12 Methoden, um das volle Potenzial Ihrer Meetings auszuschöpfen

Meetingteilnehmer haben Zugriff auf unzählige Ablenkungen. Ihre Aufmerksamkeit und Konzentration bei sich zu behalten, ist daher selbst für erfahrene Moderatoren eine Herausforderung. 

Mark Bowden erklärt: „Nach 15 bis 20 Minuten fällt die Interaktion ab. Nicht weil man gelangweilt ist oder Sie nicht mag, sondern weil das Gehirn ständig nach neuen Reizen sucht. Wenn Sie diese Vielfalt an Reizen in Ihrem Meeting, Ihrer Präsentation oder Unterhaltung nicht liefern können, werden die Teilnehmer sie woanders suchen.“

Sie müssen kurze Momente kreieren, „Inhaltshäppchen“ könnte man sagen, mit denen Sie das Publikum bei Interesse halten. Genau deshalb teilt Mark Bowden seine Inhalte in leicht verdauliche Konzepte auf. 

Menschen in ein Meeting zu bekommen, ist eine Sache. Ihre Aufmerksamkeit zu behalten und Inhalte zu präsentieren, ist jedoch eine ganz eigene Herausforderung. Schaffen Sie ein einladendes Ambiente und gestalten Sie Ihre Inhalte optisch interessant und mit regelmäßigen Interaktionsmöglichkeiten. Dadurch rütteln Sie das Publikum wach und motivieren zur aktiven Teilnahme am Meeting. Wie Mark Bowden sagt: „Das Gehirn braucht deutliche Veränderungen“, um an einem Ereignis langanhaltend teilnehmen zu wollen. 

„Eine neue Stimme, eine neue Einstellung, ein neues Gesicht und eine neue Kulisse trägt selbst für einen kurzen Moment dazu bei, für Abwechslung zu sorgen.“ 

Bei hybriden Meetings wird schnell der soziale Aspekt von Präsenzmeetings vernachlässigt. Wenn Sie eine Präsentation eher wie eine Konversation gestalten, bringen Sie dieses soziale Element mehr in Spiel, ohne auf die Vorteile des hybriden Modus verzichten zu müssen. Suchen Sie sich einen Partner, mit dem Sie während des Meetings gut interagieren können, um einen Dialog zu eröffnen, der für eine entspannte und freundliche Atmosphäre sorgt. 

Wenn gerade keine weitere Person verfügbar ist, können Sie laut Mark Bowden „die Tonlage oder die Stimmlage leicht ändern bzw. sich auf einen Gegenstand in Ihrer Umgebung beziehen“, um eine Art Dialog oder eine neue Facette der Konversation zu erschaffen.

Augenkontakt ist ein wesentlicher Bestandteil zwischenmenschlicher Verbindung, – ob persönlich oder virtuell.

„Bei starkem Augenkontakt und Nähe, während Sie sich an einem sicheren Ort wie Ihrem Zuhause befinden, wird im Gehirn der Neurotransmitter Dopamin ausgeschüttet. Dieser Neurotransmitter sorgt für eine positive Erwartungshaltung und Optimismus“, erklärt Mark Bowden. Um dieses Gefühl zu fördern, empfiehlt er, die Kamera auf Augenhöhe zu bringen, sich nach vorn zu lehnen und auch die Gestik ins Bild zu bringen.

Während einer Fragerunde stellte ein Publikumsmitglied Mark Bowden eine wichtige Frage: Wie hält man Augenkontakt, wenn man gleichzeitig Notizen macht oder liest? Sein Tipp: Öffnen Sie zwei Fenster oder Bildschirme auf Ihrem Desktop und platzieren Sie sie nebeneinander, sodass Ihre Augen in etwa eine Richtung sehen.

Viele von uns werden auch nach der Pandemie in irgendeiner Form weiter von zu Hause aus arbeiten. Nutzen Sie diese Gelegenheit, um durch gemeinsame Interessen eine Verknüpfung herzustellen – wenn auch rein virtuell. „Die Idee ist, mehr von sich zu zeigen: Signale, Symbole oder Elemente, die darstellen, was Ihnen wichtig ist oder was Sie schätzen“, so Mark Bowden.

Passen Sie Ihre Umgebung, ob virtuell oder real, individuell an, um Ihre Leidenschaften und Interessen widerzuspiegeln, beispielsweise mit persönlichen Fotos oder Ihren Lieblingsgegenständen. Mark Bowden stellte beispielsweise ein Foto seiner Kinder in den Vordergrund seines Videobilds, um etwas aus seinem Privatleben mit dem Publikum zu teilen.

Mit solchen optischen Elementen verraten Sie den Teilnehmern etwas über sich, ohne es aussprechen zu müssen. 

Für ein ansprechendes Meeting benötigen Sie keine professionelle Beleuchtung oder Kameras, aber die Tonqualität ist sehr wichtig. Abgehackter Ton macht ein Meeting für das Publikum sofort uninteressant. „Die Aufmerksamkeit der Menschen ist sofort verloren, wenn der Ton schlecht ist.“

In Laptops integrierte Mikrofone reichen häufig nicht aus oder sind unzuverlässig. Testen Sie also, wie gut man Sie hört und rüsten Sie mit einem externen Mikrofon und Kopfhörern sowie einer stabilen Internetverbindung nach, wenn Ihr Audio nicht die gewünschte Qualität liefert. Außerdem empfiehlt es sich, vor deinem Anruf Ihr Mikrofon zu testen.

