Tối đa hóa hiệu quả của nhóm với sự cộng tác tài liệu

Phần mềm cộng tác tài liệu cho phép nhiều người cùng làm việc trên các tài liệu kỹ thuật số theo thời gian thực hoặc không đồng bộ. Các khía cạnh chính của phần mềm cộng tác tài liệu bao gồm: 

• Chỉnh sửa thời gian thực, nơi nhiều người có thể làm việc cùng lúc
• Lịch sử phiên bản
• Bình luận và ghi chú
• Kiểm soát và cấp quyền truy cập
• Lưu trữ và đồng bộ hóa đám mây

Khi đánh giá phần mềm cộng tác tài liệu, hãy chọn ứng dụng cho phép bạn tạo tài liệu giúp nhóm của bạn tiết kiệm thời gian và làm việc hiệu quả hơn. Ví dụ, Zoom Docs cung cấp các công cụ cộng tác tích hợp, các mẫu được điền sẵn và các khối nội dung có thể chèn vào tài liệu. Nó cũng cho phép bạn sử dụng Zoom AI Companion để đưa các bản tóm tắt và thông tin từ các cuộc họp Zoom vào một tài liệu. 

Khi mọi người nhắc đến sự cộng tác trong tài liệu hoặc nói rằng họ đang cộng tác làm việc trên một tài liệu, điều đó có nghĩa là nhiều người đang cùng làm việc trên cùng một tài liệu, bản trình bày hoặc bảng tính cùng một lúc. Tính năng cộng tác tài liệu giúp nhiều nhóm người dễ dàng tạo, xem xét và tinh chỉnh tài liệu cùng nhau mà không phải lo lắng về các vấn đề như kiểm soát phiên bản (sử dụng phiên bản tài liệu đã lỗi thời) hoặc phải chia sẻ phản hồi về nội dung qua email hoặc các hình thức liên lạc khác. Quá trình cộng tác tài liệu cải thiện giao tiếp và hiệu quả, đồng thời giúp đảm bảo ý kiến đóng góp của mọi người đều được xem xét.

Cộng tác tệp là một thuật ngữ khác để chỉ cộng tác tài liệu và đề cập đến giải pháp hoặc quy trình cho phép nhiều người cùng làm việc trên một tệp hoặc tài liệu để tạo ra một phiên bản cuối cùng duy nhất. Có thể thực hiện theo thời gian thực ở nhiều địa điểm và múi giờ khác nhau vì các tài liệu trực tiếp được truy cập qua Internet và lưu trên đám mây. Sử dụng quy trình cộng tác tệp và chia sẻ tệp giúp các nhóm thống nhất trong các dự án bằng cách hỗ trợ giao tiếp không đồng bộ và tăng khả năng hiển thị.

Nhiều công cụ cộng tác tài liệu cho phép các thành viên trong nhóm chia sẻ tài liệu từ bên trong tài liệu bằng cách sử dụng nút "Chia sẻ" hoặc trực tiếp từ danh sách tiêu đề tài liệu. Để chia sẻ một tài liệu mà mọi người đều có thể chỉnh sửa trong Zoom Docs, hãy nhấp vào "Chia sẻ" ở góc trên bên phải của tài liệu đang mở, nhập tên của những người liên hệ mà bạn muốn chia sẻ tài liệu và đặt họ thành "Biên tập viên" trong phần cài đặt quyền.

Trong Zoom Docs, bạn có thể chọn thông báo cho những người cộng tác soạn thảo tài liệu qua email, Team Chat hoặc bằng cách sao chép và dán liên kết vào ứng dụng khác.

Cộng tác tài liệu trực tuyến theo thời gian thực là khi nhiều người cùng làm việc trên một tài liệu kỹ thuật số cùng một lúc. Cộng tác tài liệu trực tuyến thường được sử dụng trong môi trường kinh doanh nơi các thành viên trong nhóm phân bổ ở nhiều địa điểm khác nhau nhưng cần cùng nhau chuẩn bị một tài liệu. Việc sử dụng tài liệu trực tuyến (tài liệu luôn được cập nhật và lưu tự động) cho phép nhiều người cùng làm việc cùng lúc, từ bất cứ nơi đâu.

Ví dụ, một nhóm tiếp thị có nhiều nhân viên làm việc từ xa ở các múi giờ khác nhau có thể cùng nhau chuẩn bị một tài liệu lập kế hoạch chiến dịch, trong đó mỗi thành viên chịu trách nhiệm cho một phần khác nhau của kế hoạch. Trong suốt cả ngày, bạn có thể viết văn bản, thêm biểu đồ, bảng, hình ảnh, dòng thời gian và ngày đến hạn, trong khi những đồng nghiệp khác cũng đang viết và thêm nội dung vào cùng một tài liệu.

Việc chỉnh sửa tài liệu cộng tác sẽ dễ dàng và hiệu quả hơn khi sử dụng kết hợp Zoom Docs và Zoom Meetings. Trong khi làm việc trên tài liệu, bạn có thể nhanh chóng gặp gỡ cộng sự của mình để trao đổi về công việc cần hoàn thành. Khi bạn chia sẻ tài liệu trực tiếp trong cuộc họp, người tham dự có thể xem, chỉnh sửa và thêm nội dung cùng lúc (tùy thuộc vào cài đặt quyền của từng cá nhân). 

Sau đây là một số cách bạn có thể sử dụng Zoom Docs và Zoom Meetings cùng nhau để cộng tác tài liệu hiệu quả hơn.

Trước cuộc họp: Tạo chương trình nghị sự cuộc họp trong Docs. Sau đó, bắt đầu hoặc lên lịch cuộc họp từ Docs.

Trong cuộc họp: Tạo, chia sẻ và đồng chỉnh sửa tài liệu trực tiếp trong cuộc họp hoặc trong ứng dụng Zoom Workplace, làm việc theo thời gian thực để mọi người luôn cập nhật thông tin.

Sau cuộc họp: Chỉnh sửa và chia sẻ tóm tắt cuộc họp do Zoom AI Companion tạo trong Docs.