Простые идеи для продуктивных и позитивных конференций

Пройдите по этому небольшому списку вопросов, чтобы принять решение о целесообразности конференции:

• Есть ли у моей конференции четкая задача/цель?
• Необходимы ли коллективная работа и открытое обсуждение для достижения моих целей?
• Нужно ли мне выносить на обсуждение сложную или противоречивую информацию?

Если вы ответили «да», то конференция, скорее всего, станет наилучшей формой для ваших задач. Если это не так, возможно, вам стоит использовать электронную почту, чат, или просто позвонить по телефону.

Все ли приглашенные будут играть важную роль в достижении цели конференции? Если задачей является коллективная работа, постарайтесь придерживаться количества участников в пять — семь человек. В ином случае окажется, что в звонке примет участие слишком много человек, однако на практике полезным будет присутствие всего нескольких из них. 

Повестка дня позволяет придерживаться определенной идеи и способствует повышению продуктивности конференций. Подготовьте повестку дня заранее и разошлите ее всем приглашенным участникам, чтобы у них была возможность сформулировать мысли и сходу присоединиться к обсуждению темы.

Постарайтесь не выходить за пределы продолжительности в 45 минут и делайте промежутки между конференциями, чтобы дать людям передохнуть. Если ваше мероприятие требует больше часа времени (к примеру, если оно касается процесса планирования), внесите в расписание конференции несколько перерывов, чтобы коллеги смогли отдохнуть и набраться сил.

Когда всплывет напоминание о конференции, сделайте короткий перерыв и соберитесь с мыслями, чтобы быть готовым к встрече заранее. Выпейте стакан воды, помедитируйте, послушайте музыку или просто встаньте и пройдитесь — главное, чтобы у вас была нужная для концентрации на теме энергия.

Поддержание личной связи обычно делает конференцию более эффективной. Задайте нужный тон беседой о выходных или вопросом о том, как у кого идут дела, пока вы не перешли к работе. 

Мотивируйте людей включить камеру, координируя активный диалог, в котором у каждого есть возможность высказаться. Обращайтесь к людям по имени, чтобы поддержать их участие в диалоге. Почаще переключайте режимы просмотра, переходите от демонстрации экрана к режиму галереи и к отслеживанию: это поможет удерживать внимание аудитории.

Не делайте несколько дел одновременно и не переключайтесь между программами для максимального вовлечения и задействованности в процессе. Покажите выступающим, что вы их слушаете, используя реакции в конференции. Если вы не хотите прерывать говорящего, оставьте комментарий в чате конференции.

Если участвующие начинают уходить от темы диалога, прибегните к процедурной коммуникации, чтобы сконцентрировать внимание на цели конференции. Предложите отложить обсуждение нерелевантной темы до очной встречи, чтобы конференция проходила по плану.

Женщины и цветные люди часто становятся объектами неосознанного предвзятого отношения на рабочем месте, и виртуальные конференции могут усугублять этот фактор. Будьте внимательны к тому, кто говорит, и дайте возможность высказаться всем в равной степени.

Используйе записи конференций, перевод речи в текст и приложения для заметок, чтобы передать основные детали всем заинтересованным участникам. Это поможет людям оставаться в курсе происходящего без бесконечного участия в конференциях. 

Рассылая заметки или записи, запрашивайте дополнительную обратную связь или просите поделиться соображениями. Это располагает к сотрудничеству тех, кому непросто высказываться во время конференции, и дает поделиться мнением тем, кто отсутствовал на мероприятии.

Каждый раз оценивайте конференции, особенно обращая внимание на регулярные события, чтобы убедиться в том, что они действительно целесообразны. Если это не так, сократите их продолжительность или частоту или вовсе отмените их. 

Загрузите наш чеклист для продуктивных конференций

Посмотрите нашу библиотеку видео по запросу, чтобы познакомиться с содержанием Zoomtopia 2020, в частности, с темами обучения, здравоохранения, поддержания связи с помощью Zoom и организации потрясающих рабочих пространств.