Leitfaden: Wie Sie den Arbeits-Chat effektiv nutzen

Hier erfahren Sie, wie Sie eine kollaborative digitale Arbeitsumgebung schaffen, Ihren Arbeits-Chat organisieren und Best Practices für eine effektive Teamkommunikation anwenden.

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Wie Sie den Arbeits-Chat effektiv nutzen
In diesem Handbuch

Chat-Apps am Arbeitsplatz sind unverzichtbare Werkzeuge für die Kommunikation mit Mitarbeitern in Ihrem Unternehmen, unabhängig davon, ob diese am Schreibtisch gegenüber sitzen oder sich in einer anderen Zeitzone befinden. Messaging-Plattformen für Unterhaltungen in Echtzeit schaffen eine kollaborative Atmosphäre, in der Mitarbeiter einzeln oder in Gruppen miteinander kommunizieren und Informationen außerhalb von geplanten Meetings und Anrufen frei austauschen können. 

Die meisten Chat-Apps für die Arbeit sind unkompliziert zu bedienen. So können Sie ganz einfach eine Nachricht an einen Kollegen senden oder einen Gruppenkanal starten – ohne viel Erfahrung oder Einarbeitung. Wenn Sie jedoch zusätzliche Funktionen wie KI-Fähigkeiten und Organisationstools nutzen, kann der Arbeits-Chat Ihre Kommunikation grundlegend verändern. Durch den Zugriff auf einen zentralen, organisierten Bereich für eine effektive Zusammenarbeit können Sie Unterhaltungen und Dateien leicht durchsuchen, um die benötigten Informationen zu finden. Außerdem können Sie so Teammitglieder über große und kleine Projekte auf dem Laufenden halten.

Sie haben noch keine Erfahrung mit Unternehmens-Chats? Dann finden Sie hier einen Leitfaden, der Ihnen hilft, die Grundlagen der Chat-Organisation und -Etikette zu erlernen. Wir werden uns Folgendes anschauen: 

  • Möglichkeiten zum Organisieren Ihres geschäftlichen Chatbereichs
  • Tipps für eine effektive Kommunikation per Chat für Unternehmen
  • Wichtige Funktionen, auf die Sie bei einer Chat-App achten sollten
  • Wie eine geschäftliche Chat-Lösung wie Zoom Team Chat die Zusammenarbeit Ihrer Teams verbessern kann

Gestalten Sie einen organisierten Bereich für Workplace Chat

Arzt am Telefon

Unabhängig davon, ob Ihr Team in Vollzeit von zu Hause aus, hybrid oder im Büro arbeitet – heutzutage erfolgt die Zusammenarbeit häufig mit Kollegen, die sich nicht am selben Standort befinden. Ein organisierter Chat-Bereich am Arbeitsplatz hilft, diese Distanz zu überbrücken und ein effektives Teamwork zu gewährleisten. So erstellen Sie eine produktive Umgebung in Ihrer Team Chat-App.

Namenskonventionen für Kanäle festlegen

Ein Chat-Kanal bezeichnet in der Regel einen Gruppenchat-Bereich in einer Messaging-App wie Zoom Team Chat, Slack oder Microsoft Teams. Kanäle können erstellt werden, um Menschen zusammenzubringen, die gemeinsam über ein bestimmtes Thema diskutieren. Daher empfehlen wir, klare Namenskonventionen für Kanäle zu erstellen, damit sie leicht erkennbar und durchsuchbar sind. So erleichtern beispielsweise Präfixe wie „Proj-“ für Projektkanäle oder „Team-“ für teamspezifische Diskussionen allen Beteiligten, die gewünschten Informationen zu finden. 

Die Einrichtung spezieller Kanäle für verschiedene Gruppen und Teams innerhalb des Unternehmens fördert das Gemeinschaftsgefühl und sorgt gleichzeitig dafür, dass die Gespräche fokussiert und relevant bleiben. 

