Che cos'è il VoIP e come funziona? Una guida per le aziende moderne

I sistemi telefonici tradizionali possono essere una seccatura. Spesso sono costosi e poco flessibili e non offrono le funzionalità moderne di cui le aziende di oggi hanno bisogno. Fortunatamente, i tempi in cui ci si affidava esclusivamente ai sistemi telefonici tradizionali per comunicare sono ormai lontani. Il Voice over Internet Protocol (VoIP) ha rivoluzionato il modo in cui ci connettiamo, offrendo un’alternativa flessibile, economica e pratica che invia dati vocali tramite internet anziché tramite linee telefoniche fisiche.

Che tu sia una startup che cerca di ridurre i costi o una grande azienda che vuole aumentare l’efficienza, in entrambi i casi il VoIP ha molto da offrire. In questo articolo esploreremo le principali informazioni sul VoIP, incluso cos’è, come funziona, i pro e i contro e le principali caratteristiche da considerare in un sistema VoIP.

Il VoIP è una tecnologia che ti permette di effettuare chiamate telefoniche utilizzando internet anziché le linee telefoniche tradizionali. A differenza dei normali telefoni, che si basano su cavi fisici, il VoIP trasforma la tua voce in dati e li invia tramite internet alla persona che stai chiamando. Funziona in modo simile all'invio di un'e-mail, ma utilizza la voce anziché il testo. 

Generalmente, in una configurazione VoIP, l’organizzazione gestisce e mantiene il proprio sistema VoIP, inclusi l’hardware, il software e l’infrastruttura necessari. Nel caso del VoIP in hosting, è il provider a gestire il sistema. Entrambe le opzioni possono rendere la comunicazione più conveniente e flessibile per le aziende.

Il VoIP consente di effettuare chiamate usando internet anziché le linee telefoniche tradizionali, ma come funziona davvero? Entriamo nel dettaglio.

1. Digitalizzazione dei segnali vocali. Il sistema VoIP converte le parole pronunciate (segnali vocali analogici) in dati digitali. Questa procedura di conversione consente di trasmettere i dati vocali su internet in un formato che i computer e gli altri dispositivi digitali possono facilmente elaborare.
2. Impacchettamento dei dati. Quando la voce è stata digitalizzata, viene suddivisa in blocchi più piccoli chiamati pacchetti. Ogni pacchetto contiene i dati vocali e le informazioni sulla provenienza e sulla destinazione. Questo pacchetto consente ai dati vocali di spostarsi in modo efficiente su internet.
3. Trasmissione via internet. Ora che i tuoi dati vocali sono stati "confezionati" in pacchetti, sono pronti a viaggiare tramite la rete internet. I pacchetti attraversano diversi dispositivi di rete, come router e switch, che li instradano verso la loro destinazione.
4. Riassemblaggio dei pacchetti. Dopo l'arrivo a destinazione, i pacchetti arrivano vengono riassemblati nell'ordine corretto. È come unire i pezzi di un puzzle per scoprire l'immagine completa. Dopo il riassembaggio di tutti i pacchetti, il segnale vocale originale viene ricostruito. Nonostante sia trasmesso in pacchetti più piccoli e discreti, il destinatario sente una trasmissione audio chiara e senza interruzioni, proprio come in una telefonata tradizionale.

Il VoIP può trasformare la tua comunicazione aziendale. Ecco come:

• Convenienza economica. Il VoIP è un'opzione economica rispetto ai sistemi telefonici tradizionali. Grazie all'uso di internet per le chiamate, riduce il costo delle tariffe interurbane e consente un risparmio economico alla tua azienda.
• Flessibilità e scalabilità. I sistemi VoIP si adattano facilmente alle esigenze aziendali. Sia che tu debba aggiungere di nuovi utenti o che tu voglia conservare il tuo operatore, puoi scalare il VoIP di conseguenza, in base alle tue esigenze. 
• Funzionalità ricche: il VoIP offre un’ampia gamma di funzionalità utili come l’inoltro di chiamata, l’invio della segreteria telefonica per e-mail e le videoconferenze. Queste funzionalità migliorano la comunicazione e la produttività nella tua azienda.
• Portabilità e accessibilità. Il VoIP non ti limita a una linea telefonica fisica. Puoi effettuare e ricevere chiamate da qualsiasi luogo dotato di una connessione internet, avendo maggiore flessibilità su come e dove lavorare.
• Funzionalità di integrazione. I sistemi VoIP si possono integrare con altri applicativi e applicazioni aziendali, semplificando i flussi di lavoro e facilitando la gestione della comunicazione insieme ad altre attività.
• Qualità vocale HD. Il VoIP supporta la qualità voce ad alta definizione (HD), offrendo chiamate chiare e dal suono naturale che migliorano l'esperienza complessiva della comunicazione.
• Vantaggi ambientali. Il VoIP riduce la necessità di infrastrutture e hardware fisici, contribuendo alla riduzione del consumo di energia e alla riduzione dell'impatto ambientale della tua azienda.

