Guide: Effektiv användning av chatt på jobbet

Lär dig hur du skapar en digital samarbetsmiljö, organiserar din arbetschatt och tillämpar bästa praxis för effektiv teamkommunikation.

Registrera dig gratis
Effektiv användning av chatt på jobbet
Innehåll i guiden

Chattappar är viktiga för att kommunicera med människor i hela organisationen, oavsett om de sitter vid bordet intill eller befinner sig i en annan tidszon. Plattformar för realtidsmeddelanden skapar en atmosfär av samarbete där medarbetarna kan chatta enskilt eller i grupp, och fritt utbyta information utanför schemalagda möten och samtal. 

De flesta chattappar är lätta att använda, vilket gör det enkelt att skicka ett meddelande till en kollega eller starta en gruppkanal utan mycket erfarenhet eller utbildning. Men när du utforskar andra hjälpmedel som AI-funktioner och organisationsverktyg kan arbetschatten förändra hur du kommunicerar. Det erbjuder en central, organiserad plats för effektivt samarbete, där du enkelt kan söka igenom konversationer och filer för att hitta den information du behöver och hålla teammedlemmar informerade om både stora och små projekt.

Om du inte har erfarenhet av jobbchattar kan du läsa denna guide. I den får du information om grundläggande chattorganisation och etikett. Vi utforskar: 

  • Olika sätt att organisera chattutrymmet på jobbet
  • Tips för att kommunicera effektivt med hjälp av jobbchatt
  • Viktiga funktioner att leta efter i en chattapp
  • Hur en chattlösning som Zoom Team Chat kan hjälpa dina team att samarbeta bättre.

Skapa ett organiserat utrymme för chatt på jobbet

En doktor som talar i telefon

Oavsett om ditt team arbetar helt på distans, i en hybridmodell eller på plats, samarbetar medarbetare idag ofta med kollegor som inte befinner sig på samma plats. Ett organiserat chattrum för arbetet hjälper till att överbrygga avståndet och främjar effektivt samarbete i teamet. Så här skapar du en produktiv miljö i din teamchattapp.

Fastställ namnkonventioner för kanaler

En chattkanal avser vanligtvis ett chattutrymme för en grupp i en meddelandeapp som Zoom Team Chat, Slack eller Microsoft Teams. Kanaler kan skapas för att samla människor kring ett specifikt diskussionsämne. Därför rekommenderar vi att du skapar tydliga namngivningskonventioner för kanaler så att de kan identifieras och sökas i på ett enkelt sätt. Till exempel, att använda prefix som ”projekt-” för projektkanaler eller ”team-” för teamspecifika diskussioner hjälper alla att lättare hitta vad de behöver. 

Att skapa specifika kanaler för olika grupper och team i hela organisationen hjälper till att bygga en känsla av gemenskap samtidigt som konversationerna är fokuserade och relevanta. 

  • En företagsomfattande meddelandekanal kan fungera som den primära källan för viktiga uppdateringar. Beroende på storleken på din organisation kan du överväga att begränsa behörigheten att publicera meddelanden för att upprätthålla tydligheten. 
  • Teamspecifika kanaler stödjer fokuserade diskussioner inom avdelningar, medan projektkanaler underlättar samarbetet kring specifika initiativ. 
  • Samordning av tvärfunktionella team gynnas av särskilda kanaler som sammanför medlemmar från olika avdelningar. 
  • Dessutom är sociala kanaler eller kanaler för virtuella fikapauser utrymmen för informella samtal och teambuilding, vilket bidrar till att upprätthålla företagskulturen i digitala miljöer. 

Du kan skilja mellan dessa olika typer av kanaler med hjälp av emojis och ikoner, så att de blir lättare att hitta i din chattlista.

Håll alla informerade med delade utrymmen

Delade utrymmen är en chattfunktion som gör det enklare för team att vara synkroniserade. I Zoom Team Chat kan du till exempel skapa ett delat utrymme som omfattar flera gruppkanaler som alla medlemmar ska ha tillgång till. Att bjuda in en person till det delade utrymmet gör att hen automatiskt läggs till i alla gruppkanalerna. Det här är användbart om du leder ett team och vill introducera en nyanställd genom att lägga till hen i den företagsomfattande meddelandekanalen, avdelningskanalen och din teamkanal på en och samma gång. Inte alla chattappar har den här funktionen, men det är ett användbart sätt att upprätthålla en lista över viktiga kanaler för team.