  • Ein unternehmensweiter Ankündigungskanal kann als Hauptquelle für wichtige Aktualisierungen dienen. Je nach Größe Ihres Unternehmens können Sie die Berechtigungen für die Veröffentlichung einschränken, um die Übersichtlichkeit zu wahren. 
  • Teamspezifische Kanäle unterstützen gezielte Diskussionen innerhalb von Abteilungen, während Projektkanäle die Zusammenarbeit bei spezifischen Initiativen erleichtern. 
  • Die funktionsübergreifende Teamkoordination profitiert von speziellen Kanälen, die Mitglieder aus verschiedenen Abteilungen zusammenbringen. 
  • Darüber hinaus bieten soziale oder „Watercooler“-Kanäle einen Raum für zwanglose Gespräche und Teambildung und tragen so zur Aufrechterhaltung der Unternehmenskultur in digitalen Räumen bei. 

Sie können diese verschiedenen Arten von Kanälen mithilfe von Emojis und Symbolen kennzeichnen, damit sie in Ihrer Chat-Liste leichter zu finden sind.

Mit gemeinsam genutzten Bereichen alle auf dem Laufenden halten

Gemeinsam genutzte Bereiche sind eine Chat-Funktion, die eine gegenseitige Abstimmung im Team erleichtern. Im Zoom Team Chat können Sie beispielsweise einen gemeinsam genutzten Bereich einrichten, der mehrere Gruppenkanäle umfasst, auf die alle Mitglieder Zugriff haben sollen. Wenn Sie eine Person zu diesem gemeinsam genutzten Bereich einladen, wird sie automatisch zu all diesen Gruppenkanälen hinzugefügt. Das ist hilfreich, wenn Sie ein Team leiten und neue Mitarbeiter durch Onboarding einarbeiten möchten. Denn so können Sie sie gleichzeitig zum unternehmensweiten Ankündigungskanal, zum abteilungsweiten Kanal und zu Ihrem Teamkanal hinzufügen. Nicht alle Chat-Apps verfügen über diese Funktion. Sie ist aber nützlich, um eine Liste der wichtigsten Kanäle für Teams zu verwalten.

Mit Ordnern und Sternen Ihren eigenen organisierten Bereich gestalten

Während Elemente wie Kanalnamen und gemeinsam genutzte Bereiche dazu beitragen, die gesamte Gruppe zu organisieren, können Sie mithilfe von Funktionen wie Ordnern und Stern-Markierungen auch Ihre eigene Organisationsstruktur erstellen. Sterne werden häufig für Ihre wichtigsten Kanäle verwendet, die Sie täglich aufrufen oder sofort öffnen möchten. Sie können beliebig viele Ordner anlegen, um Ihre Chats in verschiedene Kategorien zu unterteilen – nach Abteilung, Projekt oder sozialen Kanälen. Im Zoom Team Chat können Sie die Ansicht dieser Ordner erweitern oder reduzieren, um die Übersicht zu wahren und sich nur auf die Kanäle zu konzentrieren, die Sie benötigen.

Tipps für die effektive Nutzung des Arbeits-Chats

Tipps für die effektive Nutzung des Arbeits-Chats

Wenn es um den Einsatz von Chat für Unternehmen geht , hat die Suche nach einer benutzerfreundlichen Lösung oberste Priorität. Die Benutzerfreundlichkeit trägt zu einer breiten Akzeptanz bei und maximiert die Produktivität im gesamten Unternehmen. Hier finden Sie weitere Funktionen und Möglichkeiten, die Sie bei der Suche nach einer Direktnachrichten-Lösung berücksichtigen sollten.

  • Eine Möglichkeit, Nachrichten zu organisieren

    Die Möglichkeit, Unterhaltungen mit Threads, Pins und Ressourcen-Lesezeichen zu organisieren, sorgt nicht nur für eine klare Kommunikation im Team, sondern auch dafür, dass wichtige Informationen jederzeit leicht zugänglich sind.