Nonostante i suoi numerosi vantaggi, il VoIP presenta anche alcuni svantaggi e limitazioni. Analizziamo alcune delle sfide che potresti incontrare:

• Dipendenza dalla connessione internet: il VoIP si basa su una connessione internet stabile. Se la connessione internet si interrompe o subisce jitter, la qualità e l’affidabilità delle tue chiamate possono risentirne.
• Problemi di qualità dovuti alla scarsa connessione internet. La limitata larghezza di banda o la congestione della rete possono portare a chiamate interrotte, ritardi e scarsa qualità delle stesse, soprattutto durante i picchi di utilizzo.
• Funzionalità limitate per le chiamate di emergenza. A differenza dei sistemi telefonici tradizionali, il VoIP potrebbe non offrire lo stesso livello di affidabilità per le chiamate di emergenza. Fattori come le interruzioni di corrente o i tempi di inattività di internet possono influire sulla tua capacità di effettuare chiamate di emergenza.
• Problemi di compatibilità. Il VoIP potrebbe non essere compatibile con alcuni dispositivi o servizi, in particolare con l'hardware meno recente o con i sistemi proprietari. Ciò può comportare difficoltà nell'integrazione del VoIP con l'infrastruttura esistente o nella comunicazione con soggetti esterni.
• Considerazioni normative. Il VoIP è soggetto a requisiti normativi e standard di conformità specifici, che variano a seconda della regione.

Sei alla ricerca di un sistema telefonico VoIP che soddisfi tutte le tue esigenze di comunicazione? Ecco alcune funzionalità che possono semplificare le comunicazioni aziendali:

Comunicazioni unificate

Immagina di avere tutti i tuoi strumenti di comunicazione in un unico posto. Con le comunicazioni unificate, puoi integrare perfettamente riunioni, telefono e chat per il team. È come avere un potente centro di comando per le attività di collaborazione del team.

Receptionist automatico

Dimentica le chiamate perse e dai il benvenuto a un centralinista virtuale che accoglie i chiamanti in modo professionale e li indirizza alla persona o al reparto giusto. È un utile assistente che gestisce le chiamate 24 ore su 24, 7 giorni su 7, instradando i clienti verso i servizi di cui hanno bisogno.

Compatibilità con desktop e dispositivi mobili

Grazie alla compatibilità con desktop e dispositivi mobili, non perdi la connessione ovunque ti trovi. Puoi accedere al sistema telefonico VoIP da qualunque dispositivo compatibile, dalla tua scrivania o dovunque ti trovi, in modo da non perdere le chiamate importanti.

Crittografia e sicurezza

Proteggi le tue comunicazioni sensibili con la crittografia e con misure di sicurezza affidabili. Si tratta per le tue chiamate, che mantiene le tue conversazioni private e confidenziali.

Qualità di chiamate e audio

Prova una chiamata con una qualità talmente cristallina che ti sembrerà di parlare dal vivo. Grazie all'audio ad alta definizione, puoi comunicare con chiarezza e sicurezza, e ogni conversazione sarà un gioco da ragazzi.

Grazie alla suite completa di funzionalità di chiamata di Zoom Phone, puoi godere dei vantaggi di un sistema telefonico su cloud flessibile e per dispositivi mobili senza compromessi. Puoi anche ottimizzare i tuoi flussi di lavoro con integrazioni agevoli, migliorare la produttività con applicativi basati sull'IA come i riepiloghi post-chiamata e l'estrazione delle attività della segreteria telefonica. Inoltre puoi sperimentare comunicazioni cristalline con una qualità vocale HD.

Inoltre, con funzionalità come registrazione chiamata, trascrizione della segreteria telefonica e accesso alle app per dispositivi mobili, la gestione delle comunicazioni aziendali non è mai stata così facile.

