Серия статей о продуктивной работе с ИИ: пять способов повысить рабочую продуктивность с помощью инструментов для написания текста на базе ИИ

У каждого из нас есть та самая кошмарная рабочая задача, которую мы предпочли бы отложить на завтра (и на послезавтра, и на послепослезавтра). Для некоторых это деловая переписка: создание черновиков сообщений электронной почты существующим или перспективным клиентам, отправка информации о ходе работы над проектом или даже просто оповещение команды о повестке дня конференции. Если пустой черновик сообщения электронной почты или окно чата мгновенно склоняют вас к прокрастинации либо вы тратите слишком много времени в течение дня на составление сообщений, инструменты для написания текста на базе ИИ — это именно то, что поможет вам справиться с этими задачами.

ИИ для написания текста эффективно создает черновики сообщений и экономит ценное время в течение рабочего дня. Прежде чем перейти к использованию некоторых приложений, следует узнать, как они работают и чем они могут вам помочь. Изучите основы и узнайте, как эффективно использовать ИИ для написания текстов. 

Для того чтобы понять принцип работы и назначение инструментов для написания текста на базе ИИ, полезно будет знать такие термины, как «генеративный ИИ» и «большие языковые модели» (БЯМ). Ниже приведено их краткое определение.

• Генеративный ИИ — это один из типов искусственного интеллекта. Так называют модели, которые могут генерировать новое содержимое, например текстовые сообщения, изображения, музыку и т. д. Эти модели обучаются на наборах существующих данных и на их основе создают различные типы содержимого.
• Большая языковая модель — это тип модели генеративного ИИ, предназначенный для генерации текста. БЯМ обучаются на больших массивах текстовых данных и затем используют «изученные материалы» для генерации текста, который будет звучать как естественная человеческая речь, предугадывая следующее слово в последовательности в зависимости от контекста. Одним из самых известных примеров БЯМ является ChatGPT, но существует и множество других вариантов.

С помощью БЯМ инструменты для написания текста генерируют текстовый вывод на основе введенных человеком данных или запросов. Проще говоря, вы можете описать модели ИИ, какое сообщение вам нужно (это будут вводные данные), и она объединит слова в сообщение (выведет данные) согласно запросу.

Доступно множество инструментов на базе генеративного ИИ, которые могут помочь в составлении черновиков сообщений практически любого типа. С помощью ИИ можно генерировать содержимое в виде короткого текста, например рекламный текст, публикацию для социальной сети или электронное письмо. ИИ также можно использовать для написания содержимого в виде длинного текста, например письма в страховую компанию, или для составления деловых писем. Далее описано всего несколько преимуществ использования ИИ для создания высококачественного содержимого.

1. Экономия времени на создании первого черновика

Иногда самое сложное — это начать. Особенно, если перед вами пустая страница. Инструмент для генерации текста на базе ИИ может создать первый черновик за несколько секунд. И даже если это не совсем то, что вам хотелось бы получить в результате, вероятно, вы все равно с большим энтузиазмом возьметесь за выполнение задачи, ведь у вас будет от чего оттолкнуться. Очевидно, что внести несколько правок в черновик гораздо проще, чем начать все с нуля. Кроме того, можно добавить больше деталей в запрос и дать инструменту на базе ИИ задание сгенерировать еще один черновик.

2. Повторяющиеся или утомительные задачи по написанию текстов

На создание нескольких «сухих» электронных писем от отдела продаж или сообщений чата для последующего взаимодействия может потребоваться несколько часов. Ваш надежный помощник для написания текста на базе ИИ быстро создаст черновики этих повторяющихся сообщений, адаптированные под каждого получателя.

3. Подбор правильного стиля

Вы не стали бы разговаривать с генеральным директором компании, с которой пытаетесь заключить сделку, так же, как разговариваете с коллегой. Даже если само сообщение не меняется, все равно его можно преподнести несколько иначе. И поэтому стиль играет такую важную роль в написании текста. Инструменты для написания текста на базе ИИ не просто генерируют текст. Они также способны подбирать слова, чтобы задать правильный стиль речи. Скорректируйте свой запрос, чтобы средство написания текста на базе ИИ сделало тон «более убедительным», «более дружелюбным» или «более серьезным» в зависимости от получателя сообщения и ситуации.