  • Möglichkeit, den Arbeits-Chat überall zu nutzen

    Sie erhalten mehr Flexibilität mit einer App, die sowohl für den Desktop als auch für mobile Geräte optimiert ist. Die einfache Verwaltung von Benachrichtigungen ermöglicht eine nahtlose Kommunikation, unabhängig davon, wo die Teammitglieder gerade arbeiten.

  • Leicht zu skalieren

    Eine Chat-App für den Arbeitsplatz benötigt zugängliche Benutzerverwaltungs-Funktionen, um neue Teammitglieder hinzuzufügen, wenn das Unternehmen wächst. Achten Sie auf Funktionen für die externe Zusammenarbeit, die es internen Teammitgliedern ermöglichen, mit Kontakten außerhalb des Unternehmens zusammenzuarbeiten und gleichzeitig angemessene Zugriffssteuerungen aufrechtzuerhalten.

  • Hält die Daten sicher

    Wenn Chats für geschäftliche Zwecke zum Einsatz kommen, werden häufig sensible Informationen über Nachrichten ausgetauscht. Umfassende Sicherheitseinstellungen und Compliance-Funktionen, einschließlich Datenverschlüsselung, Zugriffssteuerung und Aufbewahrungsrichtlinien, tragen dazu bei, dass vertrauliche Kommunikationen geschützt bleiben und branchenspezifische Vorschriften eingehalten werden.

  • Unterstützt die Zusammenarbeit an Dokumenten

    Die Möglichkeit, verschiedene Dateitypen mit Vorschaufunktionen in Nachrichten einfach zu teilen, vereinfacht die Zusammenarbeit mit Dokumenten, wenn diese zusammen mit angemessenen Speicherplatzbeschränkungen erfolgt.

  • Bietet Integrationsmöglichkeiten

    Der Zugang zu allen Apps für die Gruppenkommunikation auf einer einzigen Plattform verbessert die Effizienz. Integrationsmöglichkeiten mit gängigen Tools und benutzerdefinierten Optionen schaffen im Zusammenspiel mit einheitlichen Kommunikationsfunktionen einen nahtlosen Workflow, weil der Chat am Arbeitsplatz so mit anderen Geschäftsanwendungen verknüpft werden kann.

Wichtige App-Funktionen, die das Chatten erleichtern

Wichtige App-Funktionen, die das Chatten erleichtern

Ihre Chat-App am Arbeitsplatz bietet verschiedene Funktionen und Möglichkeiten. Damit Sie diese optimal nutzen zu können, sollten alle Mitarbeiter Richtlinien für eine einheitliche Nutzung und Best Practices befolgen, damit die Kanäle klar benannt und organisiert sind. So stellen Sie sicher, dass die App für das gesamte Unternehmen gut funktioniert und dass alle Teammitglieder sie effektiv nutzen können.

  • Geben Sie den Kanälen klare Namen und Beschreibungen

    Wenn Sie Arbeits-Chat-Kanäle einrichten, geben Sie ihnen eindeutige und beschreibende Namen, die es den Teammitgliedern erleichtern, Unterhaltungen zu finden und bestimmte Informationen wie soziale Gruppen, Projekt-Updates oder Support-Kanäle zu finden. Stellen Sie sicher, dass Sie den Zweck jedes Kanals und die vorgesehenen Teilnehmer klar definieren und kommunizieren, um den Fokus zu wahren und die Diskussionen auf Kurs zu halten.

  • Verwenden Sie Statusnachrichten, um Ihre Verfügbarkeit mitzuteilen

    Zusätzlich zu den Statusanzeigen, die automatisch anzeigen, ob ein Kontakt verfügbar, in einer Besprechung, in einem Kalenderereignis oder offline ist, können die Teammitglieder durch das Einstellen einer Statusnachricht über Ihre Verfügbarkeit und Ihren Arbeitsstatus während des Tages informiert werden, z. B. wenn Sie krank, im Urlaub oder auf Geschäftsreise sind. Dies hilft, die Erwartungen an die Reaktionszeiten zu erfüllen und Unterbrechungen zu vermeiden, wenn Sie sich im Konzentrationsmodus befinden.

