効果的なワークプレイス コラボレーションを実現する 8 つのコミュニケーション チャネル

今日のデジタル ワークプレイスでは、明確かつ効率的なコミュニケーションがこれまで以上に重要になっています。プロダクトの機能やキャンペーンに関する新しいアイデアをブレインストーミングする場合も、チームにアップデートを迅速に共有する場合も、クライアントに複雑なプレゼンテーションを行う場合も、同僚とつながる方法は組織の成功に直結します。しかし、メール、インスタント メッセージ、ビデオ カンファレンスなど、少し例を挙げるだけでも非常に多くのコミュニケーション チャネルが存在するため、適切なチャネルの選択は時に難しく思えるかもしれません。

実際のところ、万能のコミュニケーション ソリューションは存在しません。チャネルの誤用により、遅延、誤解、フラストレーションを招くおそれもあります。このガイドでは進化を続けるワークプレイス コミュニケーションの状況について説明し、どのような状況下でも誰もがもっとも効果的なチャネルを選択できるようサポートします。

言うまでもなく対面型インタラクションは重要ですが、効果的なコミュニケーション戦略のために組み込むことができるビジネス コミュニケーション チャネルは、数多く存在します。

ここからは、もっとも一般的なコミュニケーション チャネルの例をいくつかご紹介します。これらのチャネルがチーム コラボレーションを改善し、全従業員のつながりを維持する仕組みを詳しく見ていきましょう。

1. ビデオ カンファレンス
2. 通話
3. テキスト メッセージ
4. メール
5. インスタント メッセージ
6. ライブチャット
7. ウェビナー
8. 企業のイントラネット

1. ビデオ カンファレンス

ビデオ カンファレンスは、チームのさまざまなニーズをサポートできる汎用性の高いソリューションです。

では、ビデオ カンファレンスのメリットをご紹介します。

• 効率的なコラボレーション: ビデオ カンファレンスは、地理的に分散したハイブリッド チームやリモートチームが抱える物理的な距離の問題を解消します。リアルタイムでやり取りできるので、つながりとコラボレーションを強く実感できます。ビデオのほか、画面共有やブレイクアウト ルームなどの機能により、動的かつ魅力的なバーチャル体験が生まれます。
• クライアントとの関係強化: クライアント対応系シナリオの場合、ビデオ カンファレンスでは従来の対面ミーティング同様に、やり取りの中に独特の雰囲気を加えることができます。アイデアの提案、プロダクトデモの実施、またはプロジェクト マイルストーンについての議論は、ビデオ カンファレンスによって提供される視聴覚的な要素により、魅力的かつ効果的なものになります。
• トレーニングとオンボーディングの強化: ビデオ カンファレンスにより、インタラクティブなトレーニング セッションや新入社員向けのリモート オンボーディングの実施が容易になります。トレーニング担当者は、プレゼンテーションの共有、リアルタイムでの質疑応答、視覚的なデモの提供を行うことができるため、参加者の学習効果が高まります。

Zoom ビデオ カンファレンスに組み込まれた AI Companion は、インテリジェント アシスタントとして機能します。この機能では、ミーティング内容の要約、次のステップの提案、メッセージ作成のサポートが可能なため、時間を節約してタスクに注力しやすくなります。

ビデオ カンファレンスが適切なケース: 

• ブレインストーミング セッション
• クライアントとのミーティング
• トレーニング セッション
• リアルタイム コラボレーション

ビデオ カンファレンスが不適切なケース: 

• 迅速なステータス更新
• 必要な機器や安定したインターネット接続を利用できない参加者がいる場合

2. 通話

通話は親密な個別のやり取りを可能にし、ユーザーやクライアントと信頼関係を築く一助になります。会話でのやり取りや声の調子から、テキストやメールでは成しえないつながりを構築できます。

