AI 메모 작성기가 시간을 절약하고 집중력을 유지하는 방법

미팅에서 회의록 작성을 담당한 적이 있다면 얼마나 어려운 작업인지 잘 알고 계실 것입니다. 모든 사람이 말한 내용을 정확하게 적으려고 하지만 잠시라도 주의가 흐트러지면 중요한 세부 사항을 놓칠 수 있습니다. 들으면서 타이핑하는 데 몰두하다 보면 토론에 온전히 참여하기가 어렵습니다. 미팅이 끝나면 메모를 정리하고 중요한 후속 단계를 포함한 요약본을 다른 팀원들에게 보내야 합니다. 이러한 모든 작업으로 인해 생산성이 저하될 뿐만 아니라 협업이 중단될 수도 있습니다. 하지만 해결책은 가까이에 있습니다. 이럴 때 꼭 필요한 도구가 AI 메모 작성 앱입니다.

요즘은 AI 회의 앱과 도구를 사용하여 메모 작성을 자동화하고 회의 정보를 요약하는 사람이 많습니다. 이런 프로그램을 사용하면 일종의 AI 비서를 회의실 옆자리에 앉혀놓고 논의되는 내용을 대신 메모하고 정리하게 해서, 여러분은 대화에 더욱 집중할 수 있습니다. 이런 비서가 핵심 포인트를 정리해 회의 요약을 만들어주면 후속 조치를 위한 이메일을 작성하기가 훨씬 쉬워지기 마련입니다.

AI 노트 필기 도구로 어떤 이점을 얻을 수 있는지, 그리고 회의에서 새로운 절친이 될 수 있는 이유를 알아보세요.

생성형 AI 모델은 프롬프트에 따라 메시지를 생성하는 것으로 가장 잘 알려져 있지만, 정보를 요약하는 데에도 능숙합니다. 자연어 처리(NLP)를 사용하여 긴 메시지를 텍스트에 대한 핵심 사항을 포함하는 짧은 요약으로 합성합니다.

AI 메모 작성 앱은 회의에서 나눈 대화를 녹취해서 이를 바탕으로 회의 요약을 만듭니다. 메모 작성 앱은 통화의 배경 상황을 바탕으로 핵심 포인트와 작업 항목을 파악하는 경우가 많습니다. 

AI 메모 작성 앱에서 회의 요약을 생성하려면 회의 전체를 녹화해야 하는 경우가 많습니다. 회의 녹화를 원치 않으면 녹화가 필요 없는 도구를 찾아 보세요. 예를 들어 Zoom AI Companion은 회의를 녹화하지 않고도 회의 요약을 생성합니다.

업무 회의 중 내용을 필기해서 동료들에게 작업 항모고가 함께 공유하는 것은 시간이 상당히 소모되는 활동입니다. Morning Consult*가 실시한 설문조사에 따르면 팀 리더의 약 75%가 이러한 작업을 일주일에 두세 번 이상은 수행한다고 답했으며, 조사에 참여한 리더 중 48%는 메모하는 데 필요한 시간보다 공유하는 데 걸리는 시간이 더 많다고 답했습니다.

AI로 메모를 작성하면 단순한 시간 절약 그 이상의 장점이 있습니다. AI 메모 작성 앱을 사용할 때 얻을 수 있는 몇 가지 장점은 다음과 같습니다.

미팅 중 멀티태스킹은 그만

메모를 작성하다 보면 본인이 토론에 기여할 수 있는 내용보다는 급히 해야 할 작업에 집중하게 됩니다. AI 메모 작성 앱을 활용하면 온전히 미팅에 집중할 수 있습니다.

사소한 것도 놓치지 않는 꼼꼼함 

회의에서 잠시 자리를 비웠다가 중요한 내용을 놓친 적이 있으신가요? AI 메모 작성 앱은 휴식을 취하지 않아 회의에서 오고 간 모든 내용을 기록할 수 있습니다. 또한 실시간으로 회의 관련 질문을 하는 메모 작성 앱을 사용하면 회의 도중 "다시 말씀해주시겠어요?" 같은 요청으로 말을 끊지 않아도 됩니다.

보다 효율적인 시간 활용

미팅이 끝날 때마다 다른 사람과 공유할 메모를 깔끔하게 정리하려면 상당한 시간이 소요됩니다. AI 기반 회의 요약 기능을 사용하면 메모를 생성 즉시 검토하고 공유해서 팀원들에게 인사이트를 더 빠르게 전달할 수 있습니다. 회의가 끝나자마자 후속 이메일이나 채팅을 통해 참석자들에게 요약본을 바로 전송하는 자동화 기능을 갖춘 앱도 있습니다.

놓친 회의 따라잡기

쉴 틈 없는 일정 속에 미팅 시간이 겹치더라도 걱정하지 마세요. 동료에게 업데이트를 요청하는 대신 (그리고 빠진 내용이 있을지도 모르는 동료의 메모에 의존하는 대신) AI가 작성한 미팅 요약으로 놓친 내용을 빠르게 파악할 수 있습니다.

ROI 개선

회의에 참석하고 메모를 작성하는 시간을 합치면 일주일에 몇 시간씩 생산성이 떨어질 수 있습니다. AI 메모 작성 앱을 사용하면 이런 시간을 절약해서 더 중요한 업무에 집중하는 시간을 확보할 수 있습니다. ROI 계산기를 사용하면 일주일에 절약되는 직원 수와 시간을 기준으로, AI 메모 작성 앱을 통한 비용 절감 예상치를 정량화할 수 있습니다.

우리에게는 이미 Zoom 회의가 끝날 때마다 메모를 이메일로 자동 전송해주는 AI 기반 메모 작성 기능이 있습니다. 요건에 맞는 Zoom 유료 요금제 사용자에게는 AI Companion이 이미 제공되어 있습니다(요건에 맞는 요금제를 이용하고 있지 않으면 지금 업그레이드하세요). Zoom 관리자에게 일부 기능을 켜달라고 요청해야 할 수도 있습니다. 고객 맞춤형 AI Companion 부가 기능을 사용하면 Microsoft Teams나 Google Meet 같은 서드파티 회의에서도 AI Companion을 사용할 수 있고, Cisco Webex 지원도 지원할 예정입니다.

AI Companion은 대화 내용을 사용하여 회의 내용을 상세하게 요약합니다. 따라서 회의 녹화를 하지 않아도 됩니다. 주제별로 회의 내용을 정리해주기 때문에 무슨 내용이 논의되었고 누가 어떤 말을 했는지 쉽게 확인할 수 있습니다. 특히 압권은 회의 내용을 기반으로 다음에 취해야 할 조치나 작업 항목을 파악하는 기능입니다. 회의 내용을 간단하게 보고 싶으면 상단에서 간략한 개요로 정리된 요약본을 확인하세요. 

AI Companion에는 회의 요약용 템플릿이 미리 준비되어 있습니다. 고객 맞춤형 AI Companion 부가 기능으로 제공되는 맞춤 실행형 템플릿을 사용하면 회의의 어조, 구성, 중점안에 맞춰 회의 요약을 조정할 수 있습니다.