5 défis et conseils pour une meilleure communication au travail

La technologie nous a permis de renforcer les connexions entre individus et de nous conférer plus de mobilité. Grâce aux smartphones, aux smartphones, aux tablettes et beaucoup dʼautres appareils, nous pouvons contacter immédiatement un collègue ou un client, même si nous ne sommes pas physiquement dans un bureau.

Cette « ère de la flexibilité » a été à lʼorigine dʼimportants changements dans notre perception du travail, ce qui a permis de faire naître de nouvelles opportunités. Cependant, cette capacité à pouvoir travailler de nʼimporte où a également créé de nouveaux problèmes au niveau de la communication.

Voici quelques-unes des raisons pour lesquelles la communication sur le lieu de travail peut se heurter à des difficultés et perdre en efficacité :

Le fait de pouvoir organiser des vidéoconférences a permis de faciliter les réunions entre collègues mais ce nʼest pas parce quʼon peut le faire quʼon doit absolument le faire. La programmation de trop nombreuses réunions sans avoir de buts clairement identifiés peut avoir des conséquences néfastes sur la communication au travail, notamment via une lassitude vis-à-vis des réunions, des discussions inefficaces ou le fait de faire autre chose en même temps. Sʼil vous est déjà arrivé de sortir dʼune réunion en ayant lʼimpression dʼêtre frustré ou de ne pas avoir bien compris, cʼest peut-être pour cela.

Lorsque vous êtes en possession dʼappareils qui vous permettent de rester connecté en permanence à votre travail, les gens peuvent avoir la fausse impression que vous êtes toujours disponible. Les communications professionnelles peuvent alors devenir compliquées, voire carrément dysfonctionnelles, si lʼon vous contacte à toute heure du jour ou de la nuit pour des motifs non urgents.

Le bureau nʼest plus lʼespace de travail quʼil était auparavant. Certes, les modèles de travail hybride, à distance ou distribué donnent plus de flexibilité aux employés, mais vous pouvez vous retrouver à vous demander où est passé tout le monde lorsque vous cherchez quelquʼun avec qui avoir une discussion informelle. Si les bons outils ne sont pas disponibles, il devient plus compliqué dʼavoir une collaboration « organique ».

Si votre entreprise nʼa pas mis en place une solution de communication efficace, vos employés sont susceptibles dʼavoir recours à leurs outils préférés pour communiquer avec leurs collègues. Ceci peut favoriser lʼutilisation de plusieurs plateformes ou applis différentes au sein de votre entreprise. Les employés peuvent ne pas savoir comment communiquer au mieux avec leurs collègues pour obtenir une réponse rapide : est-ce par e-mail, par texto, par Slack, par Zoom Team Chat ou encore autre chose ?

Comme de plus en plus dʼemployés sont en télétravail, vous pouvez avoir du mal à vous sentir en lien avec la vision, la stratégie ou les perspectives globales de lʼentreprise ou encore à comprendre la logique derrière les actions décidées par lʼéquipe de direction. La direction de lʼentreprise doit communiquer fréquemment avec son personnel, et ce de la façon la plus transparente possible afin de développer la confiance et dʼéviter que le ressentiment ou les rumeurs ne se répandent.

Il est normal quʼen changeant nos méthodes et nos espaces de travail, des failles apparaissent dans nos façons de communiquer. Si vous avez déjà pu constater une ou plusieurs des difficultés présentées ci-dessus en matière de communication sur le lieu de travail, voici quelques façons de confronter ces problèmes et dʼaméliorer les connexions au bureau.

Si vous constatez quʼà chaque problème rencontré, vous avez le réflexe de programmer une réunion, demandez-vous plutôt si un rapide coup de téléphone ou chat de groupe pourrait faire lʼaffaire. Lorsque vous organisez une réunion, assurez-vous de diffuser un ordre du jour de sorte que tout le monde sache ce qui sera évoqué. Énoncez également clairement les prochaines étapes ou les conclusions à la fin de la réunion. Consultez notre liste de vérification pour des réunions plus productives et plus gaies pour découvrir comment améliorer votre culture de la réunion.

