12 modi per ottenere il massimo dalle tue riunioni

I partecipanti alle riunioni hanno a disposizione numerose distrazioni, perciò mantenere l'attenzione può risultare difficile anche per il relatore più esperto. 

Come ha dichiarato Bowden, "Dopo 15-20 minuti vi è un calo del coinvolgimento. Non accade per noia o scarso apprezzamento, quanto piuttosto perché la mente è sempre alla ricerca di qualcosa di nuovo. Se non offri ai partecipanti la diversificazione, un carattere distintivo della riunione, della presentazione o della conversazione in cui sei coinvolto, andranno a cercarla altrove."

Devi creare momenti brevi con estratti di contenuto che mantengano alto l'interesse del pubblico. È esattamente per questo motivo che Bowden suddivide strategicamente il proprio contenuto in principi concisi. 

Un conto è far partecipare le persone alla riunione, un altro è far sì che siano davvero partecipi e attente. Crea un ambiente accogliente e arricchisci i contenuti con elementi grafici stimolanti e continui spunti per coinvolgere gli altri. Così facendo, il pubblico verrà smosso dalla propria passività e spronato a una partecipazione attiva alla riunione. Come sostiene Bowden, "alla mente occorre semplicemente un cambiamento significativo" per desiderare di partecipare a un'esperienza che sta vivendo. 

"Una voce, un approccio, un volto e uno sfondo nuovi, anche se presenti per pochi istanti, contribuiscono a creare qualcosa di fresco e diverso." 

Le riunioni ibride possono complicare l'elemento sociale che di solito è presente in un'interazione faccia a faccia tradizionale. Trasformando la presentazione in un'esperienza più simile alla conversazione, acquisirai nuovamente la componente sociale senza perdere la praticità di un contesto ibrido. Nel corso della riunione, cerca di trovare una persona con cui interagire, avviando un confronto che contribuisca a rendere l'esperienza informale e piacevole.

Se non riesci a trovare un interlocutore, Bowden sostiene di "modulare leggermente il tono, modificare lievemente il timbro e fare riferimento a qualcosa di concreto da evidenziare nell'ambiente" per creare un senso di dialogicità o un nuovo interessante oggetto di discussione.

Il contatto visivo è essenziale per qualsiasi connessione, sia fisica sia virtuale.

"Se instauriamo un contatto visivo e ci troviamo a una distanza ravvicinata mentre siamo in un ambiente sicuro come casa nostra, il cervello produce un neurotrasmettitore chiamato dopamina. Si tratta della sostanza relativa alle aspettative positive e all'ottimismo", afferma Bowden. Per promuovere questa sensazione, l'autore consiglia di spostare la videocamera all'altezza degli occhi e di includere le gestualità corporee nell'inquadratura.

Durante la sessione di domande e risposte, un membro del pubblico ha posto a Bowden un'importante domanda: come si mantiene il contatto visivo se si stanno leggendo o prendendo appunti? Ecco il suo consiglio: aprire due schede separate sul desktop, posizionandole l'una accanto all'altra così da avere lo sguardo rivolto verso una direzione generale.

Anche dopo la pandemia, molti di noi continueranno a lavorare da casa: possiamo considerare questa un'occasione per costruire dei legami sulla base di interessi simili, anche in un contesto virtuale. "Il principio è quello di far sì che le persone vedano anche altro: segnali, icone, elementi che consentano loro di comprendere ciò che apprezzi e ritieni importante", ha sostenuto Bowden.

Che tu stia utilizzando uno sfondo virtuale o reale, personalizza l'ambiente in modo che rifletta i tuoi interessi e le tue passioni, mostrando alcune fotografie personali o i tuoi oggetti preferiti. Ad esempio, nel suo video Bowden ha messo una fotografia dei suoi figli in primo piano per mostrare una piccola parte della sua vita privata.

Grazie a questi elementi visivi, permetti ai partecipanti di scoprire un pò di più della tua persona senza comunicarlo verbalmente. 

Non occorrono luci o videocamere professionali per rendere interessante una riunione, ma serve un audio di qualità. Con un audio intermittente il pubblico troverà immediatamente la riunione poco interessante. "Se si sente male, le persone perderanno subito l'attenzione."

