5 desafíos frecuentes en la comunicación y 5 consejos para una comunicación eficaz en el lugar de trabajo

La tecnología ha hecho que estemos más conectados que nunca, incluso cuando nos hemos vuelto cada vez más móviles. Gracias a los teléfonos inteligentes, equipos portátiles, tabletas y otros dispositivos, podemos conectarnos con colegas y clientes en cualquier momento, incluso cuando no estamos en una oficina física.

Esta «era de la flexibilidad» ha provocado enormes cambios en nuestra forma de enfocar el trabajo, lo que ha descubierto nuevas oportunidades. Pero la capacidad de trabajar desde cualquier lugar también ha traído consigo algunos desafíos de comunicación nuevos.

A continuación, se detallan algunas razones por las que la comunicación en el lugar de trabajo puede fallar y volverse ineficaz:

Las videoconferencias han facilitado las reuniones con los compañeros, pero solo porque podamos, no siempre significa que debamos hacerlo. Programar demasiadas reuniones sin tener una idea clara de lo que se debe conseguir en ellas puede afectar de forma negativa a la comunicación en el lugar de trabajo y contribuir a la fatiga de las reuniones, a la multitarea durante su desarrollo y a la ineficacia de los debates. Si alguna vez ha salido de una reunión sintiéndose confuso o frustrado, puede ser por esto.

Cuando se tienen dispositivos que permiten estar conectado al trabajo todo el tiempo, se puede crear la expectativa de que se está siempre disponible. La comunicación en el lugar de trabajo puede resultar complicada, o incluso totalmente disfuncional, si se ponen en contacto con usted a cualquier hora del día o de la noche por motivos que no son urgentes.

La oficina ya no es el lugar de trabajo que solía ser. Aunque los modelos de trabajo remotos, híbridos y distribuidos ofrecen una mayor flexibilidad a los empleados, es posible que se pregunte «¿dónde está todo el mundo?» cuando intente encontrar a alguien en la oficina con quien intercambiar una idea. La colaboración orgánica puede resultar más difícil si no se dispone de las herramientas correctas.

Si su organización no cuenta con una solución de comunicación eficaz, los empleados pueden recurrir a sus herramientas favoritas para comunicarse con sus compañeros. Esto podría llevar a que se utilicen varias aplicaciones o plataformas diferentes en toda la organización. Es posible que los empleados no sepan cuál es la mejor manera de comunicarse con sus compañeros para obtener la respuesta más rápida: ¿es el correo electrónico, el texto, Slack, Zoom Team Chat o algo totalmente distinto?

Al haber más empleados que trabajan de forma remota, puede ser difícil sentirse conectado con la visión, la estrategia y las perspectivas generales de la empresa, o entender la razón de ser de las medidas adoptadas por el equipo directivo. Los líderes de las organizaciones deben comunicarse con su personal con frecuencia, con la mayor transparencia posible a fin de ganarse la confianza y evitar que se propaguen los rumores o el descontento.

A medida que evoluciona la naturaleza de cómo y dónde trabajamos, es inevitable que se produzcan alteraciones en la comunicación. Si ha experimentado alguna o todas las complejidades mencionadas de la comunicación en el lugar de trabajo, aquí hay algunas maneras de abordar esos desafíos y mejorar las conexiones en el trabajo.

Si se ve obligado a programar una reunión para cada asunto, pregúntese si no sería mejor una rápida llamada telefónica o un chat en grupo. Cuando organice una reunión, asegúrese de tener una agenda para que todos sepan lo que se va a discutir, y articule claramente los próximos pasos o resultados al final. Revise nuestra lista de consejos para celebrar reuniones más amenas y productivas y vea cómo puede mejorar su cultura de reuniones.

¿Desea acabar con el hábito de responder a los correos electrónicos o mensajes de texto de trabajo hasta altas horas de la noche? Comience por identificar sus límites, como poner una pausa en la comunicación después de las 6 p. m. Luego, vea cómo sus soluciones de comunicación en el lugar de trabajo pueden ayudarle a apoyar sus objetivos, como establecer su presencia en Zoom Team Chat en «No molestar» por las noches, y actualizar su configuración de horario comercial de Zoom Phone para que las llamadas telefónicas vayan automáticamente a su correo de voz.

Si sus equipos virtuales o híbridos tienen problemas con la colaboración en tiempo real, explore soluciones, como la pizarra de Zoom, que ofrece un espacio de pizarra persistente para que los miembros del equipo introduzcan sus ideas y comentarios a su propio ritmo. También es posible crear un canal de Zoom Team Chat para un proyecto concreto y pedir a los miembros del grupo que suelten archivos, imágenes e ideas en un mismo lugar.

La creación de una experiencia de comunicación más ágil debe ser coherente en toda la organización, y también requiere la participación de los empleados. Escuche atentamente lo que sus empleados necesitan para comunicarse eficazmente con sus compañeros y encuentre una solución que realmente quieran utilizar. Una vez que la haya implementado en toda la organización, permita a los empleados sacar el máximo provecho de su plataforma de comunicaciones. Haga que el cambio sea fácil e intuitivo y ofrezca formación, procesos que puedan resolver las ineficiencias y consejos y trucos sencillos que les ayuden a comunicarse mejor.

La comunicación constante por parte de los directivos es esencial para la cultura de una organización. Los empleados deben sentirse cómodos al dirigirse a los ejecutivos y confiar en que el equipo de liderazgo comunica la información importante de manera oportuna. Celebre reuniones de todo el equipo de la empresa con regularidad para informarles de las últimas novedades, utilizando Zoom Webinars para llegar a los empleados remotos. Los ejecutivos también pueden mantenerse activos en los chats de la empresa o comunicarse de forma frecuente por correo electrónico para que los empleados sepan que están cerca y abiertos a recibir mensajes.

Una comunicación eficaz en el lugar de trabajo no significa estar conectado las 24 horas del día, los 7 días de la semana, sino comunicarse de la forma más efectiva posible y llegar a los empleados con el mensaje correcto en el momento y lugar adecuados. Las soluciones que tiene a su disposición deben ayudarlo a mejorar la eficiencia de su comunicación para tener menos cortocircuitos en la comunicación y una mayor productividad.

Las herramientas para una comunicación eficaz entre equipos híbridos son principalmente digitales y están basadas en la nube, lo que permite a los empleados remotos y presenciales colaborar juntos a pesar de estar en lugares diferentes. Las videoconferencias, el chat, el texto, el correo electrónico, las pizarras digitales, los seminarios web y las soluciones telefónicas en la nube ayudan a los empleados a conectarse de forma flexible en cualquier situación. Además, sabe que sus compañeros tienen las mismas herramientas para trabajar de forma eficaz y llevar a cabo el trabajo.

Si desea mejorar la comunicación en el lugar de trabajo, una solución de plataforma como Zoom ofrece herramientas de comunicación flexibles que pueden satisfacer las necesidades únicas de los equipos híbridos y distribuidos. Solicite una demostración para ver cómo la plataforma Zoom puede ayudar a una comunicación más eficaz entre sus equipos.