Obtenga nuestros consejos para usar Zoom Team Chat para comunicarse cuando y como desee, gestionar proyectos complejos con facilidad y automatizar las tareas diarias, todo en un solo lugar.
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Actualizado el January 16, 2025
Publicado el January 16, 2025
Tener la información que necesita es algo bueno, ¿verdad? Pero no cuando procede de una docena de aplicaciones diferentes en forma de chats, correos electrónicos, etiquetas y mensajes directos. La sobrecarga de información puede hacer que resulte imposible mantenerse al tanto de todo, lo que le obliga a buscar maneras de organizarse, comunicarse eficazmente y encontrar lo que necesita.
Ahí es donde nuestra solución de chat que prioriza la IA, Zoom Team Chat, puede ayudar. Ya está incluida como parte de la aplicación Zoom Workplace sin coste adicional, así que tiene todo lo que necesita para comunicarse cuando y como desee, todo en un solo lugar. Puede obtener resultados más rápidamente con funciones organizativas que le permiten gestionar proyectos complejos con facilidad. Además, le permite priorizar lo que realmente importa, en lugar de todo el ruido, al automatizar las tareas diarias.
Quizás se pregunte cómo una aplicación de chat puede ayudarle a hacer todo esto. Zoom Team Chat va más allá del envío y la recepción de mensajes para ayudarle a colaborar de manera más inteligente y eficiente. Utilice nuestra ficha de trucos a continuación para aprender los conceptos básicos, organizar su forma de trabajar y ahorrar tiempo.
Si acaba de empezar con la Introducción a Zoom Team Chat, aquí tiene algunos consejos rápidos para mantener la organización y eficacia de sus comunicaciones.
Cuando una conversación de chat se desarrolla con rapidez, puede ser complicado seguir con atención a qué mensaje se está dirigiendo cada uno. Si pulsa el icono «Responder» debajo de un mensaje, contestará directamente a un mensaje y su respuesta se mostrará agrupada debajo de él, lo que indicará a los demás participantes que está opinando sobre el mismo tema. El mensaje original y todos los mensajes que están debajo de él se denominan hilo de conversación.
Si está en un chat o canal grupal y desea llamar la atención de una persona específica sobre un mensaje, menciónela usando la mención @ para enviarle una notificación. Simplemente introduzca el símbolo @ seguido del nombre de la persona que desea mencionar y luego selecciónela del menú desplegable.
Cuando necesite llamar la atención de todos sobre un mensaje importante, la función @todos envía una notificación a todos los miembros del chat de grupo o del canal. Asegúrese de usar esta función con moderación y de manera adecuada si va a notificar a un canal con cientos o miles de personas.
Para que sus mensajes no contengan URL largas, utilice la opción «Añadir enlace» del menú «Formato» para insertar el enlace directamente en el texto. Para reducir el número de clics, utilice los atajos de teclado (⌘+K en Mac o Ctrl+K en Windows) para añadir el hipervínculo después de seleccionar su texto. Si tiene un enlace copiado en su portapapeles, se pegará automáticamente en el campo de enlace.
Un mensaje de estado le permite mostrar una nota como parte de su perfil de Team Chat que otros pueden ver cuando seleccionan su contacto o chatean con usted. Es una excelente manera de compartir que estará fuera de la oficina o realizando tareas de campo durante el día para que la gente sepa que puede haber un retraso en la respuesta. También puede configurar su estado de presencia para que los miembros del equipo sepan de un vistazo si está disponible para un chat o llamada improvisados, si está ocupado, ausente o fuera de la oficina.
Ahora que ha aprendido los conceptos básicos para enviar y recibir mensajes, descubra cómo organizarlos de manera efectiva para que pueda mantenerse al tanto de sus comunicaciones y encontrar lo que necesita rápidamente.
La nueva barra lateral de Team Chat en el lado izquierdo de su aplicación de escritorio Zoom Workplace le ofrece flexibilidad para encontrar mensajes y canales. Puede encontrar rápidamente todos los mensajes en los que le han etiquetado usando la pestaña «Menciones» (y ver una insignia roja para cualquier mención nueva sin leer). Manténgase al tanto de los elementos de acción revisando la pestaña «Chats de reuniones» para ver todos los canales de chat de reuniones continuas en los que participa, utilizando el filtro «Hoy» para encontrar sus chats más recientes y solicitando a AI Companion* que enumere sus tareas de cada reunión.
Arrastre y suelte las diferentes pestañas para personalizar su vista de la barra lateral según su preferencia de trabajo. Podrá elegir entre muchas opciones diferentes, como «Destacados», «Carpetas», «Aplicaciones» y más, manteniendo lo esencial y eliminando las pestañas que no necesita.
Cuando desee chatear con un grupo de personas, Team Chat le ofrece la opción de crear un canal o un chat grupal. Pero, ¿cuál es la diferencia entre ambos?
