効果的なワークプレイス コラボレーションを実現する 8 つのコミュニケーション チャネル

職場でのコミュニケーションは極めて重要ですが、これまで以上に複雑な様相を呈しています。対面または電話でのコミュニケーションだけに頼っていた時代は終わりました。代わりに、私たちにはメール、ビデオ通話、テキストメッセージ、ファイル共有、ソーシャルメディアなどがあります。

多くのコミュニケーションチャネルが利用可能なため、適切なチャネルを選択することが非常に難しく感じられます。また、チャネルの誤用は遅延、誤解、フラストレーションを引き起こす可能性があります。実際、Zoomが委託したMorning Consultの調査によると、コミュニケーションの問題を報告することが多いのは、5個未満のアプリを使用している従業員（34％）よりも、10個以上のアプリを使用している従業員 （54％）です。

このガイドは、進化する職場コミュニケーションの状況をナビゲートし、あらゆる状況で最も効果的なチャネルを選択できるよう支援します。

言うまでもなく対面型インタラクションは重要ですが、効果的なコミュニケーション戦略のために組み込むことができるビジネスコミュニケーションチャネルは、数多く存在します。オプションをよりよく理解すればするほど、組織に適したツールを選択する能力が高まります。

最も人気のあるコミュニケーションチャネルの例をいくつかご紹介します。そこから、チームのコラボレーションを改善し、全員のつながりを維持する方法を探りましょう。

1. ビデオカンファレンス: オーディオとビデオを使用して、異なる場所にいる人々をリアルタイムで接続するバーチャルミーティング
2. 電話: 電話またはVoIPネットワークを介した人々の間の音声会話
3. テキストメッセージ: デバイス（通常は携帯電話）間でSMSまたはメッセージアプリを介して送信される短い文章のメッセージ
4. メール: インターネット経由で送信されるデジタルメッセージ
5. インスタントメッセージ: リアルタイムのテキストベースのメッセージで、多くの場合、専用のアプリまたはプログラム内で行われます
6. ウェビナー: オーディオとビデオを含み、視聴者がライブでエンゲージメントできるオンラインのプレゼンテーションまたはセミナー
7. 企業イントラネット: 情報、リソース、最新情報を共有するための、企業内のプライベートな内部ネットワーク

1. ビデオ カンファレンス

ビデオカンファレンスは、 ハイブリッドチームやリモートチームにとって物理的な距離を問題にすることなく、つながりやコラボレーションの感覚を育み、さまざまなチームのニーズをサポートできる汎用性の高いソリューションです。さらに、ビデオカンファレンスは、トレーナーがプレゼンテーションを共有し、質問に答え、視覚的なデモンストレーションを提供することで、インタラクティブなトレーニングセッションや新入社員のオンボーディングの円滑化に役立ちます。

外部的には、ビデオカンファレンスはクライアントとのインタラクションに親しみやすい雰囲気を加えます。提案、製品デモ、またはプロジェクトのマイルストーンディスカッションを、より魅力的で効果的なものにすることができます。画面共有やブレイクアウトルームなどの機能は、社内外のユーザーにダイナミックで魅力的なバーチャル体験を提供するように設計されています。Zoomのようなソフトウェアは、Zoom AI CompanionなどのAIツールを含むように進化しており、ミーティングの要約、次のステップの提案、メッセージの作成が可能です。

ビデオ カンファレンスが適切なケース: 

• ブレインストーミング セッション
• クライアントとのミーティング
• トレーニング セッション
• リアルタイム コラボレーション

ビデオ カンファレンスが不適切なケース: 

• 迅速なステータス更新
• 必要な機器や安定したインターネット接続を利用できない参加者がいる場合

2. 通話

電話での通話は個別でのインタラクションを可能にし、会話のやり取りや声の調子から顧客との信頼関係を築く一助になります。通話はリアルタイムの会話や説明を必要とする複雑な問題の解決に非常に適しています。また、すぐに誰かに連絡を取れる方法を提供するのは、顧客がただちにサポートを必要としている場合や迅速な決定を下す必要がある場合に、特に重要となります。

さらに、電話での通話は営業でのアプローチにおいて強力なツールとなりえます。彼らは営業担当者が見込み顧客と会話し、そのニーズを理解し、状況に応じてピッチを調整することを可能にします。これは多くの場合、人間味のないテキストやメールによるコミュニケーションと比較すると、より高いコンバージョン率につながります。

Zoom Phoneは既存のキャリアとシームレスに連携します。また、Bring Your Own Carrier（BYOC）を使用すれば、真にカスタマイズされたソリューションを活用することもできます。Zoom Phoneの広範なグローバルネットワークにより、相手が誰でもどんな場所でも、明瞭な音声品質での接続が可能です。

通話が適切なケース:

• 即時対応またはリアルタイム インタラクション
• リード ジェネレーション
• 複雑な情報の伝達
• クライアントとの関係性強化と信頼関係の構築

通話が不適切なケース:

