Dziesięć korzyści platformy Zoom dla małych firm według dyrektora ds. technologii

RF Binder, niezależna agencja PR i konsultingowa, od prawie 20 lat wykorzystuje moc słowa, aby stawiać czoła wyzwaniom biznesowym, budować reputację klientów oraz pomagać markom zyskać pozycję liderów rynku. Komunikacja stanowi podstawę jej tożsamości. W celu wsparcia strategicznych działań agencja potrzebowała doskonałego rozwiązania w zakresie dźwięku oraz wideo.

Tom Szauer, dyrektor ds. technologii, wdrożył platformę ujednoliconej komunikacji Zoom, aby ułatwić kontakty pomiędzy ponad 60 pracownikami w wielu biurach na terenie Stanów Zjednoczonych z klientami zlokalizowanymi na całym świecie. Za sprawą intuicyjnego, niezawodnego oraz łatwego w obsłudze rozwiązania jego dział zyskał teraz „więcej czasu na kwestie biznesowe, zamiast poświęcać go na gaszenie pożarów lub pomaganie poszczególnym osobom w nawiązaniu połączenia konferencyjnego”, powiedział.

Oto, jak, według Szauera, rozwiązania Zoom Meetings, Zoom Rooms oraz Zoom Phone pomogły firmie RF Binder usprawnić komunikację oraz współpracę:

„W przypadku naszego poprzedniego dostawcy nie każdy mógł sobie pozwolić na licencję do prowadzenia wideokonferencji. Z tego powodu współdzieliliśmy konta. Można sobie tylko wyobrazić, jakich problemów przysparzała konfiguracja spotkania. ... Pod względem logistycznym był to prawdziwy koszmar. Teraz pracownicy mają własne konto Zoom, dzięki czemu mogą zaplanować własne spotkania i nie potrzebują już wsparcia działu IT”.

„Nie wszyscy byli entuzjastami wideokonferencji. Wiele osób próbowało ukrywać się za kamerą. Odkąd przeszliśmy na Zoom, nastąpiła zmiana kultury firmowej. Pracownicy mogą teraz wybierać pomiędzy konferencją głosową oraz wideokonferencją, również spontanicznie. Zoom umożliwia bowiem bezproblemowe przełączanie się z połączenia głosowego na wideo”.

„Kiedy widzi się Zoom Rooms w akcji, można pomyśleć, że to rozwiązanie jest zbyt proste, by mogło być możliwe. Aby się połączyć, wystarczy wejść do pokoju i wcisnąć przycisk. Wszystkie nasze sale konferencyjne są zintegrowane w kalendarzu. To wyjątkowo proste. Naprawdę nie potrzebujesz dedykowanej ani specjalistycznej pomocy działu IT, co jest szczególnie ważne z punktu widzenia małych firm.

„Kiedy mówimy o przełączaniu się pomiędzy dostawcami usług telefonicznych, najważniejszą kwestią jest przenoszenie numerów. Przejście od poprzedniego dostawcy do Zoom było naprawdę łatwe – wypraktykowałem to już wielokrotnie. Poszło szybciej, niż się spodziewałem. Każdy, kto miał z tym procesem do czynienia wcześniej, doceni jego prostotę”.

„Widzę, jak doskonale Zoom sprawdza się na co dzień i jak bardzo jest intuicyjny. Pracownicy zaczęli wypróbowywać funkcje, o których istnieniu nie miałem pojęcia. W przypadku funkcji wirtualnego tła nie przecierałem szlaków – inni poznali ją przede mną. Ludzie dostrzegają i wykorzystują drobne opcje, co tylko świadczy o tym, jak bardzo intuicyjna jest to platforma.

„Zoom sprawdza się także jako narzędzie do rozwiązywania problemów informatycznych. Zaczynamy od połączenia telefonicznego, a jeśli to nie wystarcza, klikamy kamerę, przechodzimy do udostępniania ekranu oraz prosimy inną osobę o zdalne sterowanie. To takie proste. To nie tylko narzędzie do komunikacji, ale też narzędzie do pomocy”.

„Wiele osób chwaliło jakość połączeń. Nie trzeba się martwić przepustowością. Mój domowy internet nie należy do najszybszych, przepustowość jest dużo niższa niż w biurze. Mimo to funkcja Zoom Meetings oraz połączenia działają nienagannie. Osobiście wolę jakość Zoom Phone od jakości standardowego telefonu komórkowego”.

„Raz w tygodniu mamy na Zoom ogólnofirmowe spotkanie. Pierwszy raz zorganizowaliśmy je w marcu. Trochę się obawiałem, jak to wyjdzie. Okazało się, że to trochę niewypał, ale w dobrym tego słowa znaczeniu – to nic wielkiego. Ludzie się ze sobą integrują i wszystko gra. Mamy gry, które zbliżają nas do siebie. Niesamowite jest to, że w czasie pandemii COVID-19 stało się to dla naszych pracowników nową normalnością”.

"Współpracownik miał złą jakość dźwięku podczas połączeń i zapytał, czy możemy to rozwiązać. Mam ten fajny pulpit nawigacyjny, w którym mogę zobaczyć użycie procesora przez wszystkich, czy są jakieś opóźnienia lub jitter w audio lub wideo. Okazało się, że nie było problemu z jej połączeniem internetowym, ale jej tablet był słabym punktem. Łatwo było to sprawdzić za pomocą wbudowanych narzędzi. Mogę zarządzać wszystkim centralnie i przeglądać wszystko, co się dzieje, a statystyki pomagają mi wskazać, gdzie jest problem". 

„Konfiguracja telefonu w Zoom jest dziecinnie łatwa. Nie jest do tego potrzebna żadna techniczna wiedza. Nie lubię dzwonić do działu pomocy ani wysyłać zgłoszeń. Wolę uporać się z problemem samodzielnie. Dzięki Zoom nie muszę już dzwonić i mówić, że potrzebuję kolejnej licencji. Wystarczy ją dodać, a będzie dostępna od razu. Z perspektywy administratora IT to najlepszy możliwy układ”.

Ulubiona część Szauera? Dzięki ograniczeniu liczby połączeń z supportem zespół może bardziej skupić się na strategicznych projektach, które umożliwiają rozwój działalności. „Brak telefonów [w sprawie pomocy] to dla nas największa pochwała. Zoom po prostu działa”.

Dowiedz się więcej na temat tego, jak możesz usprawnić komunikację w małej firmie. Plany dla małych i średnich firm pozwalają wdrożyć rozwiązanie w zakresie ujednoliconej komunikacji, które spełnia Twoje potrzeby.