8 canaux de communication pour une collaboration efficace au travail

Dans les espaces de travail numériques actuels, une communication claire et efficace est plus importante que jamais. Qu’il s’agisse de réfléchir à de nouvelles idées pour une fonctionnalité de produit ou une campagne, d’informer rapidement votre équipe de l’actualité de l’entreprise ou de soumettre une présentation complexe à un client, la façon dont nous communiquons avec nos collègues a un impact direct sur la réussite de l’entreprise. Mais avec autant de canaux de communication à disposition (e-mails, messagerie instantanée et vidéoconférence, pour n’en citer que quelques-uns), choisir le bon peut sembler difficile.

La vérité est qu’il n’existe pas de solution de communication universelle. L’utilisation de canaux inadaptés peut entraîner des retards, des malentendus et de la frustration. Ce guide vous aidera à naviguer dans le paysage en constante évolution de la communication au travail et vous donnera les clés pour sélectionner le canal le plus efficace dans chaque situation.

Bien que les interactions en face à face soient indéniablement importantes, il existe de nombreux autres canaux de communication que les entreprises peuvent intégrer pour une stratégie de communication efficace. 

Examinons quelques-uns des canaux de communication les plus populaires et découvrons de quelle manière ils peuvent améliorer la collaboration au sein de votre équipe et simplifier la communication.

1. Vidéoconférence
2. Appel téléphonique
3. SMS
4. Email
5. Messagerie instantanée
6. Chat en direct
7. Webinaire
8. Intranet d’entreprise

1. Vidéoconférence

La vidéoconférence est une solution polyvalente qui peut répondre à divers besoins de l’équipe. 

Les atouts de la vidéoconférence :

• Collaboration plus efficace : la vidéoconférence élimine le problème de la distance physique pour les équipes hybrides ou à distance dispersées géographiquement. Les interactions en temps réel renforcent le sentiment de connexion et de collaboration. En plus de la vidéo, des fonctionnalités telles que le partage d’écran et les salles de répartition créent une expérience virtuelle dynamique et stimulante.
• Meilleures relations avec les clients : dans les scénarios en face à face avec les clients, la vidéoconférence ajoute une touche personnelle aux interactions, à l’instar des réunions traditionnelles. Présenter des propositions, effectuer des démonstrations de produits ou discuter des étapes d’un projet devient plus intéressant et plus efficace grâce aux repères visuels et auditifs de la vidéoconférence.
• Formation et intégration plus efficaces : la vidéoconférence facilite les sessions de formation interactives ainsi que l’intégration à distance des nouvelles recrues. Les formateurs peuvent partager des présentations, répondre à des questions en temps réel et effectuer des démonstrations visuelles, ce qui rend l’expérience d’apprentissage plus efficace.

Intégré aux vidéoconférences de Zoom, AI Companion est un véritable assistant intelligent. Il peut résumer le contenu d’une réunion, suggérer les prochaines étapes et même vous aider à rédiger des messages. Vous gagnez ainsi du temps et restez concentré.

Dans quels cas utiliser la vidéoconférence ? 

• Séances de brainstorming
• Réunions avec les clients
• Sessions de formation 
• Collaboration en temps réel

Dans quels cas ne pas utiliser la vidéoconférence ? 

• Mises à jour de statut rapides 
• Si les participants ne disposent pas de l’équipement nécessaire ou d’une connexion Internet stable

2. Appel téléphonique

Les appels téléphoniques permettent une interaction plus personnelle, ce qui peut aider à établir des liens et une relation de confiance avec les clients. Grâce aux échanges et aux repères vocaux, il est plus facile de faire naître une connexion absente des SMS ou des e-mails.

