社内コミュニケーションツールとは？種類・メリットから失敗しない選び方まで徹底解説

社内コミュニケーションツールとは、組織内での情報共有や意思疎通を円滑に行うためのツールです。導入することで、社内の連携強化や意思決定のスピード向上につながり、業務効率の改善が期待できます。

この記事では、社内コミュニケーションツールの種類や導入するメリット、選び方のポイントなどを解説します。おすすめの社内コミュニケーションツールも紹介しているので、自社に適したツール選びの参考にしてください。

社内コミュニケーションツールが普及している背景には、多くの企業がコミュニケーションに課題を抱えている現状があります。

特に、部署ごとに考え方の違いや利害関係による対立が生じることで、協力体制を築けていないケースが少なくありません。また、経営層と社員の間で意思疎通がうまく図れていないケースも見受けられます。

コミュニケーションの問題が起こると、必要な情報共有が遅れたり、認識の違いが生じ、業務に悪影響を及ぼす可能性があります。そのため、社内コミュニケーションツールの導入などの対策を講じ、社員同士が交流しやすい環境を整備していくことが重要です。

ここでは、社内コミュニケーションツールを導入するメリットをご紹介します。

コミュニケーションの活性化につながる

社内コミュニケーションツールは、気軽に連絡を取れる点が特徴です。チャットやWeb会議などを通じて、社員同士のコミュニケーションの活性化が期待できます。

部署や役職を超えた連絡へのハードルも下がり、会社全体での協力体制を構築しやすくなるでしょう。

スピーディーな意思決定が可能になる

社内コミュニケーションツールを活用すれば、リアルタイムで情報共有や相談を行えるため、スピーディーな意思決定が可能になります。

例えば、上司への簡単な確認事項であればチャットで完結できるため、メールでのやり取りと比べてスムーズです。社員一人ひとりの業務が滞りなく進み、会社全体の生産性向上にもつながります。

情報の一元化・蓄積・検索が容易になる

社内コミュニケーションツールを活用することで、これまでのやり取りや資料を蓄積できます。必要なときにツール上で検索すれば、確認したいマニュアルや資料、過去の発言などを短時間で見つけられます。

紙の資料やメモよりも情報の検索にかかる手間を省けるため、業務を効率的に進めやすくなるでしょう。

業務の属人化を防ぐことができる

口頭やメールで仕事に関する情報を伝える場合、一部の人にしか共有されず、全体に周知されないことがあります。一方、社内コミュニケーションツールを用いれば、プロジェクトの進捗や情報などをオンライン上で共有できるため、業務の属人化を防ぐことが可能です。

また、担当者が不在の場合でも、チャットやプロジェクト管理ツールなどの活用により、業務をスムーズに引き継ぎやすくなるでしょう。

部門を横断した連携強化につながる

社内で同じコミュニケーションツールを使用することで、部門を横断した連携の強化が期待できます。

大規模な組織で部署同士が離れている場合や交流が少ない場合は、他部署のメンバーに声をかけにくいと感じることもあるでしょう。そのようなケースでも、まずはチャットを通じて気軽にメッセージを送れるため、仕事の相談や情報共有を行いやすくなります。

場所を選ばない多様な働き方に対応できる

社内コミュニケーションツールの最大の特徴は、やり取りがオンラインで完結する点にあります。この特性を活かすことで、テレワーク中や出張先など、場所の制約を受けることなく業務を継続できます。

例えば、Web会議システムを活用すれば、メンバーが同じ会議室に集まる必要がありません。どこからでも会議に参加可能なため、移動時間を削減し、各自の状況に合わせた柔軟な働き方を実現できます。

エンゲージメントや心理的安全性を高めることができる

社内コミュニケーションツールは、意見や情報を気兼ねなく発信できる環境の整備に貢献します。誰もが発言しやすい雰囲気がつくられることで、社員のエンゲージメント向上や心理的安全性の確保が期待できるでしょう。

その結果、一人ひとりが仕事に対して積極的な姿勢を持てるようになり、組織全体の活性化にもつながります。

社内コミュニケーションツールにはさまざまな種類があり、それぞれ機能が異なります。ここでは、おすすめの社内コミュニケーションツールをご紹介します。

Zoom Team Chat（Zoom Workplace）

Zoom Team Chatは、Zoom Workplaceに含まれているビジネスチャット機能です。個人間・グループでのメッセージ交換やファイル共有など、ビジネスに必要な機能を備えています。

AI機能の「AI Companion」を搭載しており、送信メッセージの調整や共有された書類の要約などをAIがサポートするため、日々の業務効率が高まります。

また、チャット画面からビデオ通話を開始できるため、ミーティングへの移行もスムーズです。ミーティングごとに専用のチャットチャネルが作成され、会議中のやり取りをあとから振り返ることもできます。

チャットとWeb会議をシームレスに切り替えることで、円滑なコミュニケーションを実現します。

>>Zoom Team Chatの機能詳細はこちら

Slack

Slackは、世界的に普及しているビジネスチャットツールです。

プロジェクトや部署ごとに会話を整理できる「チャンネル機能」が搭載されているため、必要なメンバーだけで効率的にやり取りを進められます。

また、外部サービスとの連携機能にも優れており、Googleカレンダーと連携して予定を管理したり、Zoomと連携してワンクリックでWeb会議を開始したりすることも可能です。

