Zoom über Zoom: Erstellung von Geschäftsprozessbeschreibungen mit Zoom AI Companion und Zoom Docs

Es klafft eine große Kluft zwischen Menschen, die künstlicher Intelligenz (KI) skeptisch gegenüberstehen, und denen, die davon überzeugt sind, dass sie unser Leben erheblich einfacher machen wird. Damit jeder versteht, wie neue Technologien in alltägliche Arbeitsabläufe integriert werden können, zeigen wir gerne, wie wir unter Einsatz von AI Companion in kürzerer Zeit bessere Ergebnisse erzielen. 

Wir möchten Ihnen eine unserer jüngsten Prozessänderungen durch eines unserer eigenen Teams vorstellen, bei der wir unsere Arbeitszeit um bis zu 80 % reduzieren konnten, indem wir Gespräche aus einem Zoom Meeting ganz einfach mit Zoom Docs und AI Companion in ein konkretes Arbeitsergebnis umwandelten. Unser Anwendungsbeispiel ist zwar ein konkretes Team mit einer konkreten Aufgabe. Klar ist aber, dass die Möglichkeit besteht, Transkripte und AI Companion zu nutzen, um das gesamte Wissen und die Informationen aus Zoom Meetings zu bündeln.

Unser internes Audit-Team arbeitet daran, eine unserer zeitaufwändigeren Aufgaben zu automatisieren: das Verfassen von Prozessbeschreibungen, die den Prozessablaufdiagrammen beigefügt sind und von internen und externen Prüfern als Dokumentation zur Einhaltung des Sarbanes-Oxley Act (SOX) verlangt werden. Wer mit dem Thema SOX-Compliance nicht vertraut ist, findet hier eine kurze Zusammenfassung. 

US-Aktiengesellschaften müssen den Sarbanes-Oxley Act (SOX Act) aus dem Jahr 2001 einhalten, der die Beachtung der Richtlinien der SEC (Securities and Exchange Commission) und des PCAOB (Public Companies Accounting Oversight Board) vorschreibt. 

Um diese Bemühungen und die Einhaltung der SOX-Compliance-Anforderungen zu unterstützen, müssen sowohl die Unternehmensleitung als auch externe Prüfer Transaktionsprozesse verstehen können, die ein erhebliches Risiko für eine vollständige und genaue Finanzberichterstattung darstellen können. Standardmäßig werden dazu ein dokumentiertes Geschäftsprozess-Flussdiagramm und eine Beschreibung herangezogen sowie ein Live-Durchlauf einer Finanztransaktion durchgeführt, um die Gestaltung und Effektivität von Finanzabläufen und damit verbundenen IT-Prozessen zu bewerten.  

Das interne Audit-Team von Zoom muss jedes Jahr über 60 Prozesse bewerten. Dabei werden über 100 Walkthrough-Meetings mit Stakeholdern des Unternehmens durchgeführt. In der Vergangenheit mussten dazu in Meetings handschriftliche Notizen erstellt werden, die dann zusammengeführt wurden. Anschließend wurde manuell eine Dokumentation erstellt.

Das Verfassen von Beschreibungen und das Dokumentieren von Verfahren, die in Walkthrough-Meetings durchgeführt werden, nimmt enorm viel Zeit in Anspruch. Deshalb suchte unser internes Audit-Team nach der besten und effizientesten Methode, um die Informationen unserer internen Stakeholder in ein übersichtliches Format zu bringen, das wir selbst problemlos verstehen können und das die Auditoren zur Unterstützung der SOX-Compliance-Prozesse nutzen können.

Nach Erfahrung unseres Teams kann es ohne den Einsatz von AI Companion ein bis zwei Wochen dauern, eine detaillierte Prozessbeschreibung zu entwerfen, zu bearbeiten, zu validieren, zu überprüfen und abzuschließen. Durch die Vereinfachung des ersten Schritts dieses Prozesses mit AI Companion benötigte unser Team nur knapp fünf Minuten, um ein Transkript in einen Beschreibungsentwurf umzuwandeln. Dieser muss zwar immer noch manuell bearbeitet und im Team validiert werden, aber der anfängliche Aufwand dafür, Besprechungsnotizen in ein brauchbares Entwurfsdokument umzuwandeln, wird erheblich reduziert. So hat unser Team es gemacht:

