銀行業務の効率化はどう進める？ワークフロー別の事例と見直しのポイント

銀行では、膨大な書類の保管や複数のシステム間での転記作業など、依然としてアナログな業務が残されているケースがあります。こうした非効率な業務は、生産性を低下させるだけでなく、顧客対応の質にも影響を及ぼしかねないため、効率化の推進が不可欠です。

この記事では、銀行業務の効率化の進め方や見直しのポイント、実際の導入事例を詳しく解説します。業務改善を検討する際の参考として、ぜひご活用ください。

業務効率化を目的としたツールの開発が進むなか、全国の銀行でも生産性向上に向けた取り組みが加速しています。ここでは、銀行業務の効率化につながった具体的な事例をご紹介します。

窓口業務のペーパーレス化

銀行の窓口業務では、新規口座の開設をはじめとした各種手続きの際に、顧客が書類へ記入する機会が多く発生します。こうした業務は、ペーパーレス化の推進によって効率化が可能です。

実際に、窓口にタブレット端末を導入し、手書きからデジタル入力へ移行した事例もあります。ペーパーレス化により、書類の管理や保管にともなう事務負担が軽減され、業務効率化につながっています。

また、印刷量を可視化するシステムを導入し、現場の意識改革を促しているケースも見られます。不要な印刷を抑制する意識が浸透することで、コスト削減や効率化に向けた取り組みの定着が期待できます。

AI-OCRを活用し帳票の入力業務を自動化

入力業務の効率化において、現在注目を集めているのがAI-OCRの活用です。

AI-OCRとは、光学文字認識技術であるOCRにAI技術を組み合わせたツールのことです。文字の認識精度が高く、フォーマットが異なる帳票にも柔軟に対応できます。

ある銀行では、納税通知書の入力業務において、担当者による入力と別の担当者による内容確認という二重の作業が行われていました。AI-OCRの導入後は、システムが必要なデータを自動で抽出するため、読み取り結果の確認のみで対応できるようになっています。

クラウドPBXを活用し音声通話をドキュメント化

銀行の電話対応では、通話内容の記録業務が担当者にとって大きな負担の一つとなっています。

例えば、みずほ銀行のリモート法人営業組織「法人営業オフィス」では、通話中のメモや活動記録の作成に多くの時間を要していました。

こうした課題を解決したのが、クラウドPBXのZoom Phoneです。Zoom Phoneは、通話内容が自動的に保存されるだけでなく、高精度な文字起こしや要約も可能です。

Zoom Phone導入後は、1日あたり約1時間かかっていた事務作業が10〜20分程度まで短縮されました。さらに、通話中にメモを取る必要がなくなったことで、担当者が顧客との会話により集中できる効果も生み出しています。

>>Zoom Phoneの機能詳細はこちら

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>>クラウドPBXとは？導入時のメリットや注意点、見るべきポイントまで徹底解説

ツール間連携システムを開発し内部処理を効率化

銀行業務の内部処理の効率化において、複数のツールを連携させるシステムの導入は効果的です。

例えば、窓口のタブレット端末と各種システムを連携させた銀行では、これまで発生していた転記作業が減り、工数の削減を実現しています。

また、ツール間の連携は、管理職の検印業務においてもメリットがあります。ある銀行では、検印に必要な情報は複数の端末や書類に分散しており、その照合に要する手間が課題でした。

ツール間の連携により、承認に必要な情報を一括で参照できる体制が整ったことで、確認作業のスピードが向上しました。物理的に離れた部署間でも迅速な承認が可能になるなど、効率的な業務運営につながっています。

非対面営業の導入で拠点間連携を強化

銀行の営業活動をリモート環境で進める場合、チーム内の連携強化が課題として挙げられます。こうした課題の解決においても、Zoom Phoneは有効な手段となります。

例えば、みずほ銀行の法人営業オフィスでは、マネージャーが確認できる情報はメンバー各自の報告内容に限られており、実態の把握に課題がありました。Zoom Phoneの導入後は、発着信の回数や通話時間が可視化されるため、メンバーごとの行動量を定量的に把握できるようになっています。

また、通話内容がデータとして蓄積されることで、チームメンバーの誰でも内容を参照できる環境が整いました。これにより、成果につながる営業手法をチーム全体で共有でき、営業力の底上げにも役立っています。

