讓會議更開心、更有效率的小秘訣

如果覺得會議佔去您大部分的時間，其實並不只有您有這種感覺。 會議科學家 Joseph Allen 博士表示，疫情爆發之前，主管在一個工作天中有 75% 的時間皆花費在準備、籌辦及參與會議，但有過半數的會議評價不佳。

會議如若目的明確、有規劃且執行完善，就是一種強大的工具，不過太常有會議被認為沒效率或不必要。 為何一直有會議不好的情況呢？ 還有要如何讓會議變得更好？

在 Zoomtopia 2020　中，Allen 與 Logitech 的　Nicole Baer 和 Philippe Depallens　一同回答了這些和其他問題。 歡迎觀看「如何讓會議考量周到的秘訣」座談會，也可下載我們的實用檢查清單，改善貴組織的會議文化。

您可以利用這個簡短的問題清單，評估是否真的需要開會：

• 會議有明確的目的/目標嗎？
• 是否需要進行協作和公開討論才能達成目標？
• 需要討論複雜或敏感資訊嗎？

如果您的回答是「是」，開會很可能是達成目的的最佳方式。否則，可考慮是否要改成傳送電子郵件、即時訊息，或在電話上快速溝通。

邀請名單上的每一個人是否都在達成會議目標方面扮演積極的角色？ 如果目的是進行協作，試著將人數限制為 5 到 7 人，否則可能會有很多人參與會議，但只有少數幾人貢獻想法的情形。

議程能協助保持對話不離題，讓會議更有效率。可事先準備好議程，並將其傳送給所有與會者，這樣他們就能針對要討論的主題構思想法，並取得最新的相關資訊。

試著將會議時間限制為 45 分鐘或更短，並避免連續安排多個會議，讓大家有時間恢復精神。 如果會議需要超過一小時 (例如進行規劃的會議)，可安排幾個簡短的休息時間，讓與會者可以休息放鬆，恢復體力。

會議提醒跳出來時，請停下正在進行的工作，然後花幾分鐘時間整理思緒，讓大腦專注在即將進行的會議上。 可以喝杯水、冥想、聽音樂或四處走走，做一些事情讓自己充滿活力，能專心地參與會議。

花點時間與人建立連結，通常能讓會議效果更好。 開始正事前先聊聊週末安排，或詢問人們的近況，能營造出良好的會議氣氛。

讓每個人都有說話的機會，營造一個與會者參與討論的對話，這樣與會者才會積極參與進來。 可直接點名詢問，鼓勵與會者參與討論。 經常切換檢視方式 (在畫面分享、畫廊檢視及視訊聚焦之間切換)，也能協助您吸引與會者的注意力。

避免在開會的同時進行其他工作，或是瀏覽其他內容，確保自己能盡量專心參與會議。 可利用會議反應讓主講人知道您正專心聆聽。 如果不想要打斷主講人，也可在會議中的聊天區段分享想法。

對話開始偏離主題時，可進行程序式溝通，將焦點拉回要達成的目標。 為了讓會議討論不離題，建議先將無關的討論擱置，在會議後進行後續追蹤。

女性與有色人種在工作場所中較容易遭受無意識的偏見，而虛擬會議可能會放大這種不平等情形。請留意有哪些人說話，以及談論的是哪些人，努力讓每個人都能平等參與。

利用會議錄製、逐字稿和筆記應用程式，傳送重點摘要給所有利益關係人， 讓每個人不必整天開會也能掌握相關資訊。

傳送筆記或錄製內容時，可順便詢問對方是否有額外的意見反映或其他想貢獻的想法。 這樣做能創造出更多元包容的環境，讓缺席的人及無法自在地在會議中發表意見的人，也能貢獻想法。

每次開會後，請對會議進行評估，確定會議仍符合原本的目的，尤其是進行站立的簡短會議後更要如此。 如果不符合目的，可縮短會議時間、減少開會頻率，或直接取消會議。

下載「考量周全會議檢查清單」

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