Zoom on Zoom: bagaimana kami melakukan pekerjaan hibrida

Pekerjaan hibrida terlihat sedikit berbeda untuk semua orang. Bagi sebagian orang, itu berarti pergi ke kantor selama beberapa hari, bagi yang lain itu berarti masuk kapan pun Anda mau — di Zoom itu berarti keduanya. 

Kami percaya bahwa satu solusi tidak cocok untuk semua. Tim yang berbeda membutuhkan solusi yang berbeda; setiap orang memiliki caranya sendiri untuk belajar, berkolaborasi, dan berkreasi. Platform kami dirancang untuk mendukung koneksi tanpa batas melalui solusi fleksibel yang dapat mempertemukan orang-orang di mana pun mereka berada. Sebagai perusahaan yang terdistribusi secara global, kami mengandalkan setiap bagian dari platform Zoom untuk mewujudkan semuanya.

Beberapa dari kita bekerja secara eksklusif dari rumah, sementara yang lain melakukan perpaduan antara bekerja di kantor dan jarak jauh. Tim tertentu, seperti organisasi produk dan teknik kami, pergi ke kantor pada hari yang sama sehingga mereka dapat bekerja secara langsung pada proyek prioritas, sementara yang lain menggunakan platform kami untuk berkolaborasi dan terhubung di mana pun mereka berada.

Beberapa orang pergi ke kantor pusat kami, yang berlokasi di San Jose, California, ketika mereka ingin bekerja di kantor tersebut atau ketika mereka tahu orang lain akan masuk. Tim seperti organisasi produk dan teknik kami telah melakukan upaya terkoordinasi sehingga mereka dapat berkolaborasi dan menguji produk kerja hibrida kami secara langsung. 

Setiap Rabu, anggota tim produk dan teknik yang tinggal di dekat kantor pusat pergi ke kantor San Jose. Itu terlihat sedikit berbeda untuk setiap anggota tim. Beberapa orang memulai hari mereka lebih awal sehingga mereka dapat membantu penjemputan sekolah, sementara yang lain masuk lebih larut untuk menghindari lalu lintas. Setiap orang melakukan apa yang terbaik untuk jadwal mereka.

Manfaat utama menghabiskan hari Rabu di kantor: kemampuan untuk menggunakan inovasi kerja hibrida kami secara fisik — Reservasi Ruang Kerja, yang digunakan tim untuk memesan meja yang bersebelahan, Zoom Rooms, dan banyak lagi — dan mengidentifikasi area untuk perbaikan saat itu juga. Wawasan langsung tersebut terbukti sangat berharga untuk meningkatkan penawaran kami, dan tidak ada salahnya jika mereka semua makan siang bersama terlepas dari fakta tersebut.

Tim lain yang suka mempraktikkan apa yang mereka ajarkan? Tim produk papan tulis. Saat mengerjakan fitur baru atau memecahkan masalah, tim dengan cepat membuat dan membagikan Zoom Whiteboard di rapat tempat masalah diidentifikasi.

Sebagai tim hibrida, beberapa orang bekerja dari kantor menggunakan papan tulis fisik dengan perangkat Zoom Rooms untuk Perangkat Layar Sentuh , sementara anggota tim lainnya bergabung dari jarak jauh menggunakan laptop, tablet, dan bahkan ponsel saat mereka sedang bepergian. Tim secara teratur meninjau ulang papan untuk mengulang ide, berbagi papan di luar tim untuk mendapatkan wawasan tambahan yang berharga, membangun konsensus dan mendapatkan persetujuan, dan bahkan menyajikannya sebagai dokumen akhir. “Kami menghemat waktu karena tidak perlu membuat 3-4 dokumen dan presentasi untuk diedit, mendapatkan persetujuan, dan dibagikan setelah rapat dengan tim," kata Maribeth Brown, manajer pemasaran produk.

Tim produk dan teknik yang lebih luas juga menggunakan papan tulis saat mereka perlu menyusun diagram cepat. Seperti yang dicatat oleh Andrew Chuong, manajer produk senior, “Bahkan ketika secara langsung, saya menggunakan papan tulis untuk membuat catatan dan diagram untuk menjelaskan ide dengan lebih baik. Terkadang, sangat sulit untuk memahami konsep tanpa visual. Papan tulis memungkinkan saya melakukan brainstorming konsep sekaligus menghasilkan diagram yang dapat saya rujuk kembali nanti.”