• 書面、メール、またはインスタント メッセージで簡単に回答できるちょっとした質問や依頼
• 長文のレポート、プレゼンテーション、または詳細な指示の共有
• 大規模なグループへの情報発信

3. テキスト メッセージ

テキストメッセージ（SMS）は、迅速で効率的なコミュニケーションが必要な場合に役立つビジネスツールです。カジュアルな会話だけでなく、SMSは即時性、アクセシビリティ、簡潔さを提供します。

テキストメッセージはほぼ瞬時に受信者に届くため、緊急の更新情報、アポイントメントのリマインダー、またはすばやい確認に最適です。ほとんどの人がスマートフォンを持ち歩いているため、テキストメッセージは外出中の顧客や従業員への連絡に便利な方法です。彼らはコンピュータ画面に張り付かなくても、都合の良いときに返信できます。

SMSをよりパーソナルな連絡方法と見なす人もいますが、すべての人がこの方法を快く感じるわけではないことを覚えておいてください。テキストメッセージを送信する際には、同僚、従業員、クライアントのプライバシーと好みを尊重することが重要です。

テキスト メッセージが適切なケース: 

• 緊急の更新情報や時間的制約のある通知
• 簡潔かつ直接的なコミュニケーション
• アポイントメントのリマインダー、注文の更新、またはプロモーション特典
• パーソナライズされたコミュニケーション

テキスト メッセージが不適切なケース: 

• 複雑な情報や詳細情報の配信

4. メール

メールはコミュニケーションの世界の主力です。私たちは皆、今後のプロジェクトや重要な関係者の最新情報に関するメッセージで溢れかえる受信トレイを何とかやりくりしています。絶え間ないメッセージのフローにもかかわらず、メールはあらゆる規模のビジネスにとって依然として重要かつ汎用性の高いコミュニケーションチャネルです。

メールは何十年も前から存在しているので、馴染み深く信頼できるものです。ほとんどの人がメールを使うことに慣れています。さらに、メールはコミュニケーションの明確な記録を残します。過去の話し合いを参照したり、顧客との重要な詳細を確認したりする必要がある場合は、受信トレイをすばやく検索して必要なものをすべて取得できます。

最後に、メールはあなたのスケジュールに合わせて機能するため、あなたが都合のいい時に送信したメッセージを、受信者は都合の良いときに確認することができます。非同期的な性質により、忙しいスケジュールの中でコミュニケーションを一元化するのに最適です。

Zoom MailはZoom Meetings、Team Chat、Whiteboard、Phoneとシームレスに連携します。使いやすい単一のプラットフォームから、効率的なコミュニケーションとコラボレーションに必要なすべてにアクセスできます。

メールが適切なケース: 

• フォーマルなコミュニケーション
• 即時対応が不要な詳細情報の伝達
• クライアントへの専門的な対応

メールが不適切なケース:

• 緊急性の高い問題
• 複雑な問題の解決

5. インスタント メッセージ

インスタントメッセー（IM）は、ユーザーがコンピューターネットワークを介して短いテキストベースのメッセージを交換できるリアルタイムのチャットプラットフォームです。チャットメッセージは、迅速な更新、リアルタイムのディスカッション、外出先でのチームのつながりを保つのに最適です。

IMは電子メールの煩雑さを解消し、迅速な回答や簡潔な情報提供が必要な際に、リアルタイムの対話を円滑にします。これは、より会話的な口調を可能にし、コミュニケーションの障壁を打ち破り、コラボレーションを促進するのに役立ちます。私たちの多くは常にデバイスに接続しているため、IMは非常にアクセスしやすいコミュニケーションチャネルであり、リモートで仕事をしていても、つながりを感じることができます。

Zoom Team Chatを使用すると、個人やグループへのインスタントメッセージの送信、ファイルの共有、特定のチームとの、またはプロジェクトに関する継続的な議論を行うチャネルの作成が可能です。ちょっとした会話や共同作業の整理、フル機能のビデオミーティングなしで連絡を取る場合に便利です。

Zoom Team Chat向けAI Companionでは、大規模なチャットスレッドを要約してすぐにその要約を利用できるため、会話の状況を効率的に把握できます。AI Companionは、メッセージの作成やミーティングの迅速なスケジュール作成をサポートするため、さらに多くの時間を節約できます。

インスタント メッセージが適切なケース: 

• 簡単な質問や情報の更新
• 即時のコミュニケーションとフィードバックのためのリアルタイム コラボレーション
• カジュアルなコミュニケーション

インスタント メッセージが不適切なケース:

• 複雑な問題の解決
• 重要度の高いタスクの割り当て

6. ウェビナー

Webinarsを利用すれば、世界中の視聴者に向けてインタラクティブなプレゼンテーションを主催できます。これはすべて、使い慣れた自分のデバイスから行うことができます。

従来のイベントと比べて、ウェビナーは地理的な制約や会場にかかる費用を削減します。メッセージを世界中の視聴者に配信し、多額の費用をかけることなくブランド認知度を高め、見込み客の創出を促進できます。

