让会议变得更快乐、更高效的小窍门

首先查看以下简单问题，评估是否需要开会：

• 我的会议是否具有明确的目的/目标？
• 协作和开放讨论对于实现我的目标是否必要？
• 我是否需要讨论复杂或敏感信息？

如果您的回答均为“是”，会议可能是最合适的方式，否则请考虑是否可以用电子邮件、即时消息或简短的电话来代替。

邀请名单上的所有人是否都会在实现会议目标方面发挥积极作用？ 如果目的是协作，请尝试设定为 5 到 7 人，否则有许多人参加，但真正有用的却寥寥无几。

议程有助于让对话聚焦主题并提高会议效率。 提前准备议程并将其发送给所有参会者，使他们能够围绕主题提前构思自己的想法，并快速了解最新的相关信息。

尽量将会议控制在 45 分钟内，避免连续开会，让参会者有时间恢复精神。 如果您需要召开一小时以上的会议（例如规划座谈会），可考虑安排短暂的休息，让参会者得以放松和振作精神。

会议提醒弹出后，应停止当前的工作，花几分钟时间将心态调整为专注于会议。 喝一杯水、冥想、听音乐或四处走走，利用一切方式积蓄能量，让自己能够心无旁骛地参加会议。

花一些时间进行个人交流，通常可以提高会议效率。 设定合适的基调，聊一下周末安排或询问下大家的近况，然后再进入正题。

积极推动谈话进行，让每位参会者都有机会发言，从而使其能够全身心投入会议之中。 通过点名鼓励参会者积极参与。 频繁切换视图，从屏幕共享转移到画廊视图和视频聚焦等，也有助于吸引参会者的注意力。

避免同时开展多项工作或浏览其他内容，尽可能积极参与和互动。 通过使用会议反馈向发言人表明您正在聆听。 如果您不想打断别人，可以在会议聊天中分享评论。

当对话开始偏离主题时，请进行程序化沟通，重新专注于既定目标。 建议搁置不相关的讨论并在线下跟进，从而让会议回到正题。

女性和有色人种可能会在工作场所遭遇无意识的偏见，虚拟会议可能会放大这种不平等。 请警惕发言人以及所谈论人群的身份，努力让所有人平等发表言论。

利用会议录制、转录和笔记应用，将会议要点发送给所有相关方。 这让每个人不必整天开会也能了解相关信息。

发送笔记或录音等相关资料时，应寻求更多反馈或意见。 这可以营造更具包容性的环境，让不想在会议中发言或不在现场的人有机会参与。

每次会后进行会议评估，以确保会议仍然符合预期目的，对于简短的站立式会议更需如此。 如果与预期目的不符，请缩短会议时长，减少会议频率或取消会议。

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