Vous voulez perdre cette habitude de répondre à des e-mails de travail ou à des textos professionnels jusque tard dans la soirée ? Commencez par identifier vos limites : par exemple, plus de communications après 18 h. Réfléchissez ensuite à la façon dont les solutions de communication de votre lieu de travail peuvent vous aider à atteindre ces objectifs. Vous pouvez ainsi mettre votre statut Zoom Team Chat sur « Ne pas déranger » le soir ou configurer vos paramètres dʼhoraires de travail sur Zoom Phone de façon à renvoyer automatiquement les appels sur votre messagerie vocale.

Si vos équipes hybrides ou virtuelles rencontrent des difficultés en matière de collaboration en temps réel, essayez des solutions comme le tableau blanc Zoom, qui offre un tableau blanc permanent à vos équipes pour que celles-ci puissent partager leurs idées et leurs commentaires à leur rythme. Vous pouvez également créer un canal Zoom Team Chat dédié à un projet spécifique et demander aux membres du groupe dʼy télécharger leurs fichiers, leurs images et leurs idées pour tout regrouper.

La création dʼune expérience de communication rationalisée doit se faire de façon homogène à travers toute lʼentreprise et nécessite également le soutien des employés. Soyez attentifs aux besoins exprimés par vos employés pour bien communiquer avec leurs collègues et trouvez une solution quʼils auront réellement envie dʼutiliser. Une fois celle-ci déployée dans toute lʼentreprise, donnez aux employés la possibilité dʼexploiter au maximum leur plateforme de communication. Rendez la transition simple et intuitive grâce à des formations, des procédures pour éliminer les comportements inefficaces ou des conseils et astuces simples pour les aider à mieux communiquer.

Des communications régulières de la part de la direction sont essentielles au développement de la culture dʼune entreprise. Les employés ne doivent pas ressentir de gêne dans leurs échanges avec leurs supérieurs et doivent avoir confiance en la direction en ce qui concerne la transmission des informations importantes dans des délais opportuns. Organisez des réunions régulières réunissant tout le personnel afin dʼinformer vos employés des dernières actualités et tirez parti de Zoom Webinars pour faire participer les employés travaillant à distance. Les responsables peuvent également exercer une présence sur les chats de lʼentreprise ou communiquer régulièrement par e-mail pour informer les employés de leur disponibilité et de leur accessibilité.

Lorsque lʼon parle de communication efficace au travail, cela ne veut pas dire quʼil faut être connecté 24 h sur 24 et 7 jours sur 7. Cela signifie plutôt quʼil faut communiquer de la façon la plus percutante, en adressant aux employés le bon message, au bon moment et au bon endroit. Les solutions à votre disposition doivent vous aider à améliorer lʼefficacité de votre communication, de sorte à éviter les ratés et à être plus productifs.

Pour les équipes hybrides, les outils dʼune communication efficace sont majoritairement numériques et dans le cloud, ce qui permet aux employés à distance et présents physiquement de collaborer malgré lʼéloignement géographique. Les vidéoconférences, les chats, les textos, les e-mails, les tableaux blancs numériques, les webinaires et les solutions pour téléphone dans le cloud permettent à vos employés de se connecter, quelle que soit la situation en toute flexibilité. De plus, vous saurez que vos collègues disposent tous des mêmes outils qui leur permettent de travailler efficacement et dʼaccomplir leur mission.

Si vous souhaitez améliorer la communication sur votre lieu de travail, une solution de type plateforme comme Zoom vous propose des outils de communication souples qui vous permettront de répondre aux besoins uniques de vos équipes hybrides et distribuées. Demandez une démo pour voir comment la plateforme Zoom peut vous aider à améliorer lʼefficacité des communications au sein de vos équipes.