クライアントやチームとのコミュニケーションに通話を使用するメリットをいくつか見てみましょう。

• 複雑な問題の解決: 通話は、会話でのやり取りや明確な説明を必要とする複雑な問題の解決に適しています。疑問を明確化する質問が簡単にできるうえ、すぐに回答を得ることもできるため、より迅速な解決につながります。
• 即時対応: 通話は相手とすぐに連絡を取れるため、緊急時にきわめて重要な連絡手段となる場合があります。顧客がすぐに助けを必要としている場合や、迅速な決定を下す必要がある場合に特に重要な機能となります。
• 営業機会の強化: 通話は営業活動において強力なツールになるでしょう。営業担当は通話で見込み顧客と会話し、そのニーズを把握して、状況に応じて戦略を調整できます。これにより、人間味のないテキストやメールによるコミュニケーションと比較して、コンバージョン率が高くなる可能性があります。

Zoom Phone は、既存のキャリアとシームレスに連携します。また、Bring Your Own Carrier（BYOC）を使用すれば、ニーズに合致したカスタム ソリューションを活用することもできます。Zoom Phone の広範なグローバル ネットワークにより、場所やユーザーを問わず明瞭な音声品質の通話が可能です。

通話が適切なケース:

• 即時対応またはリアルタイム インタラクション
• リード ジェネレーション
• 複雑な情報の伝達
• クライアントとの関係性強化と信頼関係の構築

通話が不適切なケース:

• 書面、メール、またはインスタント メッセージで簡単に回答できるちょっとした質問や依頼
• 長文のレポート、プレゼンテーション、または詳細な指示の共有
• 大規模なグループへの情報発信

3. テキスト メッセージ

目まぐるしく情報が行き交う今日では、コミュニケーションを迅速かつ合理的にとる必要があります。そんなときこそ、テキスト メッセージ（SMS）が重要なビジネス コミュニケーション ツールとなります。SMS はカジュアルな会話だけでなく、即時性、アクセシビリティ、簡潔性も備えているため、特定のビジネス状況においては最適です。

以下では、テキスト メッセージがビジネスをサポートする仕組みをご紹介します。

• 高い開封率: SMS は 98% 以上というメールよりも大幅に高い開封率を誇っています。つまり、メッセージを使用すると迅速かつ効率的に表示される可能性が高くなるのです。
• リアルタイム コミュニケーション: テキスト メッセージはほぼ瞬時に受信者に届くため、緊急の更新情報、アポイントメントのリマインダー、または取り急ぎの確認に最適です。
• 顧客や従業員に対する利便性: 大半の人々はスマートフォンを持ち歩いているため、テキスト メッセージは外出中の顧客や従業員への連絡に便利です。顧客や従業員はコンピュータ画面に張り付かなくても、都合いいときに返信できます。

SMS は身近な連絡手段かもしれませんが、誰もが快適さを感じているわけではありません。SMS メッセージを利用する際は、同僚、従業員、クライアントのプライバシーと希望を尊重することが重要です。

テキスト メッセージが適切なケース: 

• 緊急の更新情報や時間的制約のある通知
• 簡潔かつ直接的なコミュニケーション
• アポイントメントのリマインダー、注文の更新、またはプロモーション特典
• パーソナライズされたコミュニケーション

テキスト メッセージが不適切なケース: 

• 複雑な情報や詳細情報の配信

4. メール

実のところ、メールはコミュニケーションにおける主力機能です。誰もが皆、予定されているプロジェクトについて同僚とやり取りするメッセージから、クライアントやパートナーからの重要な最新情報まで、日々あふれんばかりの受信メッセージを処理しています。ですがそんな絶え間ないメールでのやり取りにもかかわらず、メールが今もあらゆる規模の企業にとって重要かつ汎用性の高いコミュニケーション チャネルであることに変わりはありません。