Pelanggan kami adalah inti dari semua yang kami lakukan, di mana pun kami bekerja. Kami bertemu dengan mereka secara real time, berkolaborasi secara asinkron pada permulaan dan proyek orientasi, serta mengajak mereka berdiskusi untuk mendapatkan umpan balik tentang semua hal mengenai Zoom. Berikut beberapa cara kami mewujudkannya:

Pelanggan hybrid dan acara eksekutif tiga hari

KTT hibrida Dewan Penasihat Pelanggan (CAB) kami baru-baru ini menghubungkan lebih dari 50 orang, baik secara virtual maupun secara langsung, untuk menciptakan umpan balik holistik tentang inovasi terbaru kami. 

“Penting bagi kami untuk menawarkan fleksibilitas dan pilihan kepada anggota CAB yang tidak dapat hadir secara langsung karena konflik, alasan medis, atau kebijakan perjalanan perusahaan,” ujar Megan Donaldson, pimpinan advokasi pelanggan global di Zoom. “Salah satu anggota CAB yang hadir secara langsung khawatir dengan kemacetan lalu lintas di hari terakhir KTT, tetapi karena acara ini bersifat hibrida, ia dapat berangkat lebih awal dan bergabung dari aplikasi seluler Zoom di mobilnya.”

Kesuksesan KTT tidak akan mungkin terjadi tanpa bagian-bagian dari platform Zoom ini:

• Zoom Rooms. Fakta menyenangkan: Dalam waktu kurang dari sehari, tim layanan acara kami mengubah kamar hotel menjadi Ruang Zoom dengan mikrofon, tampilan, dan kamera yang telah disiapkan sepenuhnya.
• Obrolan rapat berkelanjutan. Peserta KTT berkomunikasi selama dan setelah rapat menggunakan obrolan rapat berkelanjutan. Saat salah satu peserta harus keluar dari KTT untuk menghadiri panggilan lain, mereka masih bisa menjawab pertanyaan yang muncul di obrolan. 
• Rekaman rapat dan bab cerdas. Setelah KTT, kami perlu menyatukan bagian-bagian penting dari jam rekaman rapat. Tim kami menggunakan bab cerdas untuk mengumpulkan umpan balik dan diskusi yang bermakna dengan cepat.

Pengarahan eksekutif

Menciptakan ruang untuk diskusi yang disesuaikan tidak eksklusif untuk CAB kami — ini juga terjadi secara rutin di Pusat Pengarahan Eksekutif (EBC) kami, ruang yang bertujuan untuk mempertemukan tim eksekutif Zoom dan pakar materi pelajaran dengan pelanggan untuk pengalaman yang sangat terkurasi yang dirancang untuk memecahkan tantangan bisnis kritis dan menampilkan inovasi terbaru Zoom.

“Merencanakan pengarahan eksekutif membutuhkan banyak waktu,” kata Mona Gorjestani, pemimpin EBC global. Itulah mengapa tim Mona membuat saluran Zoom Team Chat agar semua orang tetap terhubung sepanjang setiap pengarahan. Saluran ini berfungsi sebagai markas untuk tim EBC, tim akun, eksekutif, dan pemimpin diskusi. Saluran ini membantu semua orang berbagi konten, ide, dan pembaruan dalam saluran ini saat mereka bersiap untuk hari acara. 

Mona dan timnya memanfaatkan inovasi terbaru untuk membuat pengarahan menjadi lebih imersif, menarik, dan sedinamis mungkin. Fitur AI yang kuat seperti smart gallery, fitur Zoom Rooms yang menggabungkan perangkat keras canggih dan AI untuk membuat umpan video individu dari peserta dalam ruangan, dan direktur cerdas (dalam versi beta), yang membantu menentukan sudut terbaik untuk menampilkan individu dalam Zoom Room, memungkinkan pemerataan yang lebih baik dalam pengarahan di mana pun lokasinya. Dan untuk meningkatkan nilai produksi, tim EBC sering mengintegrasikan Zoom dengan vMix, perangkat lunak streaming langsung berkualitas tinggi, untuk menciptakan pengalaman tur hibrida yang imersif. 

Selanjutnya: Zoom Sessions, cara baru untuk membuat halaman arahan kustom untuk setiap pengarahan. Dengan menggunakan Zoom Sessions, yang memperluas fitur untuk acara satu sesi, tim EBC dapat memberi pelanggan toko serba ada untuk pengarahan eksekutif mereka, termasuk tampilan agenda, pembicara dan bios, ID rapat, konten, dan banyak lagi.