4. Вдохновение и нестандартный подход

Если вы зашли в тупик при составлении электронных писем и тем, помощник по написанию текста на базе ИИ сможет подбросить вам несколько новых идей для перефразирования. Подойдите к запросу творчески: попросите «написать темы электронных писем с использованием каламбуров об ABC Widgets» или «создать черновик электронного письма для последующего взаимодействия с упоминанием любви моего клиента к сноубордингу». Получившееся сообщение может подтолкнуть вас к другой идее запроса или вдохновить отойти от своего привычного стиля коммуникации.

5. Экономия творческих интеллектуальных ресурсов

Все мы знаем, насколько морально истощает то, что большая часть рабочего времени тратится на утомительные задачи. Переложив написание текста на инструмент для генерации содержимого на базе ИИ, можно уделить больше времени задачам, которые требуют критического мышления и творческого подхода — навыков, свойственных исключительно человеку.

Наилучшим для вас средством для написания текста на базе ИИ будет то, которое беспрепятственно впишется в ваши рабочие процессы и поможет повысить продуктивность. В зависимости от вида выполняемой работы, может потребоваться определенный инструмент или приложение, созданные для написания такого типа текстов. Существуют инструменты для написания текста на базе ИИ, которые помогают с созданием записей блога, копирайтингом, составлением описаний продуктов, маркетинговых кампаний и даже содержимого мероприятия. 

Но если вам нужна помощь с ежедневными бизнес-коммуникациями, например сообщениями электронной почты и чатами, то может пригодиться ИИ-помощник. И хорошо, если он встроен в инструменты, которыми вы уже пользуетесь каждый день. 

Многие инструменты для написания текста на базе ИИ работают аналогично. Вам предоставляется текстовое поле, в котором можно вводить запросы, и окно, где будет отображаться сгенерированный текст. Часто необходимо выполнить всего несколько основных шагов для получения нужного сообщения:

1. Для начала введите инструкции (другими словами, запрос) в текстовое поле, указав тему и стиль сообщения. Например, можно ввести: «Напиши электронное письмо потенциальному клиенту с просьбой запланировать конференцию для обсуждения нашего новейшего продукта — ABC Widgets. Тон должен быть дружелюбным и профессиональным». 
2. В ответ инструмент предоставит вам содержимое, сгенерированное ИИ. Далее можно прочитать сообщение и решить, соответствует ли оно вашим требованиям. Есть ли в нем просьба о конференции? Правильно ли подобран стиль? 
3. Проверьте сообщение и при необходимости внесите правки для соответствия заданному стилю. Возможно, потребуется изменить некоторые слова, чтобы сообщение звучало более аутентично, или скорректировать детали. Для того чтобы изменить сообщение, введите дополнительные инструкции или рекомендации в текстовом поле. Например, можно попросить сделать сообщение длиннее или стиль более непринужденным.
4. Когда результат вас удовлетворит, щелкните кнопку отправки (или скопируйте сообщение в нужное приложение).

Если вы хотите улучшить коммуникацию и повысить рабочую продуктивность, воспользуйтесь Zoom AI Companion: решение позволяет генерировать сообщения для Zoom Mail и Zoom Team Chat. Таким образом вам будет проще отвечать на множество сообщений по электронной почте и в приложении чата.

Поскольку AI Companion является частью платформы Zoom в рамках доступных планов, а не отдельным инструментом, для начала работы нужно лишь найти значок AI Companion в Team Chat или Zoom Mail. Щелкните значок AI Companion с блестками — и решение поможет вам составлять сообщения по вашему запросу, используя контекст предыдущих чатов или электронных писем. Наш подход с объединением моделей ИИ предусматривает различные БЯМ, которые подбираются в соответствии с задачей, поэтому вы получите высококачественные результаты.

Можно просмотреть черновик и сократить его или, наоборот, что-то добавить, изменить стиль или внести правки, чтобы привнести личный подход.

Переложите эти задачи на функции инструмента Zoom для написания текста на базе ИИ и уделите больше времени и внимания более значимой работе. 

Если вы еще не знакомы с AI Companion, прочитайте наше руководство по началу работы с помощником на базе ИИ. Еще не использовали AI Companion? Служба доступна пользователям соответствующих платных учетных записей без доплат. Пользователи плана Zoom Workplace Базовый могут оформить подписку на соответствующий платный план здесь*.

* Примечание. Решение AI Companion может быть недоступно для некоторых регионов и отраслей.