以下では、メールが信頼性の高い効果的なコミュニケーション チャネルであり続ける理由をご紹介します。

• 確固たる歴史: メールは何十年もの間活用されており、信頼性の高い身近なコミュニケーション手段となっています。経験豊富な専門家から新入社員まで、ほとんどの人々がメールの使用に慣れ親しんでいます。
• 明確な文書化: メールにより、明確にコミュニケーションを記録できます。時にはクライアントと交わした以前の議論を参考にすることも、重要情報を確認することもあるでしょう。そんなときに受信箱をクイック検索すれば、あらゆる情報を取得できるのです。これはプロジェクトにおいて大きな助けとなりえるほか、誤解を未然に防ぐこともできます。
• 柔軟性: メールを活用すれば時間を節約できます。優れたアイデアを記したメッセージはいつでも送信可能で、受信者は都合に合わせてそのメッセージを確認できます。このような非同期性により、メールは多忙なスケジュールにおけるコミュニケーションに最適です。

Zoom Mail は、Zoom Meetings、Team Chat、Whiteboard、Phone とシームレスに連携します。使いやすい単一のプラットフォームから、効率的なコミュニケーションとコラボレーションに必要なすべての機能にアクセスできます。

メールが適切なケース: 

• フォーマルなコミュニケーション
• 即時対応が不要な詳細情報の伝達
• クライアントへの専門的な対応

メールが不適切なケース:

• 緊急性の高い問題
• 複雑な問題の解決

5. インスタント メッセージ

インスタント メッセージ（IM）とは、ユーザーがコンピュータ ネットワークを介してテキストベースの短いメッセージを相互に交換できる、リアルタイムのチャット プラットフォームを指します。メールに似た活発かつ頻繁なコミュニケーション手段と捉えてください。IM は、迅速な更新情報の連絡、リアルタイム ディスカッション、外出先におけるチームのつながりの維持に最適です。

インスタント メッセージのメリットをいくつか見てみましょう。

• スピードと効率性: 時には迅速な回答や簡潔な更新情報の送信が必要になることもあるでしょう。IM チャットは、メール機能が持つ複雑さを解消し、リアルタイムの対話を促進して、プロジェクトを前進させます。
• コラボレーション: IM は、よりカジュアルかつ会話的な雰囲気を生み出すため、ブレインストーミング セッション、疑問を明確化する質問、または重要度の低い問題のトラブルシューティングに最適です。コミュニケーションの障壁が排除され、チームのコラボレーションを促進できます。
• 可用性と利便性: 多くの人が常時デバイスに接続しているため、IM は非常に利用しやすいコミュニケーション チャネルとなっています。IM を使用するとリモートワークでもつながりをより強く実感でき、迅速なチェックインが可能になります。

Zoom Team Chat を使用すると、個人やグループへのインスタント メッセージの送信、ファイルの共有、特定のチームとの、またはプロジェクトに関する継続的な議論を行うチャネルの作成が可能です。ちょっとした会話をしたり、共同作業を整理したり、フル機能のビデオ ミーティングなしで連絡を取ったりする場合に便利です。

Zoom Team Chat 向け AI Companion では、大規模なチャット スレッドを要約してすぐにその要約を利用できるため、効率的に会話状況を把握できます。AI Companion は、メッセージの作成やミーティングの迅速なスケジュール作成をサポートしてくれるため、多くの時間を節約できます。

インスタント メッセージが適切なケース: 

• 簡単な質問や情報の更新
• 即時のコミュニケーションとフィードバックのためのリアルタイム コラボレーション
• カジュアルなコミュニケーション

インスタント メッセージが不適切なケース:

• 複雑な問題の解決
• 重要度の高いタスクの割り当て

6. ライブチャット

ライブチャットは、企業がウェブサイトやモバイルアプリに埋め込まれたチャット ウィンドウを介し、ウェブサイトの訪問者や顧客と直接つながることができるリアルタイム コミュニケーション チャネルです。これは実店舗にいる従業員とのデジタル会話機能と考えるとよいでしょう。ライブチャットを使用すると、顧客はリアルタイムで質問したり、説明やサポートを受けたりできます。