Los canales de chat se pueden utilizar para temas más estructurados o foros de colaboración a largo plazo y suelen ser una buena opción para grupos grandes de personas. Pueden ser públicos, lo que significa que los miembros de su organización pueden buscarlos y unirse a ellos, o privados, lo que significa que otro miembro debe añadirles para darles acceso. Se pueden etiquetar en sus conversaciones de Team Chat para facilitar la navegación a ese canal añadiendo un #. Esto es útil si desea que su equipo sepa, por ejemplo, que hay un canal público #Preguntar a TI al que pueden unirse para ayudarles a resolver un problema de equipo. Los propietarios del canal también tienen más control sobre quién puede añadir miembros, publicar y etiquetar a todos los miembros del canal.
Por el contrario, los mensajes directos (DM) en los chats de grupo son fáciles de iniciar para conversaciones espontáneas. Puede añadir fácilmente a sus colegas al chat de grupo, pero ellos no pueden buscar ni unirse a chats de mensajería directa, y los mensajes directos no se pueden etiquetar con #. Si lo desea, siempre puede convertir un chat grupal de DM en un canal para obtener capacidades adicionales para invitar, moderar y controlar.
Cuando la barra lateral de Zoom Team Chat comienza a verse un poco desordenada, las carpetas son una excelente manera de organizar y agrupar sus conversaciones, canales y contactos. Cree carpetas en función de los proyectos en los que colabora o de los equipos con los que trabaja para que pueda localizar fácilmente las conversaciones y los canales que necesita encontrar. Al hacer clic en la pestaña «Carpetas» de su barra lateral, obtendrá una vista de nivel superior de todas sus carpetas, lo que facilita aún más encontrar lo que busca.
Directores, saben lo difícil que es asegurarse de que los miembros de su equipo, especialmente los recién contratados, estén incluidos en todas las conversaciones adecuadas. Los espacios compartidos en Team Chat eliminan el problema de tener que añadir manualmente a cada miembro del equipo a cada canal. Un espacio compartido es una colección de canales de chat, desde canales de todo el departamento hasta conversaciones basadas en proyectos. Cuando añade personas a su espacio, se les añade automáticamente a los canales de los que no forman parte. En la barra lateral, puede ver todos los espacios compartidos de los que forma parte y hacer clic en cada canal dentro de ese espacio.
Nuestra función de chat de reunión continuo permite que los participantes de la reunión se comuniquen antes, durante y después de una reunión mediante la creación de un chat grupal exclusivo en Zoom Team Chat para los participantes de la reunión. Cuando se habilita, los chats durante la reunión se muestran en ese chat de grupo a medida que se envían en la reunión, lo que permite que las conversaciones sigan una vez finalizada la reunión. Cuando programe una reunión, asegúrese de que la opción «Habilitar chat de reunión continuo» esté activada. Estos canales de chat se pueden encontrar fácilmente haciendo clic en la pestaña «Chats de reunión» en la barra lateral de Team Chat.
Los chats de reunión continuos son accesibles en la ventana de la reunión y en Team Chat.
Cuando recibe una gran cantidad de mensajes, el chat puede parecer abrumador. Para evitar sentirse agobiado, intente ajustar la configuración de notificaciones en Team Chat. Puede configurarlo para que solo le notifique cuando se le mencione directamente, reciba un mensaje en un chat individual o de grupo o en determinados canales de su elección. También puede personalizar las notificaciones a nivel de pestaña para elegir qué categorías muestran su recuento de mensajes no leídos, lo que ayuda a despejar y reducir el ruido.
Team Chat es un hub de colaboración, pero saber cómo navegar por él de forma eficaz también le ayuda a aumentar su propia productividad. A continuación le dejamos algunos consejos para mejorar su forma de trabajar.
Las solicitudes y asignaciones se envían con frecuencia por chat. Puede obtener una lista de elementos de acción de un canal de chat específico accediendo al panel de AI Companion. Pida a AI Companion que identifique sus elementos de acción más recientes y obtenga una lista de tareas personalizada u obtenga una lista de tareas general que incluya qué compañeros están asignados a qué tareas. AI Companion está incluido sin coste adicional en los planes de pago que cumplen los requisitos de Zoom Workplace* y actúa como su asistente personal de IA para ayudarle a lograr más.
En el caos del trabajo diario, a veces los mensajes importantes se pasan por alto. En lugar de preocuparse por lo que podría haberse perdido, reciba un recordatorio sobre mensajes importantes cuando le vaya mejor. Puede seleccionar cuándo desea que se le notifique nuevamente sobre un mensaje que ha recibido, lo que puede ayudar a garantizar que los mensajes no se olviden ni se descuiden. Incluso puede ver todos los mensajes que ha marcado para que se le recuerden en la pestaña Recordatorios de la barra lateral.
Hay que ser realistas: con los mensajes, archivos, capturas de pantalla y más que llegan a través de la aplicación de chat, puede ser complicado encontrar exactamente lo que busca. Pero con la robusta función de búsqueda de Team Chat, puede localizar fácilmente los recursos que necesita. En la aplicación de escritorio, haga clic en el botón «Buscar» en la parte superior de su barra de navegación. Introduzca palabras clave relevantes para buscar en toda la plataforma Zoom Workplace, desde Team Chat hasta Reuniones, Pizarra, Docs, Contactos y más, para encontrar archivos o mensajes que coincidan con sus criterios de búsqueda.