  • Seien Sie höflich und prägnant

    Chats am Arbeitsplatz sind für eine effiziente und sofortige Kommunikation gedacht. Seien Sie also klar und präzise in Ihren Nachrichten, um die Effektivität zu erhalten. Halten Sie die Konversationen übersichtlich, indem Sie Threads für Diskussionen verwenden, @Erwähnungen nutzen, um bestimmte Kontakte innerhalb eines Kanals zu benachrichtigen, und unnötige @alle-Kanal-Erwähnungen vermeiden, um Benachrichtigungen auf ein Minimum zu beschränken.

  • Halten Sie die Nachrichten ordentlich

    Wenn Sie Textformatierungen wie Fettdruck, Aufzählungszeichen und Überschriften verwenden, lassen sich Ihre Nachrichten leicht überfliegen und verstehen. Dies verbessert die Lesbarkeit und hilft, wichtige Informationen hervorzuheben. Wenn Sie eine Ressource senden, z. B. einen Link, eine Datei, ein Bild oder ein Video, geben Sie unbedingt einen Titel an und geben Sie an, was die Ressource enthält — so kann sie leichter über die Suchfunktion gefunden werden.

  • Wissen, wann Sie ein Meeting planen sollten

    Arbeits-Chat-Kanäle helfen, unnötige Meetings zu vermeiden und Projekte schneller voranzutreiben. Sie eignen sich hervorragend, um Teamkollegen auf dem Laufenden zu halten, schnelle Fragen zu stellen, Ideen zu sammeln und relevante Informationen oder Ressourcen auszutauschen. Genauso wichtig ist es jedoch, zu wissen, wann man Gespräche offline führen sollte, indem man komplexere Diskussionen auf Telefonate oder virtuelle Meetings verlegt. 

  • Grenzen setzen

    Halten Sie die Grenzen zwischen Arbeit und Privatleben ein, indem Sie klare Online-Zeiten festlegen und bei Bedarf die Funktion „Nicht stören“ nutzen. Dies hilft, Burnout zu verhindern und fördert ein gesundes Gleichgewicht zwischen Arbeit und Privatleben.

  • Sorgen Sie für einen aufgeräumten Arbeitsplatz

    Halten Sie Ihren Chatbereich mit regelmäßigen Aufräumarbeiten ordentlich und effizient. Die Archivierung alter Kanäle und die Erstellung von Ordnern zur Organisation von Direktnachrichten und Kanälen erleichtert das Auffinden von Informationen und reduziert das digitale Durcheinander.

Holen Sie sich weitere Tipps für die Nutzung des Zoom Team Chat, einschließlich Chat-Etikette für Anfänger, mehr Möglichkeiten, Nachrichten zu organisieren, Profi-Tipps für persönliche Produktivität und Tipps, um Zeit in Ihrem Tag zu sparen.

Vereinfachen Sie den Arbeits-Chat mit Zoom Team Chat

Vereinfachen Sie den Arbeits-Chat mit Zoom Team Chat

Zoom Team Chat, unsere Arbeits-Chat-Lösung für die Zoom-Plattform, kombiniert KI-gestützte Funktionen mit einer vertrauten, intuitiven Benutzeroberfläche und fortschrittlichen Funktionen für die Zusammenarbeit, um die tägliche Kommunikation zu optimieren und die Teamarbeit zu erleichtern.