Quelques avantages des appels téléphoniques pour la communication avec les clients et l’équipe :

• Résolution de problèmes complexes : les appels téléphoniques conviennent mieux quand il s’agit de résoudre des problèmes complexes nécessitant des échanges et des explications. Vous pouvez facilement poser des questions pour clarifier certains points et obtenir des réponses immédiates, ce qui permet une résolution plus rapide.
• Réponse immédiate : les appels téléphoniques permettent de contacter une personne instantanément, ce qui peut être crucial pour les affaires urgentes. Ceci est particulièrement important lorsqu’un client a besoin de votre aide immédiatement ou que vous devez prendre une décision rapide.
• Meilleures opportunités de vente : les appels téléphoniques peuvent représenter un outil puissant pour les interactions du service commercial. Ils permettent aux commerciaux d’échanger avec les clients potentiels, de comprendre leurs besoins et d’adapter leur argumentaire en conséquence. Cela peut engendrer de meilleurs taux de conversion que les communications impersonnelles par SMS ou par e-mail.

Zoom Phone s’intègre de manière transparente à votre opérateur existant ou vous permet d’apporter votre propre opérateur (BYOC) pour une solution véritablement personnalisée. Grâce au vaste réseau mondial de Zoom Phone, vous pouvez vous connecter avec n’importe qui, n’importe où, et profiter d’une exceptionnelle qualité d’appel.

Dans quels cas utiliser les appels téléphoniques ?

• Explications immédiates ou interactions en temps réel 
• Génération de prospects
• Transmission d’informations complexes
• Entretien de la relation clientèle et création de liens 

Dans quels cas ne pas utiliser les appels téléphoniques ? 

• Questions rapides ou simples auxquelles il est facile de répondre par écrit, par e-mail ou par messagerie instantanée
• Partage de longs rapports, de présentations ou d’instructions détaillées
• Transmission d’informations à un grand groupe

3. SMS

Dans notre monde actuel, en constante évolution, la communication se doit d’être rapide et rationalisée. Dans ce contexte, la messagerie texte (SMS) peut s’avérer être un outil de communication d’entreprise précieux. Bien plus qu’une simple solution de conversation informelle, les SMS offrent à la fois immédiateté, accessibilité et concision, et sont donc idéaux pour des situations commerciales spécifiques. 

Les atouts de la messagerie texte pour votre entreprise :

• Taux d’ouverture élevé : les SMS affichent un taux d’ouverture impressionnant, plus de 98 %, soit nettement plus que les e-mails. Votre message a donc de plus grandes chances d’être consulté rapidement et à bon escient.
• Communication en temps réel : les SMS parviennent à leurs destinataires presque instantanément. Ils sont donc idéaux pour transmettre une actualité urgente, rappeler un rendez-vous ou demander une confirmation rapide.
• Commodité pour les clients et les employés : la plupart des gens emportent leur téléphone avec eux. Les SMS sont donc très pratiques pour joindre les clients et les employés en déplacement. Ceux-ci peuvent répondre à leur convenance sans se sentir obligés de rester devant leur écran d’ordinateur.

Vous considérez peut-être les SMS comme un moyen un peu plus personnel de contacter quelqu’un. Toutefois, cela ne convient pas à tout le monde. Il est essentiel de respecter la vie privée et les préférences de vos collègues, employés et clients lorsque vous optez pour ces messages.

Dans quels cas utiliser les SMS ? 

• Actualités ou notifications urgentes 
• Communication concise et directe
• Rappels de rendez-vous, mises à jour de commande ou offres promotionnelles 
• Communication personnalisée 

Dans quels cas ne pas utiliser les SMS ? 

• Transmission d’informations complexes ou détaillées

4. E-mail

Qu’on se le dise, l’e-mail occupe une place prépondérante dans le monde de la communication. Nous jonglons tous avec des boîtes de réception pleines à craquer, qu’il s’agisse de messages de collègues sur les projets à venir ou de mises à jour importantes de la part de clients et de partenaires. Toutefois, malgré leur afflux constant, les e-mails restent un canal de communication essentiel et polyvalent pour les entreprises de toutes tailles.