Guarde notas, recursos y recordatorios importantes en su propio canal de chat dedicado que no es visible para otros usuarios. Para usar el chat personal, haga clic en su nombre en la pestaña «Destacados», escriba su mensaje y pulse «Enviar». Esto le envía un mensaje a usted mismo que puede volver a consultar más tarde, independientemente del dispositivo que utilice para acceder a Team Chat.
Todos estamos buscando maneras de recuperar más tiempo en nuestro día. La IA, las capacidades de automatización y las integraciones pueden ayudarle a ahorrar tiempo. Aquí tiene algunos consejos para utilizarlas.
Si tiene un montón de mensajes de Team Chat con los que ponerse al día, AI Companion puede ayudarle a resumir las largas cadenas de chat, poniéndole al día sobre lo que se ha debatido y las decisiones que se han adoptado. Si desea responder, AI Companion puede ayudarle a redactar un mensaje según el contexto de la conversación. Puede cambiar el tono y la longitud del mensaje para personalizar las respuestas sugeridas.
Las tareas rutinarias de trabajo que tardan uno o dos minutos en completarse pueden acumularse rápidamente, dejándole menos tiempo para centrarse en tareas más importantes. Con Zoom Workflow Automation puede automatizar ciertas tareas en Zoom Workplace, como enviar recordatorios semanales a su equipo para que complete una actualización de estado o aprobar rápidamente una solicitud de tiempo libre.
También puede liberar su tiempo para el trabajo que importa integrando AI Companion en sus flujos de trabajo automatizado para aprovechar el contexto de la plataforma y las ideas procesables. Cree flujos de trabajo que se ejecuten automáticamente:
Comience con una de nuestras plantillas de flujo de trabajo prediseñadas o construya la suya propia desde cero. Con el generador sin código de Workflow Automation, es sencillo crear flujos de trabajo potentes que le ahorren tiempo.
Alternar entre diferentes aplicaciones para transferir información y realizar un seguimiento de los archivos puede consumir mucho tiempo. Zoom Team Chat se integra con docenas de aplicaciones populares para que pueda acceder a archivos en Google Drive, crear una incidencia en Jira o previsualizar enlaces de Figma directamente desde un mensaje de Team Chat. Consulte nuestras integraciones de chat en el Zoom App Marketplace.
Los consejos anteriores pueden ayudarle a mejorar la colaboración en equipo, organizar sus comunicaciones y utilizar su tiempo de manera más eficiente, pero ¿cómo encaja realmente Team Chat en su día? Estos son solo algunos ejemplos del mundo real.
Vaya al chat de la reunión designada; puede encontrarlo rápidamente usando la pestaña de la barra lateral. Envíe un mensaje rápido para informar a las personas que no podrá unirse. Cuando finalice la reunión, pida a AI Companion que resuma los mensajes nuevos del canal de chat. También puede leer el resumen de la reunión generado por AI-Companion cuando se publique en el chat para mantenerse al tanto de los puntos clave del debate y los elementos de acción.
Los proyectos grandes a menudo implican a muchos equipos interfuncionales diferentes. Cree un espacio compartido que incluya todos los canales de chat esenciales para el proyecto. Si necesita la incorporación de un nuevo miembro del equipo, este obtendrá acceso instantáneo a todos los canales importantes. Recopile actualizaciones de estado semanales de los miembros del equipo utilizando un flujo de trabajo automatizado y pida a AI Companion que resuma esas actualizaciones en una descripción concisa que pueda compartir con el grupo. Utilice el canal de chat de reunión continuo para publicar su orden del día antes de las reuniones de proyecto y responder a las preguntas de seguimiento según sea necesario.
Las jornadas con horario regular de nueve a cinco han terminado. Muchos equipos trabajan en diferentes zonas horarias y manejan horarios flexibles, lo que significa que sus colegas pueden no estar en línea al mismo tiempo que usted. Puede programar los mensajes de chat para que se envíen a una hora más conveniente para su compañero de trabajo o establecer un recordatorio para seguir un hilo de conversación a una hora en la que tanto usted como su colega estén disponibles. Si necesita transmitir una idea más compleja, puede capturar pantallas y anotarlas sin salir de la ventana de chat o grabar un mensaje de voz o vídeo para que su compañero lo revise más tarde.
Las aplicaciones de chat proporcionan una base importante para la colaboración organizada y la productividad. Con Zoom Team Chat, obtendrá un hub de colaboración diseñado no solo para organizar los mensajes de chat, sino también para consolidar sus otras herramientas de comunicación y productividad en un solo lugar: la aplicación Zoom Workplace.
Para obtener más información sobre qué más puede hacer con Zoom Workplace, consulte estos cinco consejos para mejorar su jornada laboral.
* AI Companion se incluye con los servicios de pago de las cuentas de usuario de Zoom. Es posible que AI Companion no esté disponible para todas las regiones o sectores.
Nota del editor: Este blog se publicó originalmente en julio de 2023 y se actualizó en enero de 2025 para reflejar las funciones y capacidades más recientes de Team Chat.
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