>>[導入事例] みずほ銀行、リモート営業組織に Zoom Phone を導入

業務効率化を実現するには、現状の課題を把握したうえで、段階的に取り組むことが重要です。ここでは、銀行の業務効率化を進めるための具体的なステップを解説します。

業務プロセスの棚卸し・アイデアの収集

業務効率化を進める最初のステップは、業務プロセスの棚卸しとアイデアの収集です。まずは、以下のように業務全体を可視化します。

• 業務内容
• 業務の担当者・人員
• 所要時間

現状を整理することで、どの業務に負荷が集中しているのかが明確になります。

その後、現状の課題を把握するために現場の声を収集しましょう。実際に業務を担っている行員から、非効率と感じている作業や改善のアイデアを集めることで、実態に即した課題の解決が可能になります。

優先して解決する課題の設定

すべての業務を一度に改善することは現実的でないため、優先的に取り組む課題の設定が不可欠です。

最優先で着手すべきなのは、銀行の収益を支えるコア業務を阻害している工程です。みずほ銀行の事例では、顧客との通話内容をメモに残す工程が営業活動の負担となっていました。

多くの人員や時間を費やしている非効率な業務から優先的に見直すことで、コア業務に集中できる環境が整い、得られる成果も大きくなるでしょう。

小規模な施策から段階的に導入する

優先課題の決定後は、即座に全社展開するのではなく、小規模な施策から段階的に導入することが重要です。十分な検証を行わないまま変更を進めると、現場の混乱を招くだけでなく、不測の事態が発生した際の対応も難しくなります。

まずは一部の支店や部署を対象に実証実験を行い、定量的・定性的な効果を測定しましょう。段階的に進めることで、想定した成果が得られない場合でも軌道修正を行いやすくなり、本格的に導入する際のリスクを抑えられます。

新しいツールの導入は効率化のための手段に過ぎず、現場で活用されなければ業務効率化にはつながりません。そのため、効率化を推進するうえでは、社内コミュニケーションが求められます。

具体的には、業務プロセスを見直す背景や目的を丁寧に説明し、先行事例における具体的な成果を共有することが有効です。これにより現場の理解と納得を得やすくなり、行員一人ひとりが主体的に取り組む姿勢を醸成できるでしょう。

また、本部と現場の間で業務効率化に対する認識のズレが生じないよう、継続的に情報共有や意見交換を行うことも重要です。コミュニケーションツールを活用し、手軽にやり取りできる環境を整備することで、業務効率化を着実に進められます。

>>社内コミュニケーションツールとは？種類・メリットから失敗しない選び方まで徹底解説

業務効率化の定着には社内コミュニケーションが不可欠ですが、支店が点在しており、対面での対話が困難な場合もあるでしょう。こうした課題を解決し、スムーズな連携を実現するのがZoom Workplaceです。

Zoom Workplaceは、社内コミュニケーションに役立つ複数の機能を備えたプラットフォームです。主に以下のような機能を利用できます。

• Zoom Meetings：複数人でWeb会議を行える
• Zoom Chat：チャットで気軽にコミュニケーションが取れる
• Zoom Phone：パソコンやスマートフォンを社内用電話として活用できる
• Zoom Scheduler：個人およびチームのスケジュールを確認できる
• Zoom Mail、Zoom Calendar ：既存のメールやカレンダーと連携できる

Zoom WorkplaceはAI機能のZoom AI Companionを搭載しており、ミーティング内容の文字起こしや要約、メール本文の生成や調整なども行えます。

なお、金融機関においてクラウドツールを導入する際は、FISC安全対策基準などの高いセキュリティ基準を満たしているか、また法令に基づく通話録音の保存が可能かを確認することが非常に重要です。

高いセキュリティ水準を維持しながら、コミュニケーション機能を一つに集約し、スムーズな連絡や情報共有を実現したい場合は、Zoom Workplaceの活用をご検討ください。

>>Zoom Workplaceの機能詳細はこちら

銀行の業務効率化では、ペーパーレス化の推進やクラウドPBXの活用による記録作成の効率化など、さまざまな改善策があります。まずは現状の課題を洗い出し、優先順位を明確にしたうえで、特に負担の大きい業務から効率化に取り組むことが重要です。

業務効率化にはツールの活用が有効ですが、現場に定着させ効率化への意識を高めるためには、社内コミュニケーションが欠かせません。

Zoom Workplaceは、オンラインでの社内コミュニケーションに必要な機能を備えており、効率的な情報共有を実現します。気軽に連絡を取れる環境を整えることで、施策実施後の状況や課題を把握しやすくなるでしょう。

社内での情報共有を進めながら、着実に業務効率化を推進していきたい場合は、ぜひご検討ください。