バーチャルイベントは、従来の対面イベントを代替でき、持続可能かつ包括的で費用対効果も高いイベントです。このガイドには、Zoom Events でバーチャル体験を主催・管理して成功に導く手助けとなるベスト プラクティスと推奨事項が満載です。
バーチャルイベントは、従来の対面イベントを代替でき、持続可能かつ包括的で費用対効果も高いイベントです。このガイドには、Zoom Events でバーチャル体験を主催・管理して成功に導く手助けとなるベスト プラクティスと推奨事項が満載です。
パンデミックにより、オンラインでのミーティング、ウェビナー、ネットワーキング イベントの需要がかつてないほど高まり、バーチャルイベント プラットフォームは主流に押し上げられました。しかし、バーチャルイベントは、生活がリモート一色へと劇変するずっと以前からあったのです。バーチャル体験は、単なる対面イベントの代替手段にとどまらず、交通費を削減してさらに幅広い多様な視聴者にアピールできる、持続可能で包括的なイベントです。こうしたメリットを高度なデータや分析と組み合わせると、バーチャルイベントが現代のイベント マーケティング戦略にとって不可欠な要素となっている理由を容易に理解できます。
バーチャルイベントを主催するということは、従来の対面イベントと同じ多数の役割を果たすだけでなく、革新的なテクノロジーを駆使して出席者全員に思い出深い体験も提供する必要があるということです。イベントを初めて主催する方も、イベント経験豊富なベテランの方も、「イベントのホストとバーチャル プレゼンター向け Zoom Events ガイド」を読めば、バーチャルイベントを成功に導くための準備を整えやすくなるでしょう。
以下のヒントと推奨事項が紹介されています。
*注: このガイドに記載されたバーチャル プレゼンターとは、イベント中にカメラへ向かって話す人、またはスピーカー間のモデレーターと定義されています。ホストとは、Zoom Events のプラットフォームを使ってイベントそのものを管理するファシリテーターや担当者を指します。場合によっては、こうしたロールは組織次第で重複したり、任務を分担したりすることがあります。
Zoom Events にようこそ！Zoom のバーチャルイベント プラットフォームでは、シングル セッション、マルチセッション、複数日、マルチトラック イベントなど、あらゆる規模のイベントを主催することができます。信頼できるお馴染みの Zoom Meetings と Zoom Webinars のテクノロジーを組み合わせている Zoom Events は、あらゆるイベント（公開または非公開、無料または有料）に対応している専用のイベントハブ、堅牢な登録オプションや発券オプション、出席者のネットワーキング オプションを備えています。Zoom Events は使いやすいため、複雑なテクノロジーに苦労することなく、インパクトのある忘れがたい体験を生み出すことに全力を注げます。
初めてバーチャルイベントを主催し、リモート参加者に向けてプレゼンテーションをするときは、少し緊張する場合があるかもしれません。しかし心配はご無用です。大事な本番までのプランニングで留意すべきベスト プラクティスをいくつかご紹介しましょう。
1. ライト、カメラ、アクション（プレゼンター）: リモートの視聴者に向けて話しても、視聴者からスピーカーが見えにくかったり、聞こえにくかったりすることはありません。照明が弱かったり、オーディオが不明瞭だったりすると、出席者はバーチャルイベントからすぐに立ち去ってしまうかもしれません。自分を照らすように照明を設置して顔が影にならないようにし、視聴者にきちんと見えるようにしましょう。
とっておきの内部情報
Zoom Events のコンサルタント マネージャーは、Lume Edge、Brightline、El Gato、Litra の照明を優先的に使用しています。
明瞭なオーディオを活用できるため、コンピュータの内蔵オーディオに頼らず、高品質のマイクを使用することをおすすめします。Zoom Meetings および Zoom Webinars では、発言時のバックグラウンド ノイズを最小限に抑えることができますが、プレゼンテーション前にできる限り周囲の音を防いでおくに越したことはありません。
最後のポイントは、カメラを見ることです。コンピュータ画面を見ていては、相手の目を見て心を通い合わせるのも困難ですが、画面上の顔ではなくカメラを見ると、プレゼンテーションのインパクトが一気に大きくなります。
お役立ちヒント
モニターに付箋を貼って、話すときに目を合わせるべき場所が正確にわかるようにしておくと、目線を正しい位置に保つことができます。
2. 原稿の準備（プレゼンター）どれほどトピックに精通している人でも、説明用の原稿を作っておけば安心です。原稿があれば、ホストはプレゼンテーションの長さを把握できるため、ビジュアル エイドの管理や、次のスピーカーに対する準備、急な調整が必要な場合などに特に便利です。少なくとも、箇条書きの原稿を準備しておくと、全員の不安が軽減し、よりスムーズなセッションにつながるでしょう。