魅力的なウェビナーは、オーディエンスとより深いレベルでつながることを可能にします。洞察に満ちたプレゼンテーションやインタラクションを通じて、ソートリーダーとしての地位を確立し、潜在的な顧客との信頼と信用を築くことができます。さらに、Q＆Aセッションやリアルタイムのリアクションを通じて観客の関与を高め、貴重なフィードバックを集め、観客のセンチメントを把握できます。

Zoom Webinarsを既存のCRM、教育機関向けのプラットフォーム、またはゲーミフィケーションツールと接続すると、本格的なイマーシブ体験を実現できます。使いやすいインターフェースを備えたZoom Webinarsがあれば、多様なプラットフォームへのストリーミング機能またはウェビナーを直接ウェブサイトに埋め込む機能により、すぐに使い始めることができます。

ウェビナーが適切なケース:

• 教育目的、貴重なインサイトの提供
• インタラクティブなトレーニング セッションの実施
• デモによるプロダクトやサービスの紹介
• リード ジェネレーションと見込み顧客のエンゲージメント向上を目的としたツールとして

ウェビナーが不適切なケース:

• 関連性の低いトピックが原因で視聴者のエンゲージメントが低い場合
• 複雑なコンテンツまたは時間のかかるコンテンツ
• 複数のユーザーとの会話など、コラボレーションを必要とする状況

7. 企業のイントラネット

イントラネットは、従業員のデジタルワークプレイスとして機能する安全な社内ネットワークです。これは単なるファイルサーバーの枠組みを超え、動的なプラットフォームとしてグループコミュニケーションを合理化し、お知らせ、更新情報、部門固有の情報の一元的なプラットフォームを提供します。

最新のイントラネットは、Wiki、フォーラム、ディスカッションボードなどの機能を通じて、ナレッジの共有を促進します。これにより、従業員は互いに学び合い、ベストプラクティスを共有し、効果的にコラボレーションすることができます。検索機能やドキュメントライブラリのおかげで、情報を簡単に見つけることができます。さらに、イントラネットは情報、リソース、コミュニケーションツールを一元管理することで時間を節約し、無駄な労力を削減します。

Workvivo by Zoomは、ソーシャルメディアにインスパイアされた最新のインターフェースで、直感的に楽しみながら使用することができます。Workvivoは既存のツール（100以上もの連携アプリ）とシームレスに連携し、高度なカスタマイズを実現するAPIフレームワークを提供しています。さらに、プラットフォーム自体が魅力的であればあるほど、従業員が最新情報を入手してつながりを保つ可能性は高まるでしょう。

企業のイントラネットが適切なケース:

• 社内のコミュニケーションとコラボレーション
• 企業のポリシー、進捗、お知らせの共有
• リソースとドキュメントの一元化
• 従業員エンゲージメントのサポート

企業のイントラネットが不適切なケース:

• クライアントとのコミュニケーション
• 仕事に関係のないコンテンツ（旅行画像の共有や、誕生日 / 記念日のお祝い投稿など）
• カジュアルなディスカッションやブレインストーミング セッション

さまざまなコミュニケーション チャネルをニーズに合わせて使用できることがわかったところで、以下では必要なチャネルを判断するための考慮事項をいくつかご紹介します。

• ターゲット グループ: リーチを試みる相手は誰ですか？社内チームにはコラボレーションしやすいプラットフォーム（プロジェクト管理ツールやチームチャットなど）が必要ですか？それともメール マーケティングやウェビナーの主催がより適切と考えられる外部視聴者（クライアントやユーザーなど）がターゲットですか？
• 目的 / 背景情報: メッセージの目的は何ですか？最新情報の定期配信、ブレインストーミング セッションの主催、機密情報の伝達を行う予定はありますか？コミュニケーションの目的と裏事情によって選択するチャネルが決まります。たとえば、同僚への簡単な質問はチャットで対応するのが最適かもしれませんが、複雑なトレーニング セッションではビデオ カンファレンスが必要でしょう。
• 緊急性: メッセージのやり取りにどの程度のスピード感を求めていますか？緊急情報については、リアルタイム コミュニケーション チャネル（通話やインスタント メッセージなど）が必要かと思われますが、緊急性の低い問題はメールやイントラネットの投稿から配信してもよいでしょう。
• リーチ: メッセージを配信する必要があるユーザーは何名ですか？リーチと効率性のバランスが取れている方法はメールですが、ソーシャル メディアはより幅広い視聴者に情報を配信できます。
• 可測性: メッセージに関する受信状況やエンゲージメントを追跡する必要がある場合、メール マーケティング プラットフォームやソーシャル メディア分析などの特定チャネルを使用すると、コミュニケーションの効果を測定する高度な指標を入手できます。

コミュニケーションチャネルの適切な組み合わせを選ぶのはハードルが高く感じることがありますが、そんなことはありません。Zoom Workplaceなら、社内チームと外部オーディエンスをシームレスにつなぎ、コミュニケーションを単一のプラットフォームに統合することができます。Zoomの包括的なコラボレーションツールのスイートを活用して、社内のコミュニケーション戦略を統一する方法を見つけてください。