ライブチャットは、以下を実現する信頼性の高いコミュニケーション チャネルです。

• 顧客満足度の向上: ライブチャットを使用するとリアルタイムで会話できるため、問題を迅速かつ効率的に解決できます。この即時性により、満足度の高い顧客（大切に対応してもらっている、サポートしてもらっていると実感している顧客）が生まれます。
• エンゲージメントの向上: ライブチャットは、訪問者のエンゲージメントを維持します。プロアクティブなチャット プロンプトにより、顧客がイライラしてオンライン プロセスをやめる前にサポートを提供することも、一般的な質問に答えることもできます。
• 効率性: 経験豊富なエージェント 1 名で複数のチャットを同時に管理できるため、生産性が最大化され、幅広い顧客にタイムリーなサポートを提供できます。

Zoom Contact Center は、既存のコミュニケーション ツールとシームレスに連携するオムニチャネル ソリューションであり、顧客は部門や場所に関係なく、適切な専門家へとつながることができます。これにより、スムーズなカスタマー ジャーニーと迅速な解決が促進されます。

ライブチャットが適切なケース:

• リアルタイムのカスタマー サポートの提供
• ウェブサイトから問い合わせをする訪問者のサポート
• 見込み顧客のエンゲージメント向上（営業のサポート）
• 迅速なテクニカル サポートの提供

ライブチャットが不適切なケース:

• サポート エージェントが不在
• 複雑な問題の解決

7. ウェビナー

ウェビナーは、ビデオ カンファレンス、メール マーケティング、チャット機能、さらにはソーシャル メディア プロモーションなどの要素を融合させた、強力なコミュニケーション チャネルとして登場しました。ウェビナーを使用すれば、世界中の視聴者にリーチするインタラクティブなライブ プレゼンテーションをすべて、使い慣れた自分のデバイスから主催できます。

以下では、ウェビナーを主催する主なメリットをいくつかご紹介します。

• 費用対効果と拡張性: 従来のイベントと比較した場合、ウェビナーで主催すると地理的な制約と会場の費用を排除できます。つまり、多額の費用をかけることなく世界中の視聴者にメッセージを配信し、ブランド認知度を高め、リード ジェネレーションを促進できるのです。
• インタラクティブ機能: ライブチャット、Q＆A セッション、リアルタイム リアクションにより、視聴者の参加率を高めます。リアルタイムで貴重なフィードバックを収集し、視聴者の理解度を測定できます。
• 信頼性: ウェビナーでは、視聴者とより緊密につながることができます。インサイトに満ちたプレゼンテーションを行い、インタラクションを促進することで、業界のソートリーダーとしての地位を確立できます。これにより、見込み顧客との信頼関係が構築され、購入決定の際に自社のブランドが候補に入る可能性が高まります。

Zoom Webinars を既存の CRM、トレーニング プラットフォーム、またはゲーミフィケーション ツールと接続すると、本格的なイマーシブ体験を実現できます。使いやすいインターフェースを備えた Zoom Webinars があれば、多様なプラットフォームへのストリーミング機能 / ウェビナーを直接ウェブサイトに埋め込む機能により、すぐにウェビナーを開始できます。

ウェビナーが適切なケース:

• 教育目的、貴重なインサイトの提供
• インタラクティブなトレーニング セッションの実施
• デモによるプロダクトやサービスの紹介
• リード ジェネレーションと見込み顧客のエンゲージメント向上を目的としたツールとして

ウェビナーが不適切なケース:

• 関連性の低いトピックが原因で視聴者のエンゲージメントが低い場合
• 複雑なコンテンツまたは時間のかかるコンテンツ
• 複数のユーザーとの会話など、コラボレーションを必要とする状況

8. 企業のイントラネット

イントラネットは、従業員のデジタル ワークプレイスとして機能する安全な社内ネットワークです。これは単なるファイル サーバーの枠組みを超えたシステムで、あらゆる部門と場所にわたるグループ コミュニケーション、ナレッジ共有、コラボレーションを合理化する動的なプラットフォームとして機能します。

終わりのないメールのやり取りや、ミーティングだけに頼る時代は終わりました。イントラネットにより、お知らせ、企業の最新情報、部門固有の情報の配信に適した一元的なプラットフォームができることで、透明性が高まり、メンバー全員への情報共有が可能になります。