Les raisons de la fiabilité et de l’efficacité sans faille des e-mails :

• Antécédents solides : l’e-mail existe depuis des décennies et est de ce fait une méthode de connexion familière et fiable. Qu’il s’agisse de professionnels chevronnés ou de nouvelles recrues, presque tout le monde est à l’aise avec les e-mails.
• Références claires : les e-mails consignent très clairement les échanges. Vous avez besoin de vous reporter à une ancienne discussion ou de vérifier des points de détail cruciaux avec un client ? Une recherche rapide dans votre boîte de réception et le tour est joué. Voilà qui permet d’éviter bien des écueils en cours de projet et d’empêcher tout malentendu.
• Flexibilité : les e-mails fonctionnent à votre rythme. Vous pouvez faire part d’une idée brillante dans un message : le destinataire l’examinera dès qu’il aura un instant. Grâce à sa nature asynchrone, l’e-mail est la solution parfaite pour intégrer la communication aux emplois du temps surchargés.

Zoom Mail s’intègre parfaitement à Zoom Meetings, Team Chat, Whiteboard et Phone. Accédez à tout ce dont vous avez besoin pour une communication et une collaboration efficaces au sein d’une plateforme unique et conviviale.

Dans quels cas utiliser les e-mails ? 

• Communication formelle
• Transmission d’informations détaillées qui ne nécessitent pas de réponse immédiate
• Correspondance professionnelle avec les clients

Dans quels cas ne pas utiliser les e-mails ?

• Questions urgentes
• Résolution de problèmes complexes

5. Messagerie instantanée

La messagerie instantanée (MI) désigne une plateforme de chat en temps réel qui permet aux utilisateurs d’échanger de courts messages textuels sur un réseau informatique. Elle peut être considérée comme le pendant dynamique de l’e-mail. Elle est parfaite pour les mises au point rapides, les discussions en temps réel et pour maintenir le lien avec les membres de l’équipe en déplacement.

Quelques avantages de la messagerie instantanée :

• Rapidité et efficacité : vous avez besoin d’une réponse rapide ou souhaitez faire une brève mise au point ? Le chat par messagerie instantanée évite à votre message de finir noyé au milieu d’autres e-mails, facilite le dialogue en temps réel et fait avancer les projets. 
• Collaboration : la messagerie instantanée favorise un ton plus informel et conversationnel, idéal pour les séances de brainstorming, les questions visant à clarifier certains points ou la résolution de problèmes mineurs. Elle peut faire tomber les barrières à la communication et encourager la collaboration d’équipe. 
• Disponibilité et commodité : nombre d’entre nous sont constamment sur leurs appareils, ce qui fait de la messagerie instantanée un canal de communication très accessible. Les messages instantanés accroissent le sentiment de connexion et permettent des mises au point rapides, même à distance. 

Avec Zoom Team Chat, vous pouvez envoyer des messages instantanés à une personne en particulier ou à un groupe, partager des fichiers et même créer des canaux de discussion en continu avec des équipes ou sur des projets spécifiques. Voilà qui est pratique pour échanger rapidement, organiser le travail d’équipe ou rester en contact sans démarrer une véritable réunion vidéo.

AI Companion de Zoom Team Chat vous permet de résumer les longs fils de discussion pour en prendre rapidement connaissance et de rattraper ainsi efficacement les conversations. AI Companion peut également vous aider à rédiger un message ou à programmer rapidement une réunion, ce qui vous fait gagner encore plus de temps.

Dans quels cas utiliser la messagerie instantanée ? 

• Questions ou mises au point rapides
• Collaboration en temps réel pour une communication et des commentaires immédiats
• Communication informelle 

Dans quels cas ne pas utiliser la messagerie instantanée ?

• Résolution de problèmes complexes 
• Attribution de tâches de haute importance 

6. Chat en direct

Le chat en direct est un canal de communication en temps réel qui permet aux entreprises de se connecter directement avec les clients et les visiteurs de leur site web via une fenêtre de chat intégrée au site web ou à l’application mobile. C’est un peu la version numérique d’une conversation avec un employé dans un magasin classique : les clients peuvent poser des questions, obtenir des explications et recevoir de l’aide en temps réel.