Skapa ditt eget organiserade utrymme med mappar och stjärnor

Även om saker som kanalnamn och delade utrymmen hjälper till att hålla den bredare gruppen organiserad, kan du också skapa din egen organisationsstruktur med funktioner som mappar och stjärnmärkta objekt. Stjärnor är ofta reserverade för dina viktigaste kanaler, de du hänvisar till varje dag eller vill öppna på ett ögonblick. Du kan skapa så många mappar du vill för att organisera dina chattar i olika kategorier – efter avdelning, projekt eller sociala kanaler. I Zoom Team Chat kan du expandera eller kollapsa vyn för de mapparna för att ha ett mer organiserat utrymme och fokusera på endast de kanaler du behöver.

Tips för att använda jobbchattar på ett effektivt sätt

Tips för att använda jobbchattar på ett effektivt sätt

Chattappar är viktiga för att kommunicera med människor i hela organisationen, oavsett om de sitter vid bordet intill eller i en annan tidszon. Plattformar för realtidsmeddelanden skapar en atmosfär av samarbete där medarbetarna kan chatta enskilt eller i grupp, och fritt utbyta information utanför schemalagda möten och samtal. 

De flesta appar för jobbchattar är enkla att använda, vilket gör det lätt att skicka ett meddelande till en kollega eller starta en gruppkanal utan mycket erfarenhet eller utbildning. Men när du utforskar ytterligare funktioner som AI-funktioner och organisationsverktyg kan arbetschatten förändra hur du kommunicerar. Den erbjuder ett centralt, organiserat utrymme för effektivt samarbete, där du enkelt kan söka igenom konversationer och filer för att hitta den information du behöver och hålla teammedlemmarna informerade om stora och små projekt.

Om du inte har erfarenhet av jobbchattar kan du läsa denna guide. I den får du information om grundläggande chattorganisation och etikett. Vi kommer att utforska: 

 

  • Ett sätt att organisera meddelanden

  • Tips för att kommunicera effektivt med hjälp av chatt för affärsändamål

  • Viktiga funktioner att leta efter i en chattapp

  • Hur en chattlösning som Zoom Team Chat kan hjälpa dina team att samarbeta bättre.

Viktiga appfunktioner för att göra det enklare att chatta

Viktiga appfunktioner för att göra det enklare att chatta

Appen för chatt på jobbet har många olika funktioner och möjligheter, men för att få ut mesta möjliga av den måste alla följa riktlinjer för konsekvent användning och bästa praxis för att hålla kanalerna tydligt namngivna och organiserade. Detta säkerställer att appen fungerar bra för hela organisationen och att alla teammedlemmar kan använda den på ett effektivt sätt.

  • Ge kanalerna tydliga namn och beskrivningar

    När du skapar chattkanaler för jobbet bör du ge dem tydliga och beskrivande namn som gör det enkelt för medarbetarna att hitta konversationer och specifik information, t.ex. sociala grupper, projektuppdateringar eller supportkanaler. Se till att tydligt definiera och kommunicera varje kanals syfte och tilltänkta deltagare för att behålla fokus och hålla diskussionerna på rätt spår.

  • Använd statusmeddelanden för att kommunicera tillgänglighet

    Förutom statusindikatorer som automatiskt visar om en kontakt är tillgänglig, i ett möte, i en kalenderhändelse eller offline, kan du ange ett statusmeddelande så att teammedlemmarna vet hur tillgänglig du är och hur du arbetar under dagen, t.ex. om du är sjuk, på semester eller reser i jobbet. Detta bidrar till att hantera förväntningar på svarstider och minska avbrott när du är i fokusläge.

  • Var artig och kortfattad

    Chattar på jobbet är avsedda för effektiv och omedelbar kommunikation, så var tydlig och kortfattad i meddelandena för att bibehålla effektiviteten. Håll konversationerna organiserade genom att använda trådar för diskussioner, använda @omnämnanden för att meddela specifika kontakter inom en kanal och undvik onödiga @alla omnämnanden i en kanal för att minimera antalet aviseringar.

  • Strukturera meddelandena

    Genom att använda textformatering som fetstil, punktlistor och rubriker blir dina meddelanden lätta att läsa och förstå. Detta förbättrar läsbarheten och framhäver viktig information. När du skickar en resurs, t.ex. en länk, fil, bild eller video, se till att ge den en titel och ange vad resursen innehåller – det gör det lättare för andra att hitta den med hjälp av sökfunktionen.

  • Boka in möten när det behövs

    Med hjälp av chattkanaler kan ni undvika onödiga möten och hantera projekten snabbare. De passar bra för att hålla teammedlemmar informerade, ställa snabba frågor, brainstorma idéer och dela relevant information eller resurser. Det är dock lika viktigt att veta när man ska ta samtalen offline genom att flytta mer komplexa diskussioner till telefonsamtal eller virtuella möten. 

