簡単に作成できるフローチャートで、複雑なプロセスを可視化

フローチャートは、複雑な情報を分かりやすい図表に変換する強力な視覚的ツールです。このツールを使用することで、より明確なコミュニケーションとチームワークの向上が実現します。急速に変化する現代のビジネス環境において、フローチャート作成のスキルを向上させることは、生産性やコミュニケーション能力の向上に大きく貢献します。

フローチャートの作成と活用の基礎を詳しく学ぶことで、これらの図が単にアイデアの整理に役立つだけでなく、非効率な部分を特定し、組織全体の効果性を向上させることも明らかにしていきます。初心者であっても、経験豊富な専門家であっても、フローチャート作成の細かなポイントを理解することは、日常の業務でそれらを効果的に活用し、より協力的で活発な環境を築くのに役立ちます。では詳しく見ていきましょう。

フローチャートは、専門家が複雑なプロセスをシンプルな方法で可視化し、整理するための視覚的な図です。表やグラフなどの他の種類の図では説明や可視化が難しい情報を、より分かりやすく伝えることができます。

フローチャートを作成して業務で活用することを検討している場合、この図によってタイムラインの可視化や責任分担の明確化、ワークフローの整理が実現し、プロジェクト管理が大幅に改善します。また、チームの連携が強化され、進捗を妨げるボトルネックを事前に特定し、解決できます。

複雑な意思決定プロセスを伴う環境（例: エンジニアリング、製造、経営管理など）では、フローチャートを活用することで明確なプロセスと結果が可視化され、より迅速かつ適切な意思決定が促進されます。専門家がフローチャートの作成と活用をマスターすると、業務の効率化やコミュニケーションの向上、そして最終的に組織全体の成果向上を実現する能力が飛躍的に高まります。

フローチャートを作成する前に、一般的なフローチャートの種類を知り、どの業界や分野で活用されるかを理解しておくことが重要です。この情報を踏まえることで、ご自身のユースケースやフローチャートの使用目的を検討し、可視化する必要がある情報やプロセスを明確にできます。

プロセスフローチャートまたはプロセスマップ: タスクの順序をガイドする矢印を使用し、プロセスまたはワークフローを詳細に視覚的に描写します。プロセスフローチャートは、製造や物流などの業界において、生産サイクルの各段階を正確に可視化することで業務の効率化を図り、非効率な部分を特定し、品質管理を徹底するために使用されます。

データフロー図（DFD）またはデータフローチャート: データがシステム内をどのように移動するかを視覚的に表現します。ソフトウェア開発や情報技術などの分野において、効率的なプログラムやデータベースを設計する際に、開発者やシステムアナリストにとって重要なツールとして機能します。

ワークフロー図またはフロー図: 医療機関や経営管理などの分野全体で使用されます。タスクや責任、プロセスを詳細に示すことで、特定のワークフローの概要を説明し、チームの調整を改善するのに役立ちます。

システムフローチャート: ITプロフェッショナルやコンピュータープログラミングで一般的に使用されます。システム機能の詳細な表現、コードの処理経路、データの流れを明確に示す必要がある場合に、システムの詳細な論理構造を可視化するのに役立ちます。

スイムレーン図またはスイムレーンフローチャート: これは部門横断的なフローチャートとも呼ばれ、部門の責任を明確にする必要がある複雑なプロジェクトに特に役立ちます。部門間の調整が重要な金融機関や医療機関などの分野で一般的に使用されています。

プログラムフローチャート: 論理シーケンスを示し、アルゴリズムやコーディングプロセスを説明するためにソフトウェアエンジニアリングでよく使用されます。

決定フローチャート: 決定ポイントと考えられる結果を明確に表し、ビジネス戦略家が重要な意思決定を実行する前に潜在的な影響を想定できるように支援します。

フローチャートを作成するときは、特定の記号を使用して、プロセス内のさまざまなタスク、アクション、決定、または結果を表します。各記号には、ステップのつながりや意思決定が行われる場所、あるポイントから別のポイントにデータやタスクがどのように流れるかを視覚的に示すための役割が割り当てられています。標準化された記号を使用することで、複雑なプロセスであっても、誰でもフローチャートを簡単に理解できます。

以下は、プロセスマッピングで使用する最も一般的なフローチャート記号の一覧です。

• 楕円（終端または終了記号）: プロセスの開始または終了を表すために使用されます。
• 長方形（プロセス記号）: フローチャート内のプロセス、アクション、または操作を表します。
• ひし形（決定記号）: 決定ポイントを示し、通常は「はい」または「いいえ」の回答が必要です。
• 平行四辺形（入出力記号）: データの入力や結果の表示など、入力または出力操作を表すために使用されます。
• 矢印または矢の先端（フローライン記号）: プロセスの方向またはフローを示します。
• 円（コネクタ記号）: フローチャートのさまざまな部分を接続するために使用されます。よく使用されるのが、フローチャートが複数のページまたはセクションに分割されている場合です。
• ドキュメントまたはドキュメント記号: プロセス中に生成されるドキュメントまたはレポートを表します。
• 定義済みプロセス記号: 他の場所で定義されているプロセスまたはサブルーチンを示し、モジュラープロセスによく使用されます。

