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Protocolo de celebración de reuniones con vídeo: 7 consejos para que el asistente disfrute de la experiencia

Un buen protocolo de celebración de reuniones puede facilitar muchas cosas; sobre todo cuando trate con clientes. A continuación, figuran siete consejos de protocolo para asegurar el desarrollo efectivo y bien orientado de una reunión de Zoom.

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Actualizado el September 12, 2022

Publicado el November 27, 2019

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01 1. Asegúrese de presentar a todos los participantes al comienzo de la reunión. - Jumplink to 1. Asegúrese de presentar a todos los participantes al comienzo de la reunión.
02 2. Asegúrese de disponer de un fondo con un aspecto limpio y profesional. - Jumplink to 2. Asegúrese de disponer de un fondo con un aspecto limpio y profesional.
03 3. Mire a la cámara cuando hable en lugar de mirarse a sí mismo. - Jumplink to 3. Mire a la cámara cuando hable en lugar de mirarse a sí mismo.
04 4. Elimine distracciones y cíñase al orden del día. - Jumplink to 4. Elimine distracciones y cíñase al orden del día.
05 5. Tenga en cuenta la configuración de audio y vídeo. - Jumplink to 5. Tenga en cuenta la configuración de audio y vídeo.
06 6. Invite a la reunión exclusivamente a aquellos participantes cuya asistencia sea necesaria. - Jumplink to 6. Invite a la reunión exclusivamente a aquellos participantes cuya asistencia sea necesaria.
07 7. Si es usted el anfitrión, quédese hasta finalizar por completo. - Jumplink to 7. Si es usted el anfitrión, quédese hasta finalizar por completo.
08 Practique el buen protocolo de celebración de reuniones con vídeo - Jumplink to Practique el buen protocolo de celebración de reuniones con vídeo

John Montgomery

Escritora de contenido de Marketing

No existe nada que sustituya a los buenos modales en todas nuestras interacciones diarias, algo que resulta muy de agradecer a la hora de celebrar reuniones en espacios de trabajo. Existen algunas pautas convencionales que conforman un protocolo oportuno a la hora de celebrar reuniones, como llegar a tiempo, mantener el contacto visual o prestar atención; por lo tanto, aplicar estos mismos principios a nuestras reuniones con vídeo puede contribuir en gran medida a desarrollar un entorno empresarial productivo. También puede ayudarle a elevar su reputación personal hasta alcanzar cotas en las que se le considere un «gran anfitrión de reuniones». Las reuniones de trabajo tradicionales se suelen considerar improductivas porque se producen demasiados retrasos e interrupciones. Las plataformas de videoconferencia fiables y fáciles de usar, como Zoom, han contribuido a restablecer la reputación de las reuniones; no obstante, aún existen formas de asegurar que todos los asistentes aprovechen al máximo el tiempo asignado. Son bastante obvias algunas de las normas de sentido común en las reuniones, como por ejemplo evitar comer y beber, cuidar el lenguaje corporal y ser respetuoso con quien esté hablando. A continuación, figuran siete consejos de protocolo adicionales que ayudan a asegurar el desarrollo efectivo y bien orientado de una Reunión de Zoom.

Al igual que en una reunión real o en un evento social, usted no debería iniciar una conversación entre dos amistades suyas que no se conocen entre sí sin presentarlos. Esta misma práctica se aplica a las reuniones virtuales. Al ejercer de anfitrión, asegúrese de presentar a todas las partes al comienzo de la reunión para crear un entorno acogedor y estimular la participación.

Usted quiere que los asistentes se centren en el contenido de la reunión, no en el desorden que impera en su oficina ni en su increíble colección de obras de arte. Disponer de un entorno limpio con obras de arte y elementos decorativos adecuados para el ámbito laboral, reduce la posibilidad de que los asistentes se distraigan. También debe intentar asistir a la reunión desde un lugar tranquilo con poco movimiento y ruido de fondo. La característica de fondo virtual de Zoom es una forma sencilla de eliminar las distracciones en segundo plano que aparecen cuando se celebran reuniones en una ubicación muy concurrida o desordenada.

Si se mira a sí mismo al hablar en pantalla da la sensación de que su atención no está en la reunión. El contacto visual directo con la cámara mientras se habla da a los asistentes la impresión de que se les está mirando a ellos y no a otro lado, lo que crea un entorno en el que todos se sienten partícipes y presentes en la conversación. Asegúrese de colocar el monitor y la cámara web a la altura de los ojos para poder mirar a la cámara y simular la conexión visual con el resto de los asistentes.

Las notificaciones de aplicaciones de mensajería, los tonos de llamada y las aplicaciones que se ejecutan en el desktop pueden ser elementos de distracción, lo que puede provocar que los asistentes se sientan menospreciados e infravalorados. Eliminar estas distracciones ayuda a mantener bien orientado y libre de interrupciones el desarrollo de la reunión.

Compruebe que el micrófono no esté silenciado y que la cámara esté encendida para asegurarse de que todos los asistentes puedan oírle y verle al hablar. Si observa que un asistente habla con el micrófono silenciado, puede avisarle de que tiene el audio silenciado solicitándole que reactive el audio en la pestaña Administrar participantes. También puede gestionar la forma de iniciar y unirse a reuniones: con vídeo activado, acceso a reunión con audio silenciado, etc. en su Configuración de Zoom Meetings.

Invitar a compañeros de trabajo que no tienen que participar o tomar decisiones puede ser perjudicial para la calidad de la reunión. Dado que puede enviar a otras partes interesadas un resumen de la reunión a través de Zoom Team Chat, puede establecer un límite para la lista de asistentes y optimizar así la participación en la reunión. Como invitado, asegúrese de estudiar las invitaciones a reuniones que reciba para determinar si realmente es necesaria su asistencia. De no serlo, solicite una grabación de la reunión o un resumen para obtener la información que necesite.

La norma general para los anfitriones de reuniones es que esperen para finalizar la reunión hasta que todos los asistentes se haya desconectado; de este modo, los asistentes pueden ir saliendo a su ritmo y aportar algún último comentario antes de la desconexión. Zoom asigna un anfitrión alternativo si el anfitrión original sale primero, pero esto no queda bien. Que un anfitrión abandone al resto de participantes de la reunión es como abandonar su propia fiesta.

Seguramente usted no querrá ser la persona de su organización conocida por programar muchas reuniones improductivas. Practicar un buen protocolo de celebración de reuniones con vídeo es fundamental para garantizar que sus reuniones sean profesionales, eficientes y valiosas. Si desea obtener otros consejos y trucos para organizar una excelente reunión con vídeo, programe hoy mismo una demostración individual con un especialista en productos de Zoom.