学校におけるテレフォニーの大きな課題 3 つの克服を支援する Zoom Phone の機能

デジタルでの教育、学習、コミュニケーションの手法が学校に取り入れられていますが、校内コミュニケーションにおいてテレフォニーはまだまだ重要な役割を果たしています。生徒に関する緊急問題や一秒を争う問題では、教師、管理者、保護者がメールではなく、電話を使うケースのほうが多いからです。

しかし、カリフォルニア州ソラノ郡全域にサービス、サポート、プログラムを提供しているソラノ郡教育局（SCOE）では、旧式のデジタル電話システムによってさまざまな問題が発生しました。 SCOE のＤirector of Information Services and Technology、Steven Ramos 氏が、Zoom Phone のような最新のクラウド型 VoIP 電話システムに切り替えることで、テレフォニーの課題を解決した理由を語ります。

「古い（オンプレミスの）デジタル電話システムが旧式になり、時流に合わなくなっていました」と Ramos 氏は語っています。「技術的な観点から見ると、古く、コストがかかり、メンテナンスも面倒でした。ネットワーク エンジニアに依頼して、新しい電話を設置しなければなりませんでした」

それだけでなく、旧式の電話システムは使いにくいのも難点でした。 「スタッフが電話の転送方法もわからないという状態でした。 オフィスに行かない限り、ボイスメールをチェックすることもできませんでした。」と、Ramos 氏は付け加えます。

技術部門とのトライアルを経て、Ramos 氏のチームは 3 名体制で、SCOE の本部と 3 つの学校のキャンパスの 250 名のユーザーを対象に Zoom Phone を導入しました。 「大がかりな技術者チームは必要ありませんでした。」と、Ramos 氏は語ります。 「本当に作業がスムーズでした。 今では、エンジニアがいなくても、電話システムを運用することができるので、非常に助かっています。」

​教師が新しい教室に移ったり、管理者がオフィスを移転すると、既存の電話番号を維持するため、電話の再設定するのも大変でした。

「それぞれに固定の電話番号を設定することができませんでした」と、Ramos 氏は言います。「モビリティは難しい問題でした。誰かが異動になると、電話番号を変更し、名刺やディレクトリ印刷し直さなければなりませんでした」

「Zoom Phone の場合は、従業員の電話番号を発行すると、それがその人の固定の番号になります。」と、Ramos 氏は説明します。

これによって、名刺やディレクトの物流に関する問題が解決されただけでなく、パンデミックの間、リモートで勤務する SCOE の従業員が簡単に連絡を取り合えるようになりました。

「スタッフが今どこにいるか覚えておく必要もないし、『どの番号を使ったら良い？』と聞く必要もなくなりました。番号を 1 つだけ割り当てれば済むようになったからです。」と、Ramos 氏は説明します。 「電話番号を 1 つですべてをこなせるので、 時間にも場所にもデバイスにも縛られなくなりました。」

SCOE がリモート指導に切り替わると、教師は学校の電話から保護者や生徒に連絡を取ることができなくなりました。

「これが（コロナ禍下の）学校では大きな問題でした」と、Ramos 氏は話します。「では、代わりに何を使ったかと言うと、校外では個人の電話を使うしかなかったのです。これにより、説明責任とプライバシーの問題が発生しました。生徒や生徒の家族が教師のプライベートな番号にいつでも連絡できるようになるのは困ります」

「（Zoom Phone は）個人の携帯電話を使って政府の仕事を行う職員にソリューションを提供しました」と、Ramos 氏は語ります。「学校や公的機関にとっては非常に重要なことです。Zoom Phone を導入すれば、仕事には仕事の番号だけを使用できます。しかも同じ番号が仕事用の事務所の番号、SMS のメッセージのアドレス、携帯番号になるのです。」

Ramos によると、さまざまな Zoom Phone 機能が教師と職員のコミュニケーションやリモートでの作業で重要なロールを果たしているということです。

• コールキュー — 「保護者のためのサポートラインを設置し、コールキューに 6 名のスタッフを登録することで、確実に誰かに電話がつながるようにしました。 旧式の電話システムのままだったら、このような設定はできなかったでしょう。」
• 発信者 ID — 「自分のプライベートな携帯電話を公開しなくて済むようになりました。」
• SMS メッセージ — 「教師が仕事のための SMS 通信に個人の携帯を使った場合、メッセージ全体が漏出してしまうリスクもあります。 そのため、生徒や家族とのメッセージはすべて Zoom チャネルを使うよう、スタッフには指示しています。」
• ソフトフォン — 「ソフトフォンは、固定電話の 4 分の 1 で済みます。 コンピュータでソフトフォンを使って電話した方が効率が良いのです。」
• Zoom ディレクトリ — 「ディレクトリを探す必要がなくなりました。 Zoom ディレクトリにアクセスし、名前を入力すれば、すぐに連絡できます。」
• 代理応答 — 「以前は、ネットワーク エンジニアに依頼して、デジタル電話システムをプログラムしてもらわなくてはなりませんでした。 代理応答は、非常に便利な内部機能の一つです。」
• ミーティングに移行 — 「通話から（ビデオ）ミーティングに移行して、画面共有できるようになったのは、非常に大きいです」

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