1. 目的とプロセスを特定する: マップするプロセスまたはワークフローと、使用するフローチャートの種類を決定します（一般的なフローチャートの種類については、こちらの一覧を参照してください）。プロセスを、フローチャートで表す必要がある主要なステップ、アクション、または決定に分割します。
2. フローチャート記号を選択する: 各ステップに適切なフローチャート記号を選択します。上記で説明した標準的な記号を使用してください。具体的には、開始/終了を表す楕円形、アクションを表す長方形、決定を表すひし形、およびフローの方向を示す矢印を使用します。
3. プロセスをマッピングする: フローチャートを「開始」記号で開始し、次に他の記号を順番に配置し、矢印で接続してプロセスのフローを示します。記号の間には十分なスペースを空け、詰めすぎないようにしてください。また、各ステップが前のステップから論理的に続くようにしてください。
4. 決定ポイントを追加する: プロセスに意思決定が含まれている場合は、ひし形を使用して決定ポイントを表します。各決定に少なくとも2つの想定される結果（たとえば、「はい」と「いいえ」）があることを確認し、それらを接続します。必要に応じて、意思決定の責任者を特定することもできます。
5. レビューと改良を行う: フローチャートが完成したら、明確さと正確さを確認します。すべてのステップが含まれており、フローが分かりやすいことを確認してください。

チームメンバーと共有してフィードバックを得ることが、レイアウトの改良や、読みやすさの向上に役立つ場合があります。

フローチャートを共有する準備ができたら、後はホワイトボードの右上隅にある [共有] ボタンをクリックするだけです。ここから、組織内のアクセスを許可したり、共有可能なリンク（有効化されている場合）で外部と共有したりできます。権限を設定したら、[リンクをコピー] をクリックし、チャットメッセージ、Zoom Team Chatチャネル、またはメールにURLを貼り付けます。

フローチャートテンプレートは、フローチャートの作成をすぐに開始するのに最適です。特に、初めてプロセスマッピングを使用する場合や、限られた時間内にフローチャートを作成する必要がある場合に有用です。テンプレートを使用すれば、初心者でも上級者でもフローチャートをゼロから設計する必要がなくなり、ニーズに合わせてカスタマイズすることに集中できます。

事前にデザインされたテンプレートを使用すれば、記号を移動してフローを調整したり、マッピングするプロセスに合わせて追加の記号を挿入したりするだけで、フローチャートを簡単に調整できます。フローチャートテンプレートは、定期的なワークフロー、チームプロジェクト、または標準プロセスにおいて特に有用であり、ドキュメント間の一貫性を確保し、時間を節約します。

Zoom Workplaceアプリでは、フローチャートテンプレートをホワイトボードタブですぐに利用できるため、さらに簡単に始めることができます。ホワイトボードを開き、プロがデザインしたさまざまなテンプレートから選択するだけで開始できます。Zoomの使いやすいインターフェイスにより、要件に合わせてテンプレートをすばやく変更したり、ステップを追加または削除したり、他のユーザーとリアルタイムでコラボレーションしたりできます。一人でもチームでも、この機能を使用すればフローチャートをより迅速かつ効率的に作成できます。

フローチャートの使用方法やその目的、さまざまな種類、フローチャート記号とテンプレートの使い方を理解したことで、ご自身のフローチャートを作成する準備が整いました。

Zoom Workplaceプラン（無料のベーシックプランも含む）をご利用中の場合は、Zoom Whiteboardにアクセスして、一から作成するか、テンプレートを使用してフローチャートを作成できます*。Zoom Workplaceアカウントをお持ちでない場合は、サインアップして今すぐご利用を開始することができます。

フローチャートは、Zoomミーティングやウェビナー、Zoomウェブポータル、デスクトップ、モバイルアプリからホワイトボード上に作成できます。

Zoom Workplaceデスクトップアプリでフローチャートの作成を開始するには、次の3つの手順に従ってください。

1. アプリメニューから、[ホワイトボード] ボタンをクリックします。右上にある [新規] をクリックして新しいホワイトボードを作成します。
2. 新しいホワイトボードが開き、テンプレートダッシュボードからフローチャートテンプレートを選択するオプションが表示されます。テンプレートを使用してフローチャートを作成するには、左側のメニューでカテゴリを選択し、作成するフローチャートの種類を検索します。[プレビュー] をクリックすると、フローチャートの例が表示されます。使いたいテンプレートが見つかったら、右上の [テンプレートを使用] をクリックします。フローチャートを最初から作成する場合は、テンプレートダッシュボードを閉じます。
3. 新しいホワイトボードは、選択したテンプレートのホワイトボード、または空白のホワイトボードとして開きます。ここから、左側のメニューにあるホワイトボード編集ツールを使用します。ドラッグ&ドロップ機能を使用して、テンプレートのフローチャート記号を調整し、テキストとデータを編集します。または、1,000種類の記号や図形、線、テキストなどから選択できるさまざまなツールを使用して、理想のフローチャートを一から設計できます。

*Zoom Workplaceベーシック（無料）には、最大3つの同時に編集可能なボードが含まれます。AI Companion機能は含まれません。

フローチャートの作成スキルを向上させることで、学校や仕事などでフローチャートを作成して使用する必要がある場合に、あらゆるユースケースに対応したさまざまな種類のフローチャートを作成できます。フローチャートをプロジェクトとワークフローに統合することで、コミュニケーションの改善やコラボレーションの強化、継続的な学習の文化の育成が実現し、最終的により効率的で効果的な成果が得られます。

フローチャートを作成する準備はできましたか？すべてのZoom Workplaceプランに、Zoom Whiteboardが含まれています。今すぐ始めましょう—Zoom Workplaceプランにサインアップするか、既存のアカウントにサインインします。