Distributed teamwork isn’t easy — get our tips for global team collaboration
Our employees use the Zoom platform to reimagine global teamwork, with asynchronous communication and multilingual AI capabilities enabling efficient connection.
更新日期 April 22, 2024
發佈日期 September 25, 2023
您可以利用這個簡短的問題清單,評估是否真的需要開會:
如果您的回答是「是」,開會很可能是達成目的的最佳方式。否則,可考慮是否要改成傳送電子郵件、即時訊息,或在電話上快速溝通。
邀請名單上的每一個人是否都在達成會議目標方面扮演積極的角色? 如果目的是進行協作,試著將人數限制為 5 到 7 人,否則可能會有很多人參與會議,但只有少數幾人貢獻想法的情形。
議程能協助保持對話不離題,讓會議更有效率。 可事先準備好議程,並將其傳送給所有與會者,這樣他們就能針對要討論的主題構思想法,並取得最新的相關資訊。
試著將會議時間限制為 45 分鐘或更短,並避免連續安排多個會議,讓大家有時間恢復精神。 如果會議需要超過一小時 (例如進行規劃的會議),可安排幾個簡短的休息時間,讓與會者可以休息放鬆,恢復體力。
會議提醒跳出來時,請停下正在進行的工作,然後花幾分鐘時間整理思緒,讓大腦專注在即將進行的會議上。 可以喝杯水、冥想、聽音樂或四處走走,做一些事情讓自己充滿活力,能專心地參與會議。
花點時間與人建立連結,通常能讓會議效果更好。 開始正事前先聊聊週末安排,或詢問人們的近況,能營造出良好的會議氣氛。
讓每個人都有說話的機會,營造一個與會者參與討論的對話,這樣與會者才會積極參與進來。 可直接點名詢問,鼓勵與會者參與討論。 經常切換檢視方式 (在畫面分享、畫廊檢視及視訊聚焦之間切換),也能協助您吸引與會者的注意力。
避免在開會的同時進行其他工作,或是瀏覽其他內容,確保自己能盡量專心參與會議。 可利用會議反應讓主講人知道您正專心聆聽。 如果不想要打斷主講人,也可在會議中的聊天區段分享想法。
對話開始偏離主題時,可進行程序式溝通,將焦點拉回要達成的目標。 為了讓會議討論不離題,建議先將無關的討論擱置,在會議後進行後續追蹤。
傳送筆記或錄製內容時,可順便詢問對方是否有額外的意見反映或其他想貢獻的想法。 這樣做能創造出更多元包容的環境,讓缺席的人及無法自在地在會議中發表意見的人,也能貢獻想法。
每次開會後,請對會議進行評估,確定會議仍符合原本的目的,尤其是進行站立的簡短會議後更要如此。 如果不符合目的,可縮短會議時間、減少開會頻率,或直接取消會議。
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