Un canal de communication de confiance :

• Amélioration de la satisfaction des clients : le chat en direct permet de tenir des conversations en temps réel et donc de résoudre les problèmes rapidement et efficacement. Cette immédiateté se traduit par une satisfaction accrue des clients, qui se sentent valorisés et soutenus.
• Engagement accru : le chat en direct maintient l’intérêt des visiteurs. Les invites de chat proactives permettent d’offrir de l’aide ou de répondre aux questions courantes avant que les clients ne se sentent frustrés et abandonnent leur parcours en ligne.
• Efficacité : un agent expérimenté peut gérer plusieurs chats simultanément, ce qui maximise la productivité et offre une assistance rapide à un plus grand nombre de clients. 

Zoom Contact Center est une solution omnicanale qui s’intègre de manière transparente à vos outils de communication existants. Il permet aux clients de contacter le bon expert, quel que soit le service ou l’endroit où il travaille. Cela favorise un parcours client fluide et des temps de résolution plus rapides.

Dans quels cas utiliser le chat en direct ?

• Assistance clientèle en temps réel
• Réponse aux questions des visiteurs d’un site web
• Interaction avec les clients potentiels pour leur proposer les services du service commercial
• Offre d’une assistance technique immédiate

Dans quels cas ne pas utiliser le chat en direct ?

• Indisponibilité des agents de l’assistance
• Résolution de problèmes complexes

7. Webinaire

Les webinaires sont devenus un canal de communication puissant. Ils combinent des éléments tels que la vidéoconférence, le marketing par e-mail, les fonctionnalités de chat et même la promotion via les réseaux sociaux. Ils vous permettent d’organiser des présentations interactives en direct qui touchent un public mondial, le tout à partir de l’appareil auquel vous êtes habitué.

Quelques-uns des principaux avantages des webinaires : 

• Rentabilité et évolutivité : contrairement aux événements traditionnels, les webinaires ne sont pas soumis à des limites géographiques et n’entraînent pas de frais d’organisation. Vous pouvez diffuser votre message auprès d’un public mondial, et donc promouvoir la notoriété de votre marque et générer des prospects, sans vous ruiner.
• Fonctionnalités interactives : améliorez la participation de l’auditoire grâce au chat en direct, aux sessions de questions-réponses et aux réactions en temps réel. Recueillez des commentaires précieux et évaluez en temps réel la compréhension des participants.
• Crédibilité : les webinaires vous permettent de vous connecter plus étroitement à votre public. Grâce à des présentations pointues et à une interaction accrue, vous vous positionnez en chef de file du secteur. Vous devenez alors plus crédible et digne de confiance auprès des clients potentiels, qui sont davantage susceptibles de prendre votre marque en compte lors des décisions d’achat.

Connectez Zoom Webinars à la solution CRM, aux plateformes éducatives ou aux outils de ludification existants pour une expérience véritablement immersive. Zoom Webinars favorise une prise en main rapide grâce à une interface conviviale, et à la possibilité de diffuser le webinaire sur différentes plateformes ou de l’intégrer directement au site web. 

Dans quels cas utiliser les webinaires ?

• Visées éducatives, fourniture d’informations précieuses
• Animation de sessions de formation interactives
• Présentation de produits ou de services par le biais de démonstrations
• Outil de génération de prospects et d’interaction avec ces derniers

Dans quels cas ne pas utiliser les webinaires ?

• Engagement du public faible en raison de sujets non pertinents
• Contenu complexe ou chronophage
• Situations collaboratives qui impliquent de converser avec plusieurs personnes

8. Intranet d’entreprise

Un intranet est un réseau interne sécurisé utilisé comme espace de travail numérique par vos employés. Il est bien plus qu’un simple serveur de fichiers. Cette plateforme dynamique rationalise la communication de groupe, le partage des connaissances et la collaboration entre les services et les sites.

Fini le temps des chaînes d’e-mails interminables et des indétrônables réunions. L’intranet sert de plateforme centrale pour diffuser les annonces, les actualités de l’entreprise et les informations de chaque service, ce qui favorise la transparence et permet de tenir tout le monde informé.