Quando parliamo di opzioni di comunicazione per la tua azienda, il VoIP e i servizi telefonici tradizionali rappresentano due contendenti di primo piano. Diamo un'occhiata più da vicino a come si posizionano.

• Costi. Rispetto ai servizi telefonici tradizionali, generalmente il VoIP offre risparmi sui costi, di conseguenza ha canoni mensili inferiori e tariffe interurbane ridotte. Tuttavia, per la configurazione iniziali delle attrezzature e l'infrastruttura potrebbero esserci dei costi.
• Funzionalità. Il VoIP offre un'ampia gamma di funzionalità avanzate: il trasferimento di chiamata, l'invio della segreteria telefonica per e-mail e le videoconferenze. I servizi telefonici tradizionali, pur essendo affidabili, possono disporre di meno funzionalità.
• Flessibilità. Il VoIP è estremamente flessibile e scalabile, e consente di aggiungere o rimuovere facilmente utenti e di adattare le funzionalità in base alle esigenze. I servizi telefonici tradizionali possono essere più rigidi e meno adattabili alle mutevoli esigenze aziendali.
• Affidabilità. I servizi telefonici tradizionali sono noti per la loro affidabilità, grazie a infrastrutture consolidate e sistemi di backup. L’affidabilità del VoIP può variare in base a fattori come la stabilità della connessione internet e l’affidabilità del fornitore di servizi.

Quando progetti un modello di lavoro flessibile, vuoi migliorare la connettività del tuo team e colmare qualsiasi distanza creata dalla separazione fisica. Questo significa sfruttare il software di comunicazione giusto. In effetti, le linee fisse tradizionali sono soggette ad una progressiva eliminazione negli Stati Uniti, quindi è bene valutare il passaggio a VoIP ora. 

Zoom Phone, il nostro servizio telefonico VoIP basato su cloud, ottimizza i flussi di lavoro con una piattaforma unificata per telefono, chat, riunioni e altro ancora su dispositivi desktop e mobili. Inoltre, le sue funzionalità basate sull’IA, tra cui riepiloghi post-chiamata, estrazione delle attività dalla segreteria telefonica e assegnazione delle priorità alla segreteria telefonica, semplificano i flussi di lavoro, mettono le attività in ordine di priorità e migliorano la gestione delle comunicazioni.  

Zoom Phone si integra anche con altri strumenti di Zoom Workplace, una piattaforma di collaborazione basata sull’IA. Contattaci oggi stesso per scoprire come Zoom Phone può trasformare la connettività e la collaborazione del tuo business.

Hai altre domande sul VoIP? Noi abbiamo le risposte! Vediamo alcune delle domande più comuni.

Quanto costa il VoIP?

I costi del VoIP variano a seconda di fattori come il fornitore di servizi, le funzionalità e il numero di utenti. In genere, il VoIP consente un risparmio rispetto ai servizi telefonici tradizionali, con canoni mensili inferiori e tariffe interurbane ridotte. Tuttavia, potrebbero esserci dei costi iniziali di configurazione per le attrezzature e l'infrastruttura.

Si può utilizzare il VoIP con i telefoni cellulari?

Sì, molti telefoni cellulari possono utilizzare il VoIP per le comunicazioni vocali con app come Zoom Workplace. Quando un telefono cellulare è connesso alla rete Wi-Fi, queste app sfruttano la tecnologia VoIP per effettuare chiamate tramite internet anziché tramite le tradizionali reti cellulari, offrendo potenziali risparmi sui costi e funzionalità avanzate.

È possibile mantenere il numero telefonico attuale con il VoIP? 

Nella maggior parte dei casi, sì. I provider VoIP offrono generalmente servizi di portabilità del numero, che ti consentono di trasferire il tuo numero telefonico esistente al sistema VoIP. Ciò significa che puoi mantenere il tuo solito numero telefonico e allo stesso tempo godere dei vantaggi del VoIP. Allo stesso modo, quando trasferisci il tuo numero su Skype, questa funzionalità consente di mantenere i contatti esistenti senza problemi, il che è cruciale per garantire la continuità delle tue comunicazioni personali o professionali.

Il VoIP è più sicuro rispetto ai telefoni tradizionali?

Le misure di sicurezza del VoIP possono variare a seconda del fornitore di servizi e dell'implementazione. Anche se il VoIP offre funzionalità di crittografia e sicurezza per proteggere le comunicazioni, è importante implementare best practice come mantenere il software aggiornato.