  • Sätt gränser

    Upprätthåll gränser mellan arbete och privatliv genom att sätta tydliga online-tider och använda stör ej-funktioner när det behövs. Detta förebygger utbrändhet och främjar balansen mellan arbete och fritid.

  • Håll arbetsytan prydlig

    Håll ordning bland chattarna med regelbundna städaktiviteter. Genom att arkivera gamla kanaler och skapa mappar för att organisera direktmeddelanden och kanaler blir informationen lättare att hitta och den digitala röran minskar.

Få fler tips om hur du använder Zoom Team Chat, inklusive chattetikett för nybörjare, fler sätt att hålla ordning på meddelanden, proffstips för personlig produktivitet och sätt att spara tid under dagen.

Gör chattar på jobbet enklare med Zoom Team Chat

Gör chattar på jobbet enklare med Zoom Team Chat

Zoom Team Chat, vår lösning för chatt på jobbet för Zoom-plattformen, kombinerar AI-drivna funktioner med en välbekant, intuitiv användarupplevelse och avancerade funktioner för samarbete för att effektivisera den dagliga kommunikationen och underlätta för teamarbete.

Zoom Team Chat fungerar tillsammans med AI Companion och dina Zoom Workplace-kommunikations- och produktivitetsverktyg, som Zoom Meetings, Zoom Phone, Zoom Docs och Zoom Whiteboard. Den är utformad för att underlätta bättre samarbete genom organiserade gruppchattar, samtidigt som den gör det enkelt att flytta mellan olika kommunikationskanaler i en enda app. Funktioner som ingår:

  • Mycket anpassningsbart och flexibelt system för hantering av flikar

    Team Chats sidofältnavigering ger mer kontroll över märkningar och aviseringar på fliknivå, så att användaren inte överväldigas av aviseringar eller scrollar i oändlighet för att hitta en kanal. Team Chat erbjuder också mer avancerade filtrerings- och sorteringsfunktioner, med den unika möjligheten att dra, släppa och fästa flikar.

  • Sömlösa övergångar från meddelanden till möten

    Med Team Chat kan du schemalägga eller starta ett Zoom-möte direkt från en kanal, vilket gör det enkelt att samla alla kanaldeltagare för en videodiskussion.

  • Team Chat och möten fungerar sida vid sida

    Zooms ”kontinuerliga möteschattar” är dedikerade gruppchattar för mötesdeltagare (både schemalagda och oplanerade möten). Med dessa går det att dela resurser och dagordningar för möten med alla före ett möte, chatta i realtid under ett möte och fortsätta konversationerna efter att mötet har avslutats. Sammanfattningar av möten som genererats av AI Companion skickas direkt till den kontinuerliga möteschatten så att alla kan hålla sig uppdaterade. Om en inbjuden deltagare missar mötet kan hen besöka den kontinuerliga möteschatten för att läsa sammanfattningen och komma ikapp.

  • Omedelbar tillgång till rätt kanaler

    Delade utrymmen eliminerar problemet med att manuellt behöva lägga till alla teammedlemmar i alla kanaler. Lägg bara till alla kanaler som är relaterade till ditt projekt i ett delat utrymme, så får teammedlemmarna i det delade utrymmet automatiskt åtkomst till dessa kanaler.

  • Tydlighet med mer organiserade samtal

    Team Chat har fullt stöd för konversationstrådar i kanaler, enskilda konversationer och möteschattar, vilket hjälper dig och andra att organisera konversationer så att du lättare kan följa med i dem.

  • Inbyggda AI-funktioner

    Zoom AI Companion bidrar till att effektivisera arbetsflödena så att du kan få mer gjort. Dela AI-genererade mötessammanfattningar och nästa steg i en chattkanal, uppdatera gruppmeddelanden med sammanfattningar från AI Companion och be AI Companion att skriva utkast till meddelanden.

Håll kontakten genom Zoom Workplace

man som använder en skrivbordstelefon

Team Chat är en del av Zoom Workplace, vilket innebär att du har tillgång till alla dina kommunikations-, samarbets- och produktivitetsverktyg i en enda app. Från videokonferenser till molnbaserade telefonsamtal kan du starta eller schemalägga tid med teammedlemmar direkt i chattappen. Dessutom gör Team Chat att du kan kommunicera asynkront tack vare funktioner som röstmeddelanden, skärminspelning, schemalagda meddelanden, påminnelser och annat.

Team Chat ingår i alla Zoom Workplace-planer utan några extra kostnader eller avtal. Vill du byta från din befintliga chattapp? Se hur Team Chat står sig jämfört med Slack och Microsoft Teams. 

Jämför chattappar