以下では、企業イントラネットが持つその他のメリットをいくつかご紹介します。

• ナレッジの共有とコラボレーション: 最新型イントラネットは、Wiki、フォーラム、ディスカッション ボードなどの機能を通じて、ナレッジの共有を促進します。これにより、従業員は互いに学び合い、ベスト プラクティスを共有し、プロジェクトで効果的に協力することができます。
• ワークフローの合理化: 優れた検索機能、ドキュメント ライブラリ、アプリ ランチャーなどの機能により、情報の検索が容易になります。これらの機能はすべて、Workvivo などの統合型イントラネット プラットフォーム内で利用できます。これにより、無駄な時間を省き、従業員は自分のタスクに集中できるようになります。
• 生産性の向上: 情報、リソース、コミュニケーション ツールを一元化するイントラネットを使用すると、従業員の時間を節約し、無駄な作業を省略できます。従業員は必要なコンテンツを手早く見つけて、同僚とシームレスにコラボレーションできるため、生産性と全体的な効率性が高まります。

Zoom 提供の Workvivo は、ソーシャル メディア方式の最新型インターフェースを誇り、直感的にかつ楽しみながらご利用いただけます。Workvivo は、既存のツール（100 以上もの連携アプリ）とシームレスに連携し、高度なカスタマイズを実現する API フレームワークを提供しています。プラットフォーム自体が魅力的であればあるほど、従業員が最新情報を入手してつながりを保つ可能性は高まるでしょう。

企業のイントラネットが適切なケース:

• 社内のコミュニケーションとコラボレーション
• 企業のポリシー、進捗、お知らせの共有
• リソースとドキュメントの一元化
• 従業員エンゲージメントのサポート

企業のイントラネットが不適切なケース:

• クライアントとのコミュニケーション
• 仕事に関係のないコンテンツ（旅行画像の共有や、誕生日 / 記念日のお祝い投稿など）
• カジュアルなディスカッションやブレインストーミング セッション

さまざまなコミュニケーション チャネルをニーズに合わせて使用できることがわかったところで、以下では必要なチャネルを判断するための考慮事項をいくつかご紹介します。

• ターゲット グループ: リーチを試みる相手は誰ですか？社内チームにはコラボレーションしやすいプラットフォーム（プロジェクト管理ツールやチームチャットなど）が必要ですか？それともメール マーケティングやウェビナーの主催がより適切と考えられる外部視聴者（クライアントやユーザーなど）がターゲットですか？
• 目的 / 背景情報: メッセージの目的は何ですか？最新情報の定期配信、ブレインストーミング セッションの主催、機密情報の伝達を行う予定はありますか？コミュニケーションの目的と裏事情によって選択するチャネルが決まります。たとえば、同僚への簡単な質問はチャットで対応するのが最適かもしれませんが、複雑なトレーニング セッションではビデオ カンファレンスが必要でしょう。
• 緊急性: メッセージのやり取りにどの程度のスピード感を求めていますか？緊急情報については、リアルタイム コミュニケーション チャネル（通話やインスタント メッセージなど）が必要かと思われますが、緊急性の低い問題はメールやイントラネットの投稿から配信してもよいでしょう。
• リーチ: メッセージを配信する必要があるユーザーは何名ですか？リーチと効率性のバランスが取れている方法はメールですが、ソーシャル メディアはより幅広い視聴者に情報を配信できます。
• 可測性: メッセージに関する受信状況やエンゲージメントを追跡する必要がある場合、メール マーケティング プラットフォームやソーシャル メディア分析などの特定チャネルを使用すると、コミュニケーションの効果を測定する高度な指標を入手できます。

コミュニケーション チャネルの適切な組み合わせは、時に選択が難しく思えるかもしれませんが身構える必要もありません！Zoom Workplace は、社内のチームと社外の視聴者をシームレスにつなげることができます。包括的なコラボレーション ツール一式をご覧のうえ、どうすればコミュニケーション戦略を統一できるか、ぜひご一考ください。