Zoom Team Chat funktioniert mit AI Companion zusammen mit Ihren Zoom Workplace-Kommunikations- und Produktivitätstools wie Zoom Meetings, Phone, Docs und Whiteboard. Er wurde entwickelt, um die Zusammenarbeit durch organisierte Gruppenchats zu verbessern und gleichzeitig den Wechsel zwischen verschiedenen Kommunikationskanälen in einer einzigen App zu erleichtern. Die Funktionen umfassen:

  • Hochgradig anpassbares und flexibles Registerkartenverwaltungssystem

    Die Navigation in der Seitenleiste von Team Chat bietet mehr Kontrolle über die Badges und Benachrichtigungen auf Registerkartenebene, so dass Sie nicht von Benachrichtigungen überwältigt werden oder endlos scrollen müssen, um einen Kanal zu finden. Team Chat bietet außerdem erweiterte Filter- und Sortierfunktionen sowie die einzigartige Möglichkeit, Registerkarten zu ziehen, abzulegen und anzuheften.

  • Nahtlose Übergänge von Nachrichten bis hin zu Meetings

    Mit dem Team Chat können Sie ein Zoom-Meeting direkt von einem Kanal aus planen, so dass Sie alle Teilnehmer des Kanals zu einer Videodiskussion zusammenbringen können.

  • Team-Chat und Meetings arbeiten Hand in Hand

    Die „kontinuierlichen Meeting-Chats“ von Zoom sind spezielle Gruppenchats für Meeting-Teilnehmer (sowohl geplante als auch Ad-hoc-Meetings). Sie ermöglichen es Ihnen, Ressourcen und Meetingpläne vor einem Meeting mit allen Teilnehmern zu teilen, während eines Meetings in Echtzeit zu chatten und Unterhaltungen nach dem Ende des Meetings fortzusetzen. Vom AI Companion erstellte Meeting-Zusammenfassungen werden direkt an den kontinuierlichen Meeting-Chat gesendet, so dass alle Beteiligten sich auf dem Laufenden halten können. Wenn ein eingeladener Teilnehmer das Meeting verpasst, kann er den kontinuierlichen Meeting-Chat besuchen, um die Zusammenfassung zu lesen und sich auf den neuesten Stand zu bringen.

  • Sofortiger Zugang zu allen richtigen Kanälen

    Gemeinsame Bereiche machen es überflüssig, dass Sie jedes Teammitglied manuell zu jedem Kanal hinzufügen müssen. Fügen Sie einfach alle Kanäle, die mit Ihrem Projekt zu tun haben, zu einem gemeinsamen Bereich hinzu, und die Teammitglieder in diesem gemeinsamen Bereich erhalten automatisch Zugriff auf diese Kanäle.

  • Klarheit mit besser organisierten Unterhaltungen

    Der Team Chat unterstützt Thread-Unterhaltungen in Kanälen, 1:1-Chats und Meeting-Chats, die Ihnen und anderen helfen, Unterhaltungen zu organisieren, damit Sie sie leichter verfolgen können.

  • Integrierte KI-Funktionen

    Zoom AI Companion hilft Ihnen, Arbeitsabläufe zu optimieren, damit Sie mehr erledigen können. Teilen Sie KI-generierte Meeting-Zusammenfassungen und nächste Schritte in einem Chat-Kanal, informieren Sie sich über Gruppennachrichten mit den Zusammenfassungen von AI Companion und bitten Sie AI Companion, Nachrichten für Sie zu verfassen.

Bleiben Sie in Verbindung über Zoom Workplace

Mann nutzt Tischtelefon

Team Chat ist Teil von Zoom Workplace, was bedeutet, dass Sie in einer App Zugriff auf alle Ihre Kommunikations-, Kollaborations- und Produktivitätstools haben. Von Videokonferenzen bis zu Cloud-Telefonaten können Sie direkt von Ihrer Chat-App am Arbeitsplatz aus Termine mit Teammitgliedern wahrnehmen oder planen. Außerdem können Sie mit Team Chat asynchron kommunizieren – mit Funktionen wie Sprachnachrichten, Bildschirmaufzeichnungen, geplanten Nachrichten, Erinnerungen und mehr.

Team Chat ist in allen Zoom Workplace-Abos enthalten, ohne zusätzliche Kosten oder Verträge. Möchten Sie von Ihrer vorhandenen Chat-App wechseln? So schneidet Team Chat im Vergleich zu Microsoft Teams ab. 

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