Unterstützen Sie Ihr Audio mit entsprechenden Gesten. Mark Bowden erklärt: „Ich unterstreiche das Gesagte mit sogenannten Taktstockgesten, die ich mit der Betonung und im Rhythmus meiner Sprache einsetze.“

Manchmal weiß man in einem hybriden Meeting nicht, wann man etwas sagen soll oder sollte, da uns einige subtile Körpersprachsignale entgehen, die wir bei der persönlichen Interaktion sofort sehen würden. Wir müssen uns also in der Stille wohlfühlen können. Wenn Sie Stille akzeptieren, schaffen Sie Raum für Anmerkungen sowie Fragen und fördern einen wertvolleren Dialog. 

„Haben Sie keine Angst vor Stille. Menschen brauchen manchmal ein paar Sekunden, um Inhalte zu verarbeiten und eine Antwort zu formulieren“, erinnert Mark Bowden das Publikum. Wenn Sie Ihrem Publikum die nötige Zeit für eine Antwort geben, „erfahren Sie in Echtzeit, was in den Menschen auf der anderen Seite des Planeten vor sich geht – ein Wunderwerk unserer Zeit.“

Bei hybrider Arbeit ist es laut Mark Bowden wichtig, Risiken und Ressourcen abzuwägen. Die Körpersprache gehört zu unseren größten Ressourcen, die bestimmten Personen gegenüber instinktiv voreingenommen sein kann. Wenn Sie persönlich vor Ort sind, wenden Sie nicht all Ihre Ressourcen auf Teilnehmer im Büro auf, da Sie sonst die zugeschalteten Teilnehmer ausschließen. Erschaffen Sie eine Umgebung, in der der virtuelle Raum mehr beachtet und einbezogen wird. Fangen Sie beispielsweise damit an, Schilder und Hinweise zu platzieren, um an den Blickkontakt mit der Kamera zu erinnern. 

Passen Sie Ihre Angewohnheiten und Ihren Ton an, damit sich kein Teilnehmer ausgeschlossen fühlt. Sie können mit deutlicherer Kommunikation stärker auf Remote-Teilnehmer eingehen und mit Gesprächspartnern vor Ort mit ruhigerer Tonlage sprechen. Eine einfache Möglichkeit, beiden Parteien mehr Aufmerksamkeit zu schenken? Sagen Sie den Namen der Person, so Mark Bowden: „Nennen Sie Teilnehmer beim Namen, wenn möglich, denn so schenken Sie ihnen direkt Aufmerksamkeit und regen ihr Gehirn buchstäblich an.“ 

Wenn Sie nach Gesten Ausschau halten, die ein Gefühl oder Verlangen ausdrücken, sorgen Sie für einen guten Gesprächsfluss im Meeting, denn damit Kommunizieren Ihre Teilnehmer ihre Bedürfnisse und verschaffen sich Zeit, um in die Diskussion einzusteigen. Sie können auch mithilfe von Technologien den Kontakt zum Publikum aufrecht halten. Mark Bowdens Tipp: Bitten Sie die Teilnehmer einfach, Anregungen und Fragen im Chat zu teilen. 

Die richtigen visuellen Reize sind ein wesentlicher Bestandteil eines erfolgreichen hybriden Meetings. Wenn ein Meeting mit hochwertigem Video visuell ansprechend ist, „ist es kurzweiliger und wir verstehen einander viel besser“, so Mark Bowden. Zwar können Sie niemanden zwingen, die Kamera eingeschaltet zu lassen, doch Sie können dazu motivieren, sie zu aktivieren, um mit dem zusätzlichen visuellen Reiz eine persönlichere und inklusivere Umgebung zu schaffen. Ein weiterer Tipp von Mark Bowden: „Fahren Sie den größten Bildschirm herein, den Sie haben.“

Meetingteilnehmer vor Ort haben eine neue Aufgabe in der hybriden Umgebung: Unterstützung. Aufgrund der zusätzlichen Barrieren für Remote-Teilnehmer müssen Teilnehmer im Meetingraum als deren Unterstützer agieren. „Achten Sie bewusst auf diese Personen“, rät Mark Bowden. Beziehen Sie Remote-Teilnehmer bewusst ein und unterstützen Sie sie dabei, zu Wort zu kommen. Sie können hierzu einen eigenen Moderator bestimmen oder alle Teilnehmer dazu aufrufen, aktiv auf ihre zugeschalteten Kollegen zu achten.

Ein hybrides Meeting ist keine Einschränkung, sondern eine tolle Gelegenheit. Wenden Sie diese einfachen Konzepte von Mark Bowden bei ihrem nächsten Anruf oder Meeting an, um einen einladenden und kollaborativen Dialog zu kreieren. Mit diesem Ansatz für mehr Interaktion schöpfen Sie das maximale Potenzial Ihrer Meetings aus und schaffen gemeinsam mehr – darunter auch echte Verbindungen, egal wo Sie sind. 

Bleiben Sie in Sachen hybride Belegschaft auf dem Laufenden: Sehen Sie sich bevorstehende Events in unserer Webinarserie In die Zukunft blicken an.