>>Zoom Chat と Slack、Microsoft Teams の比較

Chatwork

Chatworkは、日本企業向けに開発されたビジネスチャットツールです。

個人やグループでのチャットによるメッセージのやり取りやファイルの共有、タスク管理などを行えます。

シンプルで直感的に操作できる点が特徴で、ITツールに不慣れな企業でもスムーズに導入しやすく、日常業務に取り入れやすいツールといえるでしょう。

LINE WORKS

LINE WORKSは、プライベートで利用されているLINEのようにメッセージを送れるビジネス向けのコミュニケーションツールです。LINEと同様にトーク機能が搭載されており、個人チャットやグループチャットで馴染みのあるスタンプが利用できます。

掲示板やファイル共有、カレンダーなどの機能も備えており、社内での情報共有やスケジュール管理を効率的に行えます。

Microsoft Teams

Microsoft Teamsは、Microsoftが開発したコミュニケーションツールです。チャットやファイル共有、Web会議などの機能を利用できます。

Microsoft 365との連携に対応しており、作成した資料を複数のユーザーで共同編集することが可能です。ビデオ通話をしながら資料の変更点について話し合い、その場で内容を調整するといった使い方もできます。

ここでは、社内コミュニケーションツールを選ぶ際に確認すべきポイントを解説します。

導入・活用の目的は明確か

社内コミュニケーションツールを選ぶ際には、導入・活用の目的を明確にすることが重要です。

情報共有の強化やテレワークへの対応など、さまざまな目的がありますが、目的によって最適なツールは異なります。例えば、テレワークへの対応を進める場合は、チャットやWeb会議に対応したツールの導入が求められるのが一般的です。

目的が曖昧なままでは最適なツールを絞り込めないため、どのような問題を解決したいのかを整理しましょう。

自社に必要な機能は備わっているか

社内コミュニケーションツールの導入を検討する際は、自社に必要な機能が備わっているかを確認しましょう。

社内コミュニケーションツールには、チャットやWeb会議、ファイル共有など、さまざまな機能が搭載されていますが、すべてのツールに備わっているわけではありません。

同じように見えるツールでも細かな機能に違いがあるため、公式サイトの機能紹介や導入事例などで詳細を確認しておくことが重要です。

マルチデバイスに対応しているか

ビジネスシーンでは、パソコンだけでなくスマートフォンやタブレットを用いることも珍しくありません。そのため、社内コミュニケーションツールを選ぶ際は、マルチデバイスに対応しているかが重要なポイントとなります。

マルチデバイス対応のツールであれば、オフィス内はもちろん、外出先や移動中など、場所を問わず柔軟なやり取りが可能です。手元のデバイスからすぐにメッセージを確認できるため、返信待ちの時間を削減できるでしょう。

導入コスト・料金プランは自社に合っているか

社内コミュニケーションツールを選定する際には、導入コストや料金プランが自社に合っているかを見極める必要があります。

たとえ画期的な機能が揃っていたとしても、コストが膨らみすぎては、自社にとって大きな負担となる可能性があります。自社の規模や利用人数を正確に把握し、十分な費用対効果が得られるツールを選ぶことが重要です。

事前に運用ルールを定めているか

社内コミュニケーションツールを導入する際には、事前に運用ルールを定めておくことが大切です。ルールがない状態で導入すると、活用方法が統一できずに混乱を招く恐れがあります。

例えば、ビジネスチャットを導入する場合には、以下のような項目のルールを定めるとよいでしょう。

• 送信時間・返信時間の目安
• グループ作成の権限
• 投稿禁止事項
• メールとの使い分け

運用ルールを共有しておくことで、社員がツールの使い方に迷う場面を減らし、トラブルの発生を防ぎやすくなります。

社員のITリテラシーに合っているか

社内でコミュニケーションツールを浸透させるには、ITリテラシーへの配慮が欠かせません。ツールの習熟度は個人差が大きいため、ITツールに不慣れな社員でも直感的に操作できるかどうかを、確認しておく必要があります。

操作性に優れたものや、マニュアルが充実しているツールを選べば、導入時の教育コストを抑えられます。誰もが抵抗なく使える環境を整えることで、ツールの活用を促進できるでしょう。

既存のツールと連携が可能か

現在利用中のシステムがある場合は、それらのツールと社内コミュニケーションツールとの連携が可能かどうかを確認しましょう。

例えば、既存のカレンダーツールと連携できるチャットツールを導入すれば、やり取りのなかで決まった予定を即座にカレンダーに反映できます。また、オンラインストレージと連携できるツールであれば、ストレージ内のファイルをチャットでスムーズに共有することが可能です。

既存ツールと社内コミュニケーションツールを連携させることで、情報を一元管理できるようになり、業務全体のさらなる効率化を目指せます。

社内コミュニケーションツールを導入することで、組織内のコミュニケーションが活性化され、スムーズな情報共有による生産性の向上が期待できます。導入にあたっては、まず自社の目的を明確にしたうえで、必要な機能や操作性、コストなどを総合的に比較し、最適なツールを選定することが重要です。

Zoom Team Chatでは、一対一のチャットはもちろん、プロジェクトごとにグループを作成して効率的に情報を共有できます。また、GoogleカレンダーやMicrosoft 365など、外部サービスとの連携にも対応しています。

社内の連携強化や業務効率化を目指す場合は、Zoom Team Chatの導入を検討してみてはいかがでしょうか。

>>Zoom Team Chatの機能詳細はこちら