido, é importante "gerenciar riscos em relação aos recursos", afirma Bowden. Um dos nossos maiores recursos é a linguagem corporal, que pode estar de maneira instintiva direcionada a alguém. Se você está presencial, fique atento para não concentrar demasiadamente os recursos em participantes que estão no escritório, em detrimento daqueles que estão remotos, pois você corre o risco de isolá-los. Simplesmente defina um ambiente que respeite e envolva mais o ambiente virtual. Comece por colocar sinais e lembretes para olhar mais vezes para a câmera.

Adeque os maneirismo e tom para ter certeza de que nenhum participante ficou para trás. Você pode animar as suas ações para envolver mais os participantes remotos e acalmar o seu tom ao falar com aqueles que estão participando presencialmente. Uma maneira simples para fazer com que as duas partes se sintam mais envolvidas? Diga o nome das pessoas. "Use um nome, se puder, poque credita aquela pessoa e, literalmente, envolve o cérebro dela."

Você pode ajudar a controlar as reuniões ficando atento a gestos que sugerem sentimento, já que isso ajuda os participantes expressarem suas necessidades, e dar espaço para que eles se envolvam. Você também pode usar a tecnologia ao seu favor para continuar controlando os participantes. Dica do Bowden: simplesmente peça às pessoas para colocarem seus pensamentos e perguntas no chat.

O visual correto é um ingrediente fundamental para fazer com que uma reunião híbrida seja bem-sucedida. Quando uma reunião tem elementos visuais por meio de um vídeo de qualidade, "ela irá bem mais rápida e todos nos entenderemos melhor", afirma Bowden. Mesmo que você não possa forçar ninguém a usar a câmera, é possível lembrá-los de que o ambiente é mais envolvente e inclusivo com este recurso visual extra. Outra dica do Bowden: "use a maior tela que você puder."

Os participantes presenciais de uma reunião têm uma nova função em um ambiente híbrido: defender. Com mais barreiras na frente dos participantes remotos, os participantes presenciais precisarão atuar como seus defensores na sala. "Cuide dessas pessoas de propósito", sugere Bowden. Seja estabelecendo um moderador designado ou determinando um precedente para todos os participantes, seja intencional em relação a envolver os participantes remotos e os defenda durante a chamada, para que eles se sintam empoderados para se manifestarem.

Um reunião híbrida não é uma limitação, mas sim uma oportunidade. Ao aplicar as táticas simples de Bowden na sua próxima chamada, você criará um ambiente que promoverá a comunicação aberta e a colaboração. Com esta abordagem envolvente, é possível maximizar o potencial das suas reuniões para, em última instância, conseguir mais e melhores resultados, desenvolvendo conexões reais, independentemente de onde você está.

Fique por dentro das mais recentes lideranças inovadoras em relação à força de trabalho híbrida - confira os próximos eventos da nossa série de webinars, Building Forward.