3. 継続は力なり（プレゼンター、ホスト）このことわざのように、事前に演習を行うことで成果を発揮できます。24 時間以上前に演習を行うようにしましょう。実際にイベントで使用するデバイスでリハーサルするのが理想的です。また、イベント当日に新しいテクノロジーやソフトウェア機能の学習に取り掛かることはやめましょう。Zoom Events には、ユーザー体験や出席者体験の質を高めるツールが多数ありますが、これらには事前設定が必要です。リハーサルでは、できる限り本番さながらの演出を心がけ、本番直前で発生しそうなニーズについてのインサイトを集めましょう。
4. 香盤表の作成（ホスト）コールシートや総合スケジュールと呼ばれることもある香盤表は、イベント中の一連の動きを示す表で、関係者が従うべきマスター文書です。香盤表は、物事の整理やイベントの主催に伴う不安の軽減に役立つ、アジェンダ以上に重要なツールです。香盤表の詳細はイベントの複雑さによって異なりますが、少なくとも次の要素を含めておくと便利です。
今後のイベントのために、簡単に編集できるテンプレートの作成をおすすめします。
5. 視聴者のエンゲージメントを事前に準備（ホスト、プレゼンター）Q＆A セッションを予定している場合や、視聴者とチャットしたい場合は、視聴者とどのようにやり取りするか考えておきましょう。出席者の多いイベントの場合、チャットや Q＆A 機能を通じて寄せられた質問は、スピーカー以外の誰かを担当者にして管理してもらうとスムーズです。事前に質問を用意した上で数人の同僚にイベントへ出席してもらい、会話を弾ませるやり方もおすすめです。ハイブリッド イベントで講演するときは、バーチャルで参加している視聴者のことを忘れないようにしましょう。遠隔出席者からの質問を忘れずに取り上げて直接話す機会を作れば、そうした出席者はより魅力を感じるでしょう。出席者が互いに話し込まないようにするために、バーチャル ユーザーが好意的な絵文字でコンテンツにリアクションできる Zoom Webinars のリアクション機能を推奨しましょう。
お役立ちヒント
ハイブリッド イベントの場合は、ライブ視聴者が遠隔出席者を表示してやり取りできるように、スピーカーの近くに遠隔出席者を表示するモニターを設置することを検討してください。
カンファレンスでも、ウェビナーでも、Expo ブースでも、ミーティングでも、主催する場合は事前に検討または設定しておくべき技術的な要素がいくつかあります。
とっておきの内部情報
バーチャル ミキシングとストリーミング ソフトウェアを使用している場合に、Zoom Events のコンサルタント マネージャーがおすすめするのは、ライブフィードの品質向上が見込める VM Mix と OBS Studio です。バーチャル カメラアプリが必要な場合は、SnapCam と Zoom の統合もご検討ください。
バックステージでリラックス: プレゼンターが積極的に発言していないときにくつろぐためのバーチャル控室、Zoom Webinars バックステージを活用して、プレゼンターのストレスを最小限に抑えましょう。イベント前、イベント中、イベント後に利用できるバックステージは、オーディオやビデオの接続、プレゼンテーションのコンテンツの確認、ほかのパネリストとのコミュニケーション、カメラに映らない状態での出席者の質問への回答、画面共有の練習などに最適な場所です。
しかし、大切なイベント当日になってから、初めてバックステージにアクセスするやり方はやめましょう。ぜひプレゼンテーションを実施する実際のセッション内でイベントのリハーサルを実施し、利用できる設定に慣れておくようおすすめします。バックステージでは、練習エリア、セッションそのもの、待機室で練習することができます。ホスト、共同ホスト、代替ホスト、スピーカー、スポンサーは、イベントが公開されればいつでも Zoom Event ロビーにアクセスして、こうした練習セッションを見ることができます。
セッション ブランディングの設定: 前述のロゴ、色、視覚的なブランディング要素に加えて、Zoom Webinars のセッション ブランディングでは、スピーカーの外観に創造的な要素を追加しやすくなります。イベントの前に、利用可能なオプションについて時間をかけて検討し、出席者に向けてパネリストやプレゼンターをどのように演出したいか決定しましょう。セッション ブランディングを有効にするには、Zoom ウェブポータルにサインインして、[アカウント管理] > [アカウント設定] と進み、[ミーティング] タブを探してください。[ミーティング内（詳細）] タブが表示され、そこでウェビナーのセッション ブランディングを有効化 / 無効化できます。この機能を有効にすると、以下のメリットがあります。
セッション・ブランディングでの留意点は以下のとおりです。
