Zoom でビジネスを構築し、拡大するためのガイド

ビジネス リーダーは、コミュニケーションの重要性に関してすべてご理解いただいていることと存じます。顧客、従業員、パートナー、投資家、サプライヤー、ベンダーとのつながりを維持することで、信頼の構築、ブランドの拡大、ビジネスにもっとも重要な人々との有意義な関係の確立が可能になります。

本ガイドでは、カスタマー サービスの強化、コラボレーションの向上、拡大するリモートチームまたはハイブリッド チームのサポートを、AI ファーストのオールインワン ワーク プラットフォームで実現する方法をいくつかご紹介します。Zoom でコミュニケーションとコラボレーションを効率よく進める方法を理解することで、テクノロジーに関する懸念事項が減り、有意義な時間を増やすことができます。

ITチームがスリムな場合、または「ITディレクター」の帽子をかぶっている場合（他のいくつかの帽子をかぶっている場合もあります）、統合ソリューションによってIT管理を合理化し、ビジネスの成長など、より情熱を注げることに集中する時間を増やすことができます。

AI Companion 搭載の Zoom Workplace が、顧客とのつながりを構築し、従業員のコラボレーションを実現して、拡大するチームをサポートする強固な企業文化を発展させる方法を学習しましょう。

どの系列のビジネスに携わっていても、顧客プロセスのあらゆる時点で、そのニーズを満たす必要があります。今日のユーザーはブランドを利用するうえで、電話やメールだけでなく、テキスト メッセージ、ソーシャル メディア、ライブチャット、さらにはビデオなど、幅広いチャネルですぐにコミュニケーションできることを望んでいます。

以下では、Zoom Workplace で顧客とつながるためのヒントをいくつかご紹介します。

場所やデバイスを選ばないコミュニケーション

外出の機会が多い場合でも、顧客が皆様を必要としているときには対応する必要があります。Zoom は、オフィス、自宅、ワークスペース、モバイル デバイス向けのグローバルに利用可能な認定ハードウェア ソリューション スイート上で動作するため、場所を移動してもシームレスに作業できます。Zoom Workplace アプリをダウンロードすると、ノートパソコン、タブレット端末、またはスマートフォンから Zoom Phone 通話の受信、テキストやチャット メッセージの送信、Zoom ミーティングへの参加が可能です。常にデスクにいる必要も、デスクを離れるときにビジネスの機会を逃すリスクもありません。 

Zoom Phone を使用すると、メインのビジネス回線や自分の直通ビジネス番号など、顧客への通話発信やテキスト送信用の番号を選択できます。いずれにせよ、顧客に連絡したり、個人のデバイスに連絡先情報を保存したりするために、ご自身の番号を使用する必要はありません。

コールキューを使用した迅速な応答

これまでは、自社への電話にスタッフ 1 人で対応していたかもしれません。しかし、チームが拡大すれば、顧客の待ち時間が長くなりすぎないように徹底できます。コールキューを設定すると、着信通話が営業チーム全体などの指定されたユーザー グループにルーティングされるため、顧客の待ち時間が短縮されます。

さらに、チーム全体でテキスト メッセージの応答をサポートすることもできます。SMS コールキューを設定すると、顧客のテキスト メッセージが従業員グループに送信され、最初に対応可能な担当者が応答するため、顧客の待ち時間が短縮されます。

より強力な顧客体験プラットフォームが必要な場合は、Zoom Contact Center をご確認ください。

ビデオによる顧客エンゲージメントの向上

新しい顧客へのリーチや、バーチャル サービスの提供にビデオのメリットを活用しましょう。画面共有や注釈などの機能により、コンサルテーション中に顧客との対話を構築したり、魅力的なプロダクトデモを配信したりできます。また、週次のオフィス ドロップインなどのバーチャル タッチポイントを作成することも、バーチャル クラスやバーチャル イベントから新しい収入源を確立することもできます。Zoom AI Companion は、顧客との通話からミーティング要約を生成できるため、そのメモを再確認すればアクション項目と次のステップを特定できます。 

デジタルでつながる世界では、グローバルな顧客基盤と国際的なチームをこれまで以上に迅速に構築できます。 Zoom を使用して新しい市場へと拡大し、顧客や従業員とのつながりを維持できるようにする方法をご確認ください。

グローバル電話サービス

皆様のチームにおいては、新しい地域でカスタマー サービスを販売 / 提供することもあるでしょう。Zoom Phone は、グローバル カバレッジが 47 の国と地域を超え、地理的範囲をさらに広げる柔軟な BYOC オプションを提供しています。 

バーチャルのトラブルシューティングとサポート

特定の場所でのみ対応可能な従業員に基づいてビジネス運用を制限する必要はありません — Zoom を使用すると、チームメンバーは世界中でビジネスを運用できます。ヨーロッパのカスタマー サービス担当者は、ビデオコールを活用してアジアの顧客にサポートを提供できます。また、南米に拠点を置く機器技術者は、Zoom Workplace を使用して米国の製造工場に関する問題のトラブルシューティングにすべて対応できます。