Untuk mempelajari lebih lanjut tentang inovasi Zoom terbaru yang kami gunakan untuk membantu memperkuat hubungan pelanggan, lihat blog Zoom on Zoom tentang Zoom Virtual Agent dan Zoom Revenue Accelerator.

Meskipun berkolaborasi dengan tim dan melayani pelanggan menghabiskan banyak waktu kita sehari-hari, kita semua masih memiliki tanggung jawab, program, dan hasil masing-masing. Belum lagi kebutuhan kehidupan pribadi kita — baik itu mengantar anak ke sekolah, mengajak anjing jalan-jalan, atau pergi ke dokter. Mungkin sulit untuk melakukan semuanya; itulah mengapa Zoomies seperti Greg DiPaolo, manajer grup untuk pemasaran web, mengandalkan fitur Zoom tertentu untuk menjadi produktif dan tersedia saat dia menciptakan keseimbangan kehidupan kerja. 

Dengan tim yang sebagian besar bekerja dari jarak jauh, Greg menemukan cara untuk menciptakan ruang bagi anggota timnya untuk mendapatkan bantuan yang mereka butuhkan saat mereka membutuhkannya. “Mengingat sifat dasar tim jarak jauh saya, saya akan sering mengadakan ‘jam kantor’ yang fleksibel di Zoom Huddles (dalam versi beta) yang terbuka bagi seluruh tim untuk mampir guna berbagi pembaruan, mengajukan pertanyaan, atau sekadar check in”, jelas Greg. “Ini cara yang bagus untuk menangani berbagai jadwal dan zona waktu yang berbeda.” 

Dia bukan satu-satunya yang mulai menggunakan huddles untuk menghadirkan interaksi yang kebetulan yang lancar dari pekerjaan langsung ke tim hibrida. Tim dan departemen — seperti tim pemasaran kami — membuat dan menggunakan huddles untuk memiliki ruang virtual bersama agar terhubung secara terorganisir melalui video, audio, atau obrolan, sering kali untuk percakapan singkat tentang proyek atau hanya untuk mengobrol.

Dalam hal menjaga keteraturan, Zoom Apps adalah bagian penting dari alur kerja Greg. “Integrasi aplikasi Zoom hadir secara konsisten dalam rapat di seluruh tim saya. Misalnya, tim saya menggunakan aplikasi Asana untuk mendiskusikan proyek tim terbaru kami. Integrasi yang disematkan ini memungkinkan kami untuk mengikuti kecepatan kerja yang tinggi, semuanya saat berada di lingkungan kerja hibrida kami,” katanya.  

Langkah cepat itu tidak eksklusif hanya untuk bekerja. Di rumah Greg yang sibuk, fitur seperti “Ingatkan Saya” di Zoom Team Chat membantunya mengejar obrolan kerja saat meliput latihan sepak bola, dan mentransfer rapat dari komputer ke ponsel membantunya saat tiba waktunya untuk menjemput anak-anak dari sekolah.

Dia juga menganggap latar belakang virtual sebagai keharusan mutlak. “Apakah saya sedang mencoba menutupi tumpukan mainan terbaru yang ditinggalkan anak-anak saya, atau berpindah ruang secara teratur untuk mencari tempat yang tenang, latar belakang virtual membuat rapat saya tetap konsisten dan terlihat setidaknya setengah profesional,” candanya.

Karyawan harus bekerja di mana dan bagaimana mereka merasa bahagia, aman, dan sukses. Itulah mengapa kami mendukung karyawan kami di berbagai lingkungan kerja; kami tahu platform Zoom mendukung gaya kerja mereka, di mana pun mereka berada atau di tim mana pun mereka berada. 

Dengan memupuk hubungan manusia yang mendalam dan berbagai mode kolaborasi, platform Zoom yang inovatif membantu menumbuhkan rasa saling percaya yang penting bagi tim untuk merasa terlibat dan berdaya untuk melakukan pekerjaan terbaik mereka dari mana saja. 

Ketika Anda memiliki kepercayaan itu, pekerjaan tidak lagi didefinisikan sebagai tempat, di mana pun karyawan merasa terlibat dan memiliki tujuan dalam pekerjaan mereka.