Suggerimenti tecnici per piccole imprese: una guida per ottenere di più con Zoom Workplace

In qualità di proprietario di una piccola impresa, devi essere combattivo. Devi trovare sempre nuove soluzioni per emergere nell'affollato mercato odierno: raggiungere nuovi segmenti di pubblico, automatizzare i processi, migliorare l'efficienza e fare di più con meno, senza sovraccaricare il tuo team. La tecnologia giusta può rendere possibile tutto questo e non solo. 

Uno studio del 2024 della Camera di commercio degli Stati Uniti ha riportato che il 99% dei titolari di piccole imprese utilizza almeno una piattaforma o uno strumento tecnologico per gestire la propria attività, e il 47% utilizza quattro o più piattaforme. Due titolari di piccole imprese su cinque (40%) hanno dichiarato di utilizzare l'IA generativa, quasi il doppio della percentuale di utenti di IA generativa nel 2023 (23%).

Tuttavia alcuni potrebbero non rendersi conto di aver bisogno di una sola piattaforma per le loro esigenze di comunicazione e collaborazione, con l'IA generativa e agentica integrata. Zoom Workplace con AI Companion riunisce telefono, chat per il team, lavagna, riunioni, documenti intelligenti e integrazioni di terze parti supportate in un'unica esperienza utente. 

Che voglia fare di più per la tua attuale clientela o far crescere attivamente il tuo business, dai un'occhiata ai consigli qui di seguito per scoprire come Zoom Workplace può aiutarti a risparmiare più tempo, ottenendo il massimo dal tuo investimento.

L'indagine sulle piccole imprese della Camera di commercio degli Stati Uniti riporta che il 91% delle aziende si dichiara ottimista sul fatto che l'IA aiuterà la propria attività a crescere in futuro. Tuttavia, il 22% delle imprese che non utilizzano l'IA afferma che uno degli ostacoli all'adozione di questa tecnologia è il costo.

Mentre alcune aziende applicano un costo aggiuntivo per le funzionalità IA per utente, Zoom AI Companion è incluso senza costi aggiuntivi nel piano Zoom a pagamento idoneo.* 

Basta cliccare sull'icona a forma di scintilla di AI Companion quando organizzi una riunione Zoom. Ciò ti consentirà di attivare i riepiloghi delle riunioni o porre una domanda come "aggiornami" per ottenere i dettagli su ciò che è stato discusso fino a quel momento. 

Oltre a riassumere le riunioni, AI Companion può anche aiutarti a comporre email e messaggi di chat, fare brainstorming e organizzare contenuti su una lavagna, dare priorità ai messaggi in segreteria e riassumere le chiamate su Zoom Phone. Puoi chiedere ad AI Companion di estrarre informazioni dalle trascrizioni delle riunioni per avviare rapidamente un brief di progetto, un post sul blog o altri contenuti in Zoom Docs. Non dovrai perdere tempo a controllare i calendari dei colleghi per programmare il prossimo incontro: AI Companion può verificare la disponibilità e fissare la riunione per tuo conto.

Queste funzionalità aumentano la tua efficienza, permettendoti di dedicare il tuo tempo prezioso ad attività di maggior impatto. Visita la nostra pagina AI Companion per capire nello specifico come la tua piccola impresa può utilizzare l'intelligenza artificiale per migliorare la giornata lavorativa.

Potresti avere familiarità con Zoom Workplace come l'app che usi per partecipare a Zoom Meetings. Ma c'è molto altro che puoi fare con l'app desktop Zoom Workplace:

• Chatta con i colleghi su Zoom Team Chat, incluso in tutti gli account Zoom: puoi creare canali con gruppi di persone o inviare messaggi diretti individuali. Puoi anche aggiungere contatti esterni e chattare con loro, per una comunicazione che sembra più facile, veloce e organizzata rispetto alle e-mail.
• Collega il tuo calendario Google o Microsoft al tuo account Zoom per vedere tutte le tue riunioni nella scheda Calendario. Puoi partecipare a Zoom Meetings con pochi semplici clic (non dovrai più cercare il link alla riunione!), pianificare riunioni direttamente nell'app Zoom Workplace utilizzando AI Companion e altro ancora.
• Collega il tuo account e-mail Google o Microsoft con il tuo account Zoom (o configura un indirizzo e-mail gratuito con Zoom Mail) per accedere facilmente ai messaggi e-mail senza dover accedere a un'altra app. Inoltre, puoi utilizzare AI Companion per aiutarti a comporre e-mail!
• Se disponi di Zoom Phone, utilizza l'interfaccia softphone nell'app Zoom Workplace per effettuare chiamate, visualizzare e ascoltare la segreteria telefonica, inviare messaggi di testo e altro ancora. AI Companion può aiutare anche in questo caso, con riepiloghi post-chiamata e la possibilità di dare priorità ed estrarre attività dalla segreteria telefonica.
• Accedi a una suite di strumenti di produttività integrati per creare note, clip video e lavagne, che puoi condividere facilmente con i tuoi colleghi.
• Se hai Workvivo, puoi accedervi direttamente dall'app per visualizzare i post dei colleghi, fare complimenti a un collega del team, leggere le notizie aziendali ed esplorare i diversi spazi del reparto.