Quelques autres avantages de l’intranet d’entreprise :

• Partage des connaissances et collaboration : les intranets modernes facilitent le partage des connaissances grâce à des fonctionnalités telles que les wikis et les forums de discussion. Les employés peuvent apprendre les uns des autres, partager des meilleures pratiques et collaborer efficacement sur des projets.
• Flux de travail rationalisé : trouver des informations devient un jeu d’enfant grâce à des fonctionnalités telles qu’une fonction de recherche puissante, des bibliothèques de documents et un lanceur d’applications, le tout regroupé au sein d’une plateforme intranet unifiée telle que Workvivo. Vos employés ne perdent ainsi plus de temps et peuvent rester concentrés sur leurs tâches.
• Productivité accrue : l’intranet centralise les informations, les ressources et les outils de communication. Il permet ainsi aux employés de gagner du temps et leur évite tout effort vain. Ils peuvent trouver rapidement ce dont ils ont besoin et collaborer de manière transparente avec leurs collègues, d’où un gain de productivité et d’efficacité globale.

Workvivo par Zoom est doté d’une interface moderne, intuitive et agréable à utiliser, inspirée des réseaux sociaux. Il s’intègre parfaitement à vos outils existants (plus de 100 intégrations proposées) et offre un framework d’API qui permet une personnalisation plus poussée. Par ailleurs, les employés sont plus enclins à s’informer et à rester connectés si la plateforme elle-même est attrayante.

Dans quels cas utiliser l’intranet d’entreprise ?

• Communication et collaboration en interne
• Partage des politiques, procédures et annonces de l’entreprise
• Centralisation de ressources et de documents
• Encouragement de l’engagement des employés

Dans quels cas ne pas utiliser l’intranet d’entreprise ?

• Communication avec le client 
• Contenu sans rapport avec le travail, comme le partage de photos de voyage ou la publication de vœux d’anniversaire
• Discussions informelles ou séances de brainstorming

Maintenant que vous connaissez la grande variété de canaux de communication disponibles, voici quelques considérations qui vous aideront à déterminer ceux dont vous avez besoin :

• Groupe cible : qui essayez-vous d’atteindre ? Votre équipe interne a-t-elle surtout besoin d’une plateforme collaborative comme un outil de gestion de projets ou un chat de groupe ? Ou visez-vous des publics externes tels que des clients, auquel cas le marketing par e-mail ou l’organisation de webinaires pourrait mieux convenir ?
• Objectif/contexte : quelle est la nature de votre message ? S’agit-il de faire un point quotidien, d’organiser une séance de brainstorming ou de transmettre des informations sensibles ? L’objectif et le contexte de votre communication guideront votre choix de canal. Par exemple, poser une question rapide à un collègue peut se faire par chat, tandis qu’une session de formation complexe peut nécessiter une vidéoconférence.
• Urgence : dans quel laps de temps votre message doit-il être reçu et traité ? Les informations urgentes peuvent nécessiter un canal de communication en temps réel comme un appel téléphonique ou un message instantané. En revanche, les questions moins urgentes peuvent être relayées par e-mail ou publiées sur l’intranet.
• Portée : combien de personnes votre message doit-il atteindre ? L’e-mail offre un bon compromis entre portée et efficacité. Les réseaux sociaux quant à eux peuvent vous aider à diffuser des informations auprès d’un public plus large.
• Mesurabilité : avez-vous besoin de savoir si votre message a bien été reçu et traité ? Certains canaux, comme les plateformes de marketing par e-mail ou les outils d’analyse de réseaux sociaux, effectuent des mesures détaillées pour évaluer l’efficacité de votre communication.

Combiner efficacement les canaux de communication peut sembler insurmontable. Mais ce n’est pas une fatalité ! Zoom Workplace peut vous aider à connecter équipes internes et publics externes de manière transparente. Découvrez toute notre gamme d’outils de collaboration et comment unifier votre stratégie de communication.