Cinco desafios comuns na comunicação — e cinco dicas para uma comunicação eficaz no local de trabalho

A tecnologia nos tornou mais conectados uns aos outros do que nunca, mesmo que nós tenhamos nos tornado cada vez mais remotos. Graças aos smartphones, laptops, tablets e outros dispositivos, nós podemos nos conectar com nossos colegas e clientes a qualquer momento, mesmo quando não estamos em um escritório físico.

Essa "Era da flexibilidade" nos levou a mudanças tremendas em como abordamos o trabalho, que nos abriu novas oportunidades. No entanto, a possibilidade de trabalhar de qualquer lugar também nos mostrou alguns desafios na comunicação.

Aqui estão algumas razões pelas quais a comunicação no local de trabalho pode falhar e se tornar ineficaz.

A videoconferência tornou o encontro com os colegas mais fácil, mas não é porque podemos que devemos fazer isso sempre. Agendamentos em excesso, sem uma ideia clara sobre o que a reunião deveria ser, pode afetar negativamente a comunicação no local de trabalho, contribuindo para a fadiga de reunião, fazer muitas tarefas durante a reunião e discussões ineficazes. Se você já saiu de uma reunião se sentido confuso e frustrado, esse pode ter sido o motivo.

Quando você possui dispositivos que permitem que você permaneça conectado ao trabalho o tempo todo, isso pode passar um sinal de que você está semrpe disponível. A comunicação no local de trabalho pode se tornar complicada, ou mesmo totalmente disfuncional, se você estiver sendo contatado a todo momento, dia e noite, por razões não urgentes. 

O escritório não é mais o local de trabalho que costumava ser. Enquanto os modelos de trabalho remoto, híbrido e distribuído oferecem muito mais flexibilidade para os funcionários, você pode estar se perguntando: "onde está todo mundo?" ao tentar encontrar alguém no escritório para trocar uma ideia. A colaboração orgânica pode se tornar mais difícil sem as ferramentas certas no lugar.

Se a sua empresa não possui uma solução de comunicação efetiva definida, os funcionários podem voltar-se para suas ferramentas favoritas para se comunicar com os colegas. Isso poderia levar a inúmeros aplicativos ou plataformas diferentes sendo utilizados na empresa. Os funcionários podem não saber a melhor maneira para se comunicar com seus colgas e obter respostas rápidas — será por e-mail, mensagem de texto, Slack, Zoom Team Chat, ou algo completamente diferente?

Com mais funcionários trabalhando remotamente, pode ser difícil sentir-se conectado com a visão geral, estratégias e perspectivas da empresa, ou entender a racionalidade por trás das medidas tomadas pela liderança. Os líderes das empresas precisam se comunicar com sua força de trabalho frequentemente, com o máximo de transparência possível para ganhar a confiança e evitar rumores ou a insatisfção de se espalharem.

Conforme a natureza de como e onde trabalhamos se desenvolve, as fendas de comunicação podem estar prestes a acontecer. Se você experimentou qualquer uma ou todas as complexidades de comunicação acima no local de trabalho, aqui estão algumas formas de enfrentar esses desafios e melhorar as conexões no trabalho.

Se você é do tipo que agenda uma reunião para cada problema, pergunte-se se uma ligação ou o chat com o grupo também poderiam funcionar. Quando você de fato organizar uma reunião, certifique-se de que haja uma agenda, para que todos saibam o que será discutido, e possam articular claramente os próximos passos ou resultados no final. Confira a nossa checklist para reuniões mais felizes e produtivas para ver como você pode melhorar sua cultura de reuniões.

Quer se desvenciliar do hábito de responder à e-mail de trabalho ou mensagens de texto tarde da noite? Comece identificando seus limites, como colocar uma pausa na comunicação depois das 18:00. Depois disso, veja como as soluções para a comunicação no seu local de trabalho podem ajudá-lo a dar suporte aos seus objetivos, como configurar o seu status no Zoom Team Chat para "Não perturbe" durante à noite, e atualizando a configuração do seu horário comercial no Zoom Phone, para que as chamadas telefônicas sejam automaticamente transferidas para o correio de voz. 

Se as suas equipes híbridas virtuais estão com dificuldade na colaboração em tempo real, explore soluções como Quadro de compartilhamento do Zoom, que fornece um espaço de quadro de compartilhamento para membros da equipe colocarem suas ideas e feedbacks em seu próprio ritmo. Você também pode configurar o canal do Zoom Team Chat para projetos específicos e pedir aos membros do grupo que coloquem arquivos, imagens e ideas em um único lugar.

Criar mais comunicações simplificadas precisa ser algo consistente em toda empresa, e isso exige que o funcionário também compre essa ideia. Ouça atentamente o que seus funcionários precisam para que tenham uma comunicação efetiva com seus pares e achem soluções que realmente queiram utilizar. Uma vez que você implementou isso na empresa toda, habilite os funcionários a aproveitar as plataformas de comunicação ao máximo. Torne a mudança fácil e intuitiva, oferecendo treinamentos e processos que podem solucionar ineficiências, e dicas e truques simples para ajudá-los a se comunicar melhor.

Uma comunicação consistente da liderança é essencial para a cultura da empresa. Os funcionários devem se sentir confortáveis para chegar aos executivos e confiantes de que a equipe de liderança está comunicando informações importantes em tempo hábil. Faça reuniões gerais em toda a empresa, e de forma consistente, atualizando os funcionários sobre as últimas notícias, usando o Zoom Webinars para alcançar os funcionários remotos. Os executivos também podem permanecer ativos nos chats da empresa, ou se comunicar com frequência por e-mail, para que, assim, os funcionários saibam que estão por perto e abertos para receber mensagens.

Uma comunicação eficaz no local de trabalho não significa estar conectado 24 horas por dia, 7 dias por semana – significa comunicar-se da maneira mais impactante, alcançando os funcionários com a mensagem certa, na hora e no lugar certos. As soluções que você tem à sua disposição devem ajudá-lo a melhorar a eficiência de sua comunicação, para que assim você tenha menos desentendimentos e mais produtividade. 

As ferramentas para uma comunicação eficiente entre equipes híbridas são principalmente digitais, e baseadas em nuvem, permitindo que funcionários remotos e no local de trabalho colaborem juntos, apesar de estarem em locais diferentes. As soluções de videoconferência, chat, mensagem de texto, e-mail, quadros de compartilhamento digitais, webinars e telefone em nuvem ajudam os funcionários a se conectarem de forma flexível em todas as situações. Além disso, você sabe que seus colegas têm as mesmas ferramentas para trabalhar com eficiência e realizar o trabalho.

Se você deseja melhorar a comunicação no local de trabalho, uma solução como a plataforma do Zoom oferece ferramentas de comunicação flexíveis, que podem atender às necessidades exclusivas de equipes híbridas e distribuídas. Solicite uma demonstração para ver como a plataforma do Zoom pode ajudar a oferecer suporte a uma comunicação mais eficaz entre suas equipes.