AI Companion は、ミーティング要約などの機能で 30 以上の言語をサポートしています。これはグローバル チームにとって特に重要な要素です。ユーザーは、Team Chat メッセージを 1 つのサポート対象言語から別の言語にリアルタイムで翻訳することも、ミーティングで AI Companion に質問してサポート対象言語で回答を得ることもできます。これは、ミーティング内の大半の参加者が別の言語を使用する場合でも可能です。 

国際イベントの主催

次回のプロダクト リリースや顧客カンファレンスを計画する際、Zoom Events ソリューションを使用すれば、世界中のオーディエンスに対してイベントを開催できます。Zoom Meetings と Zoom Webinars のライブ言語通訳サポートを使用すると、さまざまな言語の通訳者を指定できます。また、ライブ翻訳機能を使用すると、出席者は数十ものサポート対象言語でリアルタイム翻訳された字幕を有効にできます。

従業員が複数のオフィスやリモートワークで分散している場合、遠隔地からの効果的なコラボレーションを可能にするには、コミュニケーション プラットフォームの存在が非常に重要になります。

応対可能な従業員をすばやく確認

Zoom Team Chat を使用すると、わざわざミーティングをスケジュールしなくても、従業員とすぐにリアルタイムで会話できます。質問があって同僚のデスクに立ち寄る場合と同じような感覚で、従業員が応対可能であるか、ミーティングに出席しているか、離席しているか、休暇中かを確認し、回答が期待できるタイミングをより正確に把握できます。

さまざまなプロジェクトのチャット チャネルを作成

Zoom Team Chat を使用すると、1 対 1 またはグループで簡単に従業員とコミュニケーションをとることができます。1 つのチャネルを営業チーム用に、別のチャネルをマーケティング用に、さらに別のチャネルをリーダーシップ用にするなど、さまざまな従業員グループ向けに各チャネルを作成できます。また、各チームの従業員を特定のプロダクト リリースやプロジェクト用のチャネルに集めて、ディスカッションすることも、画像やファイルを共有することも、フィードバックを提供することもできます。 

チームにとって重要なすべてのチャット チャネル用に Team Chat で共有スペースを作成することもできます。新入社員向けオンボーディングの場合、共有スペースに対象の社員を追加するだけで、その社員はメンバー専用の全チャット チャネルへとアクセス可能になり、必要な最新情報を把握できるようになります。

1 つのコミュニケーション方法から別のコミュニケーション方法に移行

チャットで同僚とコラボレーションしているときに、通話やビデオ カンファレンスのほうがメッセージを伝えやすいことに気付くかもしれません。Zoom Workplace を使用すると、ボタンをクリックするだけで、チャットから通話やビデオ ミーティングへと簡単に移行できます。必要に応じて、ほかの共同作業者を通話や Zoom ミーティングに招待することもできます。

従業員のアクセシビリティをサポート

効果的なコミュニケーションとコラボレーションに必要なソリューションを従業員に提供します。アカウント内のすべてのユーザーに対して自動生成字幕（別称: ライブ文字起こし）を有効にし、従業員が Zoom 設定でカスタマイズできる詳細なアクセシビリティ サポート機能を把握できるよう徹底しましょう。別の言語を話す従業員がいる場合、AI Companion を使用すれば Team Chat や Zoom Meetings のリアルタイム翻訳により言語の壁を解消できます。 

多くの企業は、その規模を拡大し、新入社員を迎え入れ、顧客にサービスを提供するためのスケーラブルなプロセスを構築する中で増え続ける、さまざまな課題に直面しています。以下では、最新のコミュニケーション テクノロジーを活用して、ハイブリッド チームが苦労することなく効率的に作業するために必要なことについてサポートおよび準備する方法をご紹介します。

既存のテクノロジーとの連携

各ビジネス アプリケーションの切り替えや、あるアプリから別のアプリへの情報のコピーなどによりチームメンバーの生産性が低下している場合、連携機能を使用すれば、これらのワークフローを効率化できます。Zoom の場合、ユーザーは何百ものアプリケーション（Salesforce、Zendesk、Microsoft Teams、Google Workspace など）と連携できるため、複数のツールの切り替えに費やす時間を削減できます。

ワークフローを自動化して時間を節約

日常業務におけるルーティンワークは、ほんの数分のことですが、あっという間に膨大な時間になってしまいます。 これらのタスクを自動化すること で、ToDoリストから項目を削除しながら、よりシンプルなワークフローを作成できます。 Zoom Workflow Automation を 使用すると、Zoom Workplace やサードパーティ製アプリ全体で作業を効率化する強力なワークフローを簡単に構築できます。また、自動化されたワークフローで AI Companion を使用して、プラットフォームから情報やコンテキストを取り込み、洞察を提供することもできます。

