Reproduisez la magie des évènements en personne avec Zoom Events

Si la participation à des évènements à distance peut être considérée comme relativement passive (les participants faisant autre chose en même temps ou écoutant et décrochant alternativement), les outils de mise en réseau de Zoom Events favorisent une conversation et une implication actives des participants à distance qui peuvent ainsi bénéficier de l'établissement de réseau avec d'autres participants.

Si vous organisez votre évènement sur la plateforme de Zoom Events, vous pouvez activer ou désactiver la mise en réseau pour chaque évènement. Si la mise en réseau est activée, les participants ont plusieurs options pour entrer en contact avec d'autres participants avant, pendant et après l'évènement.  

Avant l'évènement, les participants peuvent :

• créer et modifier un profil de mise en réseau à l'aide d'image, de canaux sociaux et de vidéos ;
• afficher l'annuaire de l'évènement (sauf si cette option a été désactivée par l'hôte) ;
• afficher les profils des participants et des connexions ;
• demander à entrer en contact avec d'autres participants ;
• gérer « Mes connexions » ;
• communiquer avec leurs connexions via e-mail, téléphone et médiaux sociaux.

Au cours de l'évènement, les participants peuvent :

• créer et modifier un profil de mise en réseau à l'aide d'image, de canaux sociaux et de vidéos ;
• définir leurs préférences quant au moment où ils souhaiteraient établir un réseau ou entrer en contact avec d'autres participants ;
• afficher les profils des participants ;
• demander à entrer en contact avec d'autres participants ;
• entamer une discussion privée ;

Après l'évènement, les participants peuvent :

• modifier leur profil de mise en réseau ;
• afficher l'annuaire de l'évènement (sauf si cette option a été désactivée par l'hôte) ;
• demander à entrer en contact avec d'autres participants ;
• afficher les profils des participants ;
• gérer « Mes connexions » ;
• communiquer avec leurs connexions sur divers canaux.

Le profil de mise en réseau est conservé sur plusieurs évènements, ce qui permet aux invités de gérer leurs connexions actives et en attente même après la clôture d'un évènement. Bien que les annuaires des évènements soient propres à chaque évènement, les hôtes peuvent les rendre accessibles aux participants une fois l'évènement terminé.

Pour améliorer la communication entre les participants à l'évènement, nous avons amélioré l'expérience de chat de Zoom Events pour une découverte et une navigation des profils plus aisées, et une meilleure participation tout au long de l'évènement. Désormais, les utilisateurs peuvent discuter depuis le hall, entre les sessions, avec les sponsors et en privé au-delà de l'étage de l'exposition virtuelle.

Si l'on assiste à un retour des évènements en personne, il existe toujours une forte préférence pour les évènements virtuels et hybrides, 91 % des responsables de marketing évènementiel interrogés estimant que « les évènements hybrides sont l'avenir de la planification/gestion des évènements ». ** Si vous organisez un évènement virtuel et souhaitez aider les participants à distance à maximiser leur réseau professionnel, voici quelques conseils à garder à l'esprit.

1. Communications avant l'évènement : L'organisation d'évènements comprend souvent des communications aux participants avant l'évènement. Si Zoom Events envoie un e-mail de confirmation du billet demandant aux participants de créer un profil, nous recommandons toutefois aux hôtes d'utiliser leurs propres canaux de communication (comme les publications sur les réseaux sociaux ou les sites internet des évènements) pour demander aux participants de configurer un profil. Pour les participants qui ne sont pas encore prêts établir des liens, rappelez-leur qu'ils peuvent aussi désactiver leurs options de mise en réseau.

2. Publier l'annuaire des participants : Les hôtes peuvent commencer à développer un annuaire des participants pouvant être vu par tous les invités à l'évènement en publiant la liste des participants au préalable et en encourageant les inscrits à commencer à entrer en contact avec d'autres.

3. Envoyer des rappels : Outre les communications avant l'évènement, les hôtes doivent rappeler aux participants de tisser un réseau de relations les uns avec les autres au cours de l'évènement.

4. Analyse des données après l'évènement :Lors de la clôture de l'évènement, le tableau de bord d'analyse des données de Zoom Events constitue un outil précieux permettant aux hôtes de passer en revue les données et de voir le nombre de connexions et de chats individuels initiés. De plus, cela permet d'identifier les domaines nécessitant une amélioration de la mise en réseau lors des évènements futurs.

Conseil pro : prévoyez du temps dans le programme de votre évènement spécifiquement pour la mise en réseau. Lors de l'envoi des communications après l'évènement, vous pouvez également encourager les individus à rester en contact et à continuer la conversation avec d'autres participants.

Avec Zoom Events, les entreprises peuvent renforcer le sentiment de communauté entre les participants et les hôtes, en leur permettant d'entrer en contact, d'apprendre les uns des autres et d'élargir leurs réseaux professionnels. Les prochains mois, nous continuerons à ajouter d'autres outils de mise en réseau pour aider vos participants à établir des contacts enrichissants et productifs au sein de leur secteur.

Parlez avec un spécialiste de Zoom Events pour savoir comment améliorer les liens et les activités de mise en réseau de vos publics lors de votre prochain évènement.

** Données d'enquête tirées d'une étude de 2022 auprès de 150 responsables du marketing évènementiel réalisée par Morning Consult à la demande de Zoom.