一般的なコミュニケーション課題 5 つと職場での効果的なコミュニケーションのヒント 5 つ

在宅勤務、オフィス勤務のどちらでも、組織と従業員の成功のカギは、コミュニケーションです。効果的なコミュニケーションは、同じ目標に向かって協力して働く強力かつ生産的なチームを築くうえで、重要な役割を果たします。

逆に、効果的でないコミュニケーションは、生産性や企業文化の崩壊につながり、不信感や不確実性が生じる原因となって、従業員の混乱やフラストレーションを招く可能性があります。 その影響が組織に重く圧し掛かることもあります。この記事では職場に多いコミュニケーション不振の原因と改善案をいくつかご紹介しているため、チームがコミュニケーションの齟齬に悩んでいる方は、ぜひご一読ください。

モバイル化が進む一方で、テクノロジーの力により相互のつながりがかつてないほど密になっています。 外出中であっても、スマートフォン、ノートパソコン、タブレット端末などを使い、即座に同僚やクライアントとつながることができます。

この「柔軟性の時代」を受けて仕事へのアプローチが様変わりし、まったく新しい機会が現れました。 一方、どこにいても仕事ができる状況が生まれたことで、新しいコミュニケーション課題も発生しました。

この記事では、職場内コミュニケーションで齟齬が生まれ、効果が薄れる原因をいくつかご紹介します。

ビデオ カンファレンスが普及し、同僚とのミーティングは以前より簡単にできるようになりましたが、できるからといって必ずやったほうがいいわけではありません。ミーティングの目的を明確にしないまま、予定を詰め込みすぎると、ミーティングによる疲労、ミーティングへの「ながら参加」、効果の乏しい議論につながり、かえって職場のコミュニケーションを阻害する場合があります。ミーティングが終わったとき、混乱やフラストレーションを感じたことがあるのであれば、おそらくこれが原因です。

手持ちのデバイスで常に仕事に接続できる状況から、「いつでも対応してくれて当然」と思われることがあります。 緊急性があろうとなかろうと 24 時間連絡を受け付けていると、職場のコミュニケーションが複雑になり、機能不全に陥る場合さえあります。

社内オフィスに皆が集まって働くのは、過去の話です。リモートワーク、分散ワーク、およびハイブリッド ワークモデルでは従業員が享受できる柔軟性が高まる反面、社内の誰かを見つけてアイデアを出し合いたいとき、相手の所在がわかりにくくなりました。適切なツールがそろっていないと、有機的なコラボレーションが難しくなります。

効果的なコミュニケーションを支えるソリューションがない組織では、従業員がそれぞれの好きなツールで同僚とコミュニケーションを取ろうとする場合があります。そうすると、組織で使うアプリやプラットフォームがバラバラになってしまいます。従業員は一番早く同僚と連絡を取れる手段がメール、SMS、Slack、Zoom Team Chat のいずれか、あるいは別の何かなのかが把握しづらくなっています。

リモート ワーカーが従業員に占める割合が増え、場合によっては全社のビジョン、戦略、見通しを肌で感じにくく、経営陣の行動の根拠を理解しづらくなります。 組織のリーダーは、できる限りこまめに透明性の高いコミュニケーションを重ねて、従業員の信頼を獲得し、噂や不満の拡散を避ける必要があります。

働き方や働く場所の性質が変化するにつれて、必ずコミュニケーションの軋轢が生じます。 職場のコミュニケーションで、以上のような難しさが部分的または全面的にみられる場合、その課題に対処し、職場の絆を強める方法が、いくつかあります。

課題が発生するたびに、安易にミーティングをスケジュールしている場合、代わりに 1 回の短い電話やグループ チャットでも事足りないか考えてみましょう。ミーティングを主催するときは、予定されている議題や次のステップ、最終目標を皆が把握できるように、必ずアジェンダを用意します。より満足度が高く生産的なミーティングのためのチェックリストをみて、ミーティング文化を改善できる方法を突き止めます。

深夜まで業務上のメールや SMS に対応する習慣は止めませんか？まずは午後 6 時以降はコミュニケーションを中断するなど、しっかりと線引きをします。そして夜間は Zoom Team Chat のプレゼンスを [取り込み中] に設定する、Zoom Phone の営業時間設定を更新し、着信を自動的にボイスメールに誘導するなど、職場のコミュニケーション ソリューションが、どの程度、目標のサポートに役立つかを確認しましょう。

バーチャル チームやハイブリッド チームがリアルタイムのコラボレーションに苦慮している場合は、チームメンバーが自分のペースでアイデアやフィードバックを入力できるように、常設ホワイトボード スペースを提供する Zoom Whiteboard などのソリューションをご検討ください。また特定のプロジェクトに特化した Zoom Team Chat チャネルを設け、ファイル、画像、アイデアの一元的窓口として利用するようグループ メンバーに依頼することもできます。

より合理的なコミュニケーション体験を実現するには、組織全体での一貫性を確保しつつ、従業員の支持を取り付ける必要があります。 従業員間でより効果的にコミュニケーションを取り、彼らが本当に利用したいと思うソリューションを把握するため、従業員から詳しく話を聞きます。 目当てのソリューションを組織全体に導入したら、コミュニケーション プラットフォームを従業員がフル活用できるよう計らいます。 従業員のコミュニケーション向上に役立つ簡単なヒントやコツ、効率化プロセス、トレーニングを提供することで、簡単かつ直感的に切り替えられるようにします。

組織文化には、リーダー層からの一貫したコミュニケーションが欠かせません。経営幹部にも気軽に相談でき、経営陣から重要な情報を遅滞なく伝えられていると従業員が感じられることが重要です。全社ミーティングを定期的に開催して従業員に最新情報を伝え、社外にいる従業員には Zoom Webinars を利用して伝えます。また幹部が社内チャットに積極的に参加したり、こまめにメールで連絡を取ったりして、幹部が身近に存在し、積極的にメッセージを受け取ろうとしていることを従業員に認識させる方法もあります。

職場での効果的なコミュニケーションとは、24 時間 365 日、常時接続することではありません。最大のインパクトを得られる方法でのコミュニケーションです。最適なタイミングと場所を見計らって最適なメッセージを届け、従業員とつながりましょう。 誤解が減り、生産性が高まるように、コミュニケーションの効率向上に役立つソリューションを適宜、講じる必要があります。

ハイブリッド チームの効率的なコミュニケーションに最適なツールとは、デジタル主体のクラウドベース ツールで、リモートとオンサイトの従業員が別々の場所からコラボレーションに参加できるものです。ビデオ カンファレンス、チャット、SMS、メール、デジタル ホワイトボード、ウェビナー、VoIP 電話システムなどのソリューションを利用すると、あらゆる状況において従業員どうしが柔軟につながることができ、誰かが異種ツールを使っている心配なく効率的に連携業務を遂行できます。

職場でのコミュニケーションの向上を検討している組織では、Zoom のようなプラットフォーム ソリューションの導入により、ハイブリッド チームや分散化チームに固有のニーズに対応できる柔軟なコミュニケーション ツールを完備できます。デモをリクエストして、お客様のチームが Zoom プラットフォームを導入すると、より効果的なコミュニケーションをサポートできる仕組みをご覧ください。