Руководство по эффективному использованию рабочего чата

Приложения для рабочего чата необходимы для общения с коллегами вашей организации, независимо от того, находятся они в соседнем кабинете или в другом часовом поясе. Платформы обмена сообщениями в реальном времени создают среду для совместной работы, где сотрудники могут общаться один на один или в группах и свободно обмениваться информацией вне запланированных конференций и звонков. 

Большинство приложений для рабочего чата просты в использовании, что позволяет легко обмениваться сообщениями с коллегами или создавать групповые каналы без особого опыта и обучения. Но если углубиться в дополнительные функции, такие как возможности ИИ и инструменты для организации работы, рабочий чат может кардинально изменить стиль вашего общения. Он предоставляет централизованное и структурированное пространство для эффективного взаимодействия, где легко находить нужную информацию в переписках и файлах, а также держать всех участников команды в курсе как крупных, так и небольших проектов.

Если вы только начинаете пользоваться рабочим чатом, это руководство поможет разобраться в основах организации общения и правилах поведения в чате. Мы рассмотрим: 

• Способы организации рабочего чата
• Советы по эффективному общению в рабочем чате
• Основные функции, на которые стоит обратить внимание при выборе приложения для чата
• Как решение для рабочего чата, такое как Zoom Team Chat, может повысить эффективность коллективной работы

Независимо от того, работает ли ваша команда удаленно, в гибридном формате или в офисе, сегодня сотрудники часто взаимодействуют с коллегами, которые находятся в других локациях. Организованное пространство рабочего чата помогает преодолеть это расстояние и способствует эффективной коллективной работе. Узнайте, как создать продуктивную среду в приложении для коллективного чата.

Установите правила наименования каналов

Канал чата обычно представляет собой групповое пространство в мессенджере, таком как Zoom Team Chat, Slack или Microsoft Teams. Каналы создаются для объединения участников вокруг определенной темы обсуждения. Поэтому мы рекомендуем устанавливать понятные правила наименования каналов, чтобы их было легко распознавать и находить. Например, использование префиксов вроде «proj-» для проектных каналов или «team-» для обсуждений внутри команды помогает участникам быстрее находить нужную информацию. 

Создание специализированных каналов для различных групп и команд организации способствует формированию чувства общности и помогает сохранять актуальность обсуждений. 

• Общекорпоративный канал объявлений может служить основным источником важных обновлений. В зависимости от размера вашей организации вы можете ограничить возможность публикации, чтобы сохранить ясность. 
• Каналы для отдельных команд поддерживают целенаправленные обсуждения внутри отделов, а каналы для проектов способствуют коллективной работе над конкретными инициативами. 
• Для эффективной координации межфункциональных команд удобно использовать отдельные каналы, объединяющие сотрудников из разных отделов. 
• Кроме того, социальные каналы или так называемые «разговоры у кулера» создают пространство для неформального общения и укрепления командных связей, помогая поддерживать корпоративную культуру в цифровой среде. 

Вы можете различать типы каналов с помощью эмодзи и значков, чтобы их было легче находить в списке чатов.

Обеспечьте информированность команды с помощью общих пространств

Общие пространства — это функция чата, которая упрощает синхронизацию командной работы. В Zoom Team Chat, например, можно создать общее пространство, объединяющее несколько групповых каналов, доступных всем участникам. Пригласив человека в такое пространство, вы автоматически добавите его во все эти каналы. Это особенно удобно, если вы управляете командой и хотите включить нового сотрудника в рабочие процессы, добавив его сразу в каналы компании, отдела и команды. Не все приложения для чата поддерживают такую функцию, но с ее помощью удобно управлять списком основных каналов команды.

Создайте собственное организованное пространство с папками и избранным

Хотя такие элементы, как названия каналов и общие пространства, помогают организовать работу группы в целом, вы также можете выстроить собственную структуру с помощью функций, таких как папки и избранное. Звездами обычно выделяют самые важные каналы, к которым вы обращаетесь каждый день или хотите открыть мгновенно. Вы можете создать сколько угодно папок, чтобы организовать чаты по разным категориям — например, каналы по отделам, проектам или для неформального общения. В Zoom Team Chat вы можете разворачивать или сворачивать папки, чтобы поддерживать порядок и сосредоточиться только на нужных каналах.

Team Chat — это часть Zoom Workplace, а значит, все инструменты для общения, совместной работы и повышения продуктивности доступны вам в одном приложении. От видеоконференций до облачных звонков вы можете начать общение или запланировать время с участниками команды прямо из приложения рабочего чата. Кроме того, Team Chat позволяет общаться в удобное для вас время с помощью голосовых сообщений, записи экрана, отложенных сообщений, напоминаний и других функций.

Team Chat включен во все тарифные планы Zoom Workplace без дополнительных расходов и обязательств. Хотите сменить текущее приложение для чата? Сравните Team Chat со Slack и Microsoft Teams. 

Сравнение приложений для чата