ワークフローの自動化

• 毎日のチーム チャット ブリーフィングで、チャット メッセージの最新情報を入手できます。 ワークフローを作成すると、AI Companion が最近のチャットを自動的に要約し、専用のチャットチャンネルまたはドキュメントに要約を追加します。
• 専用のミーティングドキュメントで仕事を進めましょう。 ワークフローを作成し、AI コンパニオンが作成したミーティングの要約と主要なアクションアイテムを Zoom ドキュメント、Microsoft Word、または Google ドキュメントに自動的に取り込みます。
• チームに毎週自動チェックインを送信します。
• 新しいチームメンバーをチャットチャンネルに歓迎します。
• 休暇や出張の申請をすばやく承認。
• チーム固有のニーズに合わせてカスタマイズしたワークフローを構築できます。

ワークフローの自動化を始めるには 、サポートページをご覧ください 。

直感的なハイブリッド ワークスペースの作成

AI に関して、何から手を付ければよいか判断するのは難しいかもしれません。実際、多くの組織では「具体的なメリットを実現できるよう、どのように AI を従業員の業務に組み込むべきか」という課題に苦慮しています。Zoom の委託を受けて Morning Consult が実施した AI アンケート（2023 年）によれば、リーダーの 69% が、AI 導入の障壁として「チームが AI の活用方法を知らない」ことをあげています。 

このセクションでは、組み込み型 AI アシスタントである Zoom AI Companion を使用して、従業員による仕事の優先順位付け、タスクの完了、コミュニケーションの効率化をサポートする実用的な方法について説明します。Zoom Workplace 有料アカウントでは、本機能を追加料金なしで利用できるため*、高価な AI ツールを導入する予算がない中小企業に最適です。

もっとも重要なことを優先

従業員が多くの業務を抱えており、優先順位が競合している場合、何から手を付けるべきか迷う場合もあるでしょう。便利なサイドパネルからアクセスできる AI Companion は、従業員による業務の優先順位付けをサポートします。AI Companion に仕事の優先順位付け、効率的な内容把握を促進する会話要約、コンテンツの下書き作成を依頼することで、従業員が重要なタスクに集中できるようになります。Zoom Phone 向け AI Companion では、最初に確認すべきボイスメールの優先順位を付け、それらのボイスメールからタスクを抽出できるため、新しい問い合わせやサポート メッセージへとすぐにアクセスできます。 

ミーティング中にサポートを取得

業務においては、ミーティングに多くの時間を費やすものです。Zoom が委託した Morning Consult の調査によると、リーダーの 60% が 1 日に 3 つ以上のミーティングに参加しています。ミーティング中に AI Companion に質問することで、議論の内容、各メンバーの発言の要点、議論の結果を把握できます。また、ミーティングで話し合われた内容以外の質問に対しても、AI Companion によりウェブ検索から生成された回答が提供されます。 

会話からアクションを実行

AI Companion を活用すれば、重要な情報を見落とす心配はありません。本機能により、重要ポイントがまとめられ、次のステップが提示された Zoom Meetings と Zoom Phone の会話要約を取得できます。これらの要約は、Team Chat またはメールで出席者と直接共有できるため、全員が最新情報を共有し、話し合われた内容に基づいてアクションを実行できます。 

また、1 対 1 のミーティング、ブレインストーミング、プロジェクトのアップデートなどに対応した事前構築済みテンプレートを使用して、AI Companion が以前のミーティングから生成したミーティング要約や文字起こしを直接 Zoom Docs に組み込むこともできます。 

現在も今後も、以下のようにビジネスニーズを問わず、そのニーズに合わせて Zoom をカスタマイズできます。

• ビジネスで大量の通話を処理する場合、Zoom Phone パワーパックを追加すれば、通話の転送、コールキューの管理、リアルタイムの通話分析の表示を簡単に行うことができます。
• トレーニングやコンプライアンスの目的で Zoom ビデオ通話をレコーディングして保存する必要がある場合、クラウド ストレージをさらに追加できます。
• Zoom ビデオ ミーティング上で最大 1,000 名のインタラクティブな参加者のホストを希望する場合、 必要なときにいつでも大規模なミーティング ライセンスを追加し、翌月に通常のプランに戻ることができます。
• 世界中にチームメンバーがいる場合、グローバル セレクト プランを使用すれば 45 か国以上でローカル電話サービスを利用できます。
• サービスやソリューションにビデオを埋め込む必要がある場合、Zoom デベロッパー向けプラットフォームを使用すれば、カスタム連携を構築できます。
• ハードウェアへの投資が予算に組み込まれていない場合、Zoom の Hardware as a Service を使用すると、必要なソリューションを手頃な月額料金で利用できます。ビジネスの拡大に合わせて簡単に追加およびアップグレードできます。

柔軟なプランとアドオンにより、ニーズが絶えず進化している場合でも、状況に合ったソリューションをいつでも見つけることができます。