1. Gehen Sie den Prozess, der von AI Companion zusammengefasst werden soll, in einem Zoom Meeting durch, das in der Cloud aufgezeichnet wird. In der Regel benötigen Sie dazu die Geschäftsprozessverantwortlichen, die die Richtlinien und Prozesse entwerfen, die den gesamten Prozess steuern. Dabei kann es sich beispielsweise um einen Finanzcontroller handeln, der den Buchhaltungsprozess zum Monatsende überwacht, oder um einen Personalmanager, der für den Einstellungsprozess des Unternehmens verantwortlich ist.
2. Kopieren Sie das Transkript des Zoom Meetings und fügen Sie es in ein Zoom-Dokument ein. Nachdem Sie Ihr Transkript eingefügt haben, geben Sie alle folgenden AI Companion-Eingabeaufforderungen unter dem Transkripttext ein.
3. Verwenden Sie AI Companion, um das Transkript der einzelnen Sprecher zu analysieren. In unserem Beispiel hatte unser Meeting-Transkript drei verschiedene Sprecher. Daher haben wir drei separate AI Companion-Eingabeaufforderungen verwendet, um die Wörter jedes einzelnen Sprechers zu extrahieren.
4. Fordern Sie AI Companion auf, unter Verwendung des gesamten Transkripts eine Beschreibung zu erstellen. Unsere Aufforderung lautete: „Kannst du mit den Kommentaren von [Sprecher 1], [Sprecher 2] und [Sprecher 3] eine Beschreibung von [der im Meeting besprochene Prozess] erstellen?“ Für eine effektivere Eingabeaufforderung sollten zwischen den Namen Kommas verwendet werden, da AI Companion bei korrekter Grammatik eine detailliertere Beschreibung liefert.
5. Formatieren Sie den Text in Zoom Docs nach Bedarf. Jetzt können Sie AI Companion auffordern, Aufzählungszeichen zu entfernen, den Absatzstil zu ändern oder andere Bearbeitungen vorzunehmen.
6. Fordern Sie AI Companion auf, [Name des Sprechers] durch den Arbeitstitel der Person zu ersetzen. Dies kann in einer einzigen Eingabeaufforderung erfolgen, auch wenn Sie in Ihrem ursprünglichen Transkript mehrere Sprecher haben.
7. Schließen Sie Ihre Beschreibung in Zoom Docs ab. Jetzt ist die Beschreibung schätzungsweise zu etwa 85 % abgeschlossen. AI Companion hat unserem Team Wochen an Arbeit erspart. So haben wir Zeit gewonnen, um uns auf das Wesentliche zu konzentrieren. Die Überprüfung der AI Companion-Beschreibung durch die Stakeholder erforderte nur minimales inkrementelles Feedback oder Anpassungen.

Der oben beschriebene Prozess wurde entwickelt, um SOX-Geschäftsprozessbeschreibungen zu erstellen, zu bearbeiten und zu pflegen und die Zeit zu verkürzen, die unsere Stakeholder derzeit mit der Erstellung und Überarbeitung der erforderlichen Dokumentation verbringen. Durch die Zeitersparnis bei der Erstellung von Berichten haben wir mehr Zeit für die Perfektionierung der Ergebnisse und, was noch wichtiger ist, wir können uns stärker auf die Bewertung und das Management von Bereichen mit höheren Risiken in der Finanzberichterstattung konzentrieren.

Dieser Prozess ist unserer Ansicht nach nicht nur für sehr spezifische Compliance-Aufgaben nützlich. Sie können AI Companion verwenden, um Zoom Meeting-Transkripte zu analysieren, wenn jemand etwas in einem Zoom Meeting mündlich erklärt und anschließend der Wunsch besteht, das Beschriebene zu dokumentieren. Nutzen Sie die Anwendung, wenn Sie im Rahmen komplexer Initiativen zum digitalen Wandel detaillierte Desktop-Verfahren erstellen, Geschäftsanforderungsdokumente (BRDs) dokumentieren oder Prozessdokumente für den zukünftigen Zustand erstellen.

Natürlich produziert AI Companion nicht auf Knopfdruck fertige Beschreibungen, die zum Review bereit sind. Wie Sie aus den obigen Schritten erkennen können, müssen sich für das anfängliche Transkript immer noch Personen treffen, es müssen Aufforderungen erstellt werden und gegen Ende des Projekts muss der Text manuell bearbeitet werden.

Aber diese ersten Schritte – das Transkribieren eines Meetings, das Herausfiltern der wichtigen Inhalte und das Sammeln des Materials im richtigen Rahmen – wurden alle mit AI Companion erledigt, sodass unsere internen Teams mehr Zeit und Energie für die Fertigstellung eines wichtigen Dokuments hatten. Nachdem diese Prozesse für einen gängigen Anwendungsfall etabliert sind, können sie in nur fünf Minuten abgeschlossen werden.

Unser internes Audit-Team schätzte, dass nach der Anwendung des oben genannten Prozesses die letzten Bearbeitungen, die Abstimmung mit den Stakeholdern und die formellen Genehmigungen über Wochen hinweg zusätzliche 4 bis 20 Stunden in mehreren Teams dauern könnten. Bei einer großzügigen Schätzung sprechen wir hier von einer Zeitersparnis von mindestens 80 %, wenn nicht sogar 90 %. Und da alles direkt in Zoom Docs erfolgt, entfällt das Hin- und Herkopieren zwischen einem KI-Tool und Ihrem Textverarbeitungsprogramm. Zoom Docs und AI Companion arbeiten nahtlos zusammen, was zuvor nicht möglich war.

Am Ende geht es hier nicht darum, einen einzelnen Prozess zu verbessern. Es zeigt, dass es mehr als einen Weg gibt, eine Aufgabe zu erledigen, und bei Verwendung von Zoom Workplace und AI Companion können Sie sich besser auf die Teile Ihrer Arbeit konzentrieren, die Ihre Aufmerksamkeit erfordern. Da AI Companion ohne zusätzliche Kosten in den kostenpflichtigen Diensten enthalten ist, die Zoom Konten zugewiesen sind, schaffen wir gleiche Wettbewerbsbedingungen und machen diese zeitsparenden Tools zugänglicher.  

Erfahren Sie mehr über Zoom Docs und wie Sie mit Funktionen wie flexiblen KI-Vorlagen, kollaborativer Bildschirmfreigabe und leicht organisierbaren Datentabellen loslegen können.