Il microfono di un computer portatile non è sempre adeguato e affidabile, perciò fai delle prove su come ti sentono gli altri; se l'audio è di scarsa qualità, procurati un microfono esterno e un auricolare, e assicurati di avere una connessione internet stabile per mantenere la qualità del suono. Inoltre, un'ottima idea è collaudare il microfono prima di una chiamata.

Per supportare la voce, considera l'aggiunta di importanti gestualità manuali. Come ha illustrato Bowden, "Sto aggiungendo al suono anche ciò che chiamiamo gestualità ritmiche: gesti che trasmettano il senso di ciò che sto dicendo insieme al ritmo del discorso."

Sapere quando è il momento di parlare durante una riunione ibrida può risultare difficile poiché non abbiamo quei piccoli indizi che esistono nelle interazioni faccia a faccia. Pertanto, dobbiamo trovarci a nostro agio nei momenti di silenzio. Accettando questo, creerai un ambiente sicuro dove gli altri possono esprimere commenti o domande, promuovendo in generale un dialogo più coinvolgente. 

"Non temere il silenzio. Alle persone occorre del tempo per elaborare ciò che viene detto e formulare una risposta", ha ricordato Bowden al pubblico. Mentre attendi che il pubblico risponda, "potrai scoprire in tempo reale ciò che sta realmente accadendo alle persone in tutto il pianeta: è un miracolo moderno".

Bowden ha sostenuto che, con il lavoro ibrido, è importante "gestire il rischio rispetto alle risorse". Una delle nostre risorse principali è il linguaggio del corpo, il quale potrebbe istintivamente essere sbilanciato verso qualcuno in particolare. Se ti trovi in presenza, presta attenzione a non indirizzare eccessivamente le tue risorse verso i partecipanti in ufficio per non rischiare di isolare quelli da remoto. In parole semplici, imposta un ambiente che rispetti e coinvolga maggiormente l'ambiente virtuale: comincia con l'aggiungere segnali e promemoria fisici per rivolgerti di più alla videocamera. 

Personalizza i modi di fare e il tono di voce per assicurarti che nessun partecipante venga ignorato. Puoi animare le tue azioni per coinvolgere maggiormente i partecipanti da remoto, al contempo anche parlando con un tono di voce più calmo di persona. Qual è un modo semplice per coinvolgere tutti? Chiama le persone per nome, come sostiene Bowden, "Se possibile, parla utilizzando i nomi delle persone, poiché ciò dà loro valore e le coinvolge realmente." 

Puoi aiutare a regolare le riunioni prestando attenzione ai gesti che suggeriscono un sentimento, poiché aiutano i partecipanti a esprimere le loro necessità e concedono loro lo spazio per intervenire. Puoi anche utilizzare la tecnologia a tuo vantaggio per fare il punto con i partecipanti. Un consiglio di Bowden è quello di domandare al pubblico di esprimere pensieri e domande in chat. 

Gli elementi visivi giusti sono un ingrediente indispensabile per una riunione ibrida di successo. Quando in una riunione vi sono elementi visivi condivisi tramite un video di qualità, Bowden sostiene che "il tempo passerà più velocemente e ci potremo comprendere a vicenda con maggiore chiarezza". Sebbene non si possa obbligare nessuno ad accendere la videocamera, è possibile rammentare agli altri che l'atmosfera è più coinvolgente e inclusiva con elementi visivi aggiuntivi. Un altro trucchetto di Bowden: "Serviti dello schermo più ampio possibile."

I partecipanti alle riunioni in presenza rivestono un nuovo ruolo in un ambiente ibrido: fungere da rappresentanti. Poiché i partecipanti da remoto fanno fronte a più barriere, quelli in presenza dovranno ricoprire l'incarico di loro rappresentanti nella sala. "Prenditi cura intenzionalmente di quelle persone", nota Bowden. Sia nel caso in cui tu scelga un moderatore designato o stabilisca un precedente per tutti i partecipanti, coinvolgi intenzionalmente quelli da remoto e rappresentali nei loro interessi durante la chiamata, cosicché si sentano legittimati a parlare.

Una riunione ibrida non costituisce una limitazione, bensì un'opportunità. Applicando le semplici tattiche di Bowden alla prossima chiamata, creerai un ambiente che promuove una collaborazione e comunicazione aperta. Grazie a questo approccio coinvolgente, potrai massimizzare il potenziale delle riunioni aumentando in definitiva la produttività, con la creazione di legami reali, a prescindere dalla tua posizione.

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