Se non l'hai già fatto, scarica l'ultima versione dell'app Zoom Workplace ed esplora le schede nella barra di navigazione in alto per vedere come puoi ottenere di più da Zoom mentre lavori. 

Le app per la pianificazione degli appuntamenti possono aiutare il tuo team a ridurre il tempo impiegato per organizzare riunioni con potenziali clienti e clienti esistenti. Invece di inviare e-mail avanti e indietro per fissare un appuntamento, tutto ciò che il tuo cliente deve fare è fare clic su un link di pianificazione e selezionare una data e un'ora in cui è disponibile per prenotare un posto sul tuo calendario. 

Se disponi di un account Zoom Workplace Business o Business Plus, hai accesso a Zoom Scheduler direttamente dall'app desktop o mobile senza costi aggiuntivi. Zoom Scheduler si sincronizza con il tuo calendario Google, Microsoft o Zoom per semplificare la prenotazione e non devi preoccuparti di inviare un'e-mail con il link alla riunione Zoom: viene tutto gestito automaticamente. 

Se il tuo piano Zoom Workplace non include Scheduler, puoi aggiungerlo a un prezzo inferiore rispetto ad altre app di pianificazione come Calendly. Scopri di più sul confronto tra Zoom Scheduler e Calendly.

Le conversazioni importanti non terminano quando finisce una riunione Zoom.In effetti, molte azioni, discussioni e processi decisionali critici avvengono una volta terminata la chiamata Zoom.Imparare a utilizzare Zoom Workplace durante il ciclo di vita delle riunioni (il tempo che trascorri prima, durante e dopo le riunioni) è la chiave per trascorrere il tuo tempo in modo più efficace.

Quando pianifichi una riunione nell'app Zoom Workplace, clicca sull'opzione per abilitare la chat continua delle riunioni. Ciò ti consente di avviare in anticipo una chat di gruppo con i partecipanti alla riunione per allinearti sui punti all'ordine del giorno o condividere materiali pre-riunione per la revisione. Una volta avviata la riunione, puoi fare riferimento a quei messaggi e continuare a chattare durante la riunione. Al termine della riunione, continua la conversazione in Team Chat. Puoi condividere il riepilogo della riunione di AI Companion e rivedere i thread di discussione per chiudere il cerchio sugli elementi in sospeso.

Secondo un sondaggio Morning Consult del 2024 commissionato da Zoom, l’82% degli intervistati che lavorano in piccole imprese ha dichiarato di utilizzare i telefoni per rimanere in contatto, rispetto al 70% degli intervistati in aziende con oltre 1.000 dipendenti.** Anche nell’era digitale, la comunicazione telefonica è ancora fondamentale, ma deve adattarsi allo stile di lavoro dinamico o ibrido della tua azienda.

Zoom Phone porta le tue comunicazioni telefoniche nel cloud, consentendo a te e ai tuoi dipendenti di accedere al telefono aziendale dall'app Zoom Workplace per desktop o per dispositivi mobili. Ciò significa che puoi effettuare e ricevere chiamate da qualsiasi dispositivo compatibile, sia che tu sia in ufficio, a casa o in viaggio. Puoi mantenere i tuoi telefoni fissi compatibili esistenti o scegliere telefoni fissi e per conferenze supportati dai nostri principali partner hardware.

Ecco alcuni modi in cui Zoom Phone aiuta a migliorare le comunicazioni tra dipendenti e clienti:

• I dipendenti possono risparmiare tempo sfruttando AI Companion per Zoom Phone per riepilogare chiamate e messaggi di testo, dare priorità ai messaggi in segreteria e altro ancora.
• Puoi utilizzare i tuoi strumenti aziendali preferiti in tandem con Zoom Phone. La nostra soluzione telefonica si integra con applicazioni essenziali come Salesforce, Google G-Suite, ServiceNow e HubSpot.
• È facile aggiungere e gestire gli utenti in Zoom Phone. Questo lo rende particolarmente adatto ai proprietari di piccole imprese che potrebbero indossare molti cappelli e non avere le risorse IT per gestire una soluzione più complessa.
• È possibile impostare le code di chiamata per ridurre i tempi di risposta. Dividi e conquista le richieste dei clienti instradando le chiamate a un gruppo designato di utenti, come un team di vendita o di supporto, in modo che la prima persona disponibile possa rispondere al telefono.
• I dipendenti potrebbero essere impegnati in una telefonata e voler disegnare uno schizzo veloce o tirare fuori un documento da rivedere con le altre persone al telefono. Con Zoom Workplace, possono passare facilmente da una telefonata a una riunione video quando la situazione lo richiede, avendo quindi a disposizione più risorse per intrattenere conversazioni produttive.

Se desideri altri suggerimenti per gestire la tua piccola impresa con Zoom, dai un'occhiata al nostro webinar on demand che analizza le 10 principali funzionalità di Zoom Workplace che fanno risparmiare tempo per aiutare i leader di piccole imprese come te a migliorare il proprio modo di lavorare.