Zoom Webinars と Zoom Meetings は、バーチャルイベントを思い出深いものにするための豊富な機能を備え、魅力的でインタラクティブな体験ができるように設計されています。出席者、ホスト双方の利便性を高めるに当たっておすすめのツールをご紹介します。
イベントのビジュアル アセットやカメラに映る見映えに全力を注ぐことは簡単ですが、ウェビナーに技術的な問題が発生すると正常な状態に戻すのは困難です。ビジネス ライセンスまたはエンタープライズ ライセンスで Zoom を使用している場合、Zoom ダッシュボードは、リアルタイムでイベントの健全性をモニタリングしたり、将来のイベント計画に備えて貴重なデータやインサイトにアクセスしたりするミッション コントロール センターとして利用できます。
ミーティングやウェビナーのダッシュボードを使用すると、ホストは参加者のビデオ / オーディオ体験、ライセンスの種類、接続品質に関する詳細な情報をモニタリングきます。具体的には、ダッシュボードで追跡できる項目は以下のとおりです。
ダッシュボードの [ライブ] または [過去のミーティング] タブで、モニタリングしているイベントのミーティング ID を選択すると、参加者の接続状況についての全般的な健全性に関連する詳細な分析結果が表示されます。
ウェビナーやミーティングを出席者やチームメイトに送信する場合、または自分自身で見直したい場合は、クラウドまたはローカル コンピュータへのコーディングをおすすめします。クラウドレコーディングは Zoom ウェブポータルで管理できますが、ローカル レコーディングはコンピュータの [ドキュメント] フォルダからアクセスできます。ローカル レコーディングのデフォルトの場所を変更する必要がある場合は、Zoom デスクトップ クライアントまたは Zoom モバイルアプリの設定で [レコーディング] を探してください。
お役立ちヒント
一度ローカル レコーディングとしてダウンロードしたイベントは、Zoom クラウドにアップロードできなくなります。レコーディングをクラウドに保存したい場合は、必ずクラウドレコーディング オプションを選択してください。
クラウドレコーディングを編集する場合は、Zoom ウェブポータルにログインして、目的のレコーディングを探してください。この設定でできることは、レコーディングの名前の編集、クラウドレコーディングの開始時または終了時のトリミング、ファイルのダウンロード、ほかのユーザーに送信するための共有可能なリンクのコピー、視聴分析へのアクセス、レコーディングの完全削除です。
ほかのユーザーとローカル レコーディングを共有する場合は、サードパーティのクラウド ストレージ アプリまたはコンテンツ管理プラットフォームにアップロードする必要があります。Zoom デスクトップ クライアントから、[ミーティング] > [レコーディング] タブへと進むと、レコーディングが表示されます。そこで、MP4 ファイルをサードパーティのアプリにアップロードできます。
クラウドレコーディングを共有する場合、視聴者のアクセスにはオプションがいくつかあります。レコーディングのページで [共有] をクリックすると、レコーディングを一般公開するか非公開にするか選択できます。
以下のようなこともできます。
Zoom Meetings の全機能の詳細については、Zoom Meetings のサポート記事、よくあるご質問、リリースノート、チュートリアル ビデオ、トラブルシューティング ガイドの完全なデータベースをご確認ください。
Zoom Webinars の詳細な使い方ガイドや包括的な機能一覧については、Zoom Webinars のサポート記事で、イベントの設定、出席者やパネリストの招待、ウェビナーの開始に関して、順を追って説明しています。
バーチャルイベントについて、さらなるサポートが必要ですか？Zoom Events サービスはイベントの最初から最後まで、イベントのコンサルティング、技術指導、イベント内サポート、高度な技術制作を提供します。
イベントの複雑さ次第では、Zoom Events の専門家チームがイベント前に皆様とお会いして、ベスト プラクティス、アイデア、登録、チケット発行に関する推奨事項を一緒に話し合ったり、さらに一歩進んでテクニカル サポートの詳細を含む香盤表を作成したりできます。イベント中は、イベント ダッシュボードのモニタリング、A/V 制作やコンテンツ アセットの監督、さらには高度なビデオやオーディオのミキシング機器の提供も可能です。Zoom の役割は、皆様が快適にバーチャルイベントを準備して立ち上げられるようにすることです。
Zoom Events サービスのサポートプランについての詳細情報を確認して、インパクトの大きいイベントに変革し、成功に導きましょう。
バーチャルイベントはこれからも続きます。ブランドのリーチを拡大し、運営コストを削減し、包括的かつ持続可能な体験で視聴者を魅了する機会を生み出すために、バーチャルイベントを主催してマーケティング戦略をレベルアップさせる絶好の機会が到来しています。
