Zoom Tasks là giải pháp ưu tiên sử dụng AI để quản lý công việc, được tích hợp ngay trong Zoom Workplace, với AI Companion giúp bạn xác định, quản lý và hoàn thành danh sách việc cần làm nhanh chóng hơn.
5 số phút đọc
Cập nhật vào April 07, 2025
Đăng vào April 07, 2025
Robin Bunevich là Trưởng phòng Tiếp thị Sản phẩm tại Zoom. Cô giám sát hoạt động tiếp thị sản phẩm và chiến lược cho Zoom AI. Sau ba năm lãnh đạo bộ phận tiếp thị cho các sản phẩm Giải pháp sự kiện của Zoom và ra mắt một trong những sản phẩm phát triển nhanh nhất tại Zoom là Zoom Events, hiện cô tập trung vào việc giúp các tổ chức áp dụng AI một cách mượt mà vào quy trình làm việc của họ. Trước khi đến với Zoom, cô phụ trách tiếp thị cho các sự kiện trực tiếp tại The New York Times và đóng vai trò quan trọng trong việc giúp tổ chức này chuyển sang chương trình sự kiện hoàn toàn trực tuyến vào tháng 3 năm 2020. Tại Zoom, Robin tận dụng hơn 15 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực tiếp thị và quảng cáo để nâng cao nhận thức và thúc đẩy áp dụng các giải pháp AI của Zoom.
Khi thì một yêu cầu nhỏ, lúc thì một dự án lớn được giao — chẳng mấy chốc, bạn sẽ có một núi việc cần hoàn thành. Khi phải theo sát tiến độ những việc cần hoàn thành, những người cần liên hệ và các thời hạn cần đáp ứng, quá tải là chuyện có thể xảy ra khi cứ chốc chốc lại có việc mới đổ lên bạn.
Giờ đây, bạn không phải mất nhiều công sức để quản lý công việc của mình. Zoom Tasks là một giải pháp mới, ưu tiên sử dụng AI trong quản lý công việc, được tích hợp ngay trong Zoom Workplace, với AI Companion* giúp bạn hoàn thành danh sách việc cần làm nhanh chóng hơn.
Vì là một phần của Zoom Workplace, Zoom Tasks có thể xác định các mục hành động từ bản tóm tắt cuộc họp và đoạn hội thoại trong ngày của bạn. Zoom Tasks thậm chí còn có thể thay mặt bạn hoàn thành công việc (với sự kiểm tra và phê duyệt của bạn). Ngoài ra, các nhóm mà bạn làm việc cùng cũng sẽ có được những thông tin cần thiết để theo sát tiến độ các dự án, nhằm cộng tác và theo dõi công việc tốt hơn.
Các giải pháp quản lý công việc chính là phiên bản hiện đại của việc ghi nhanh danh sách việc cần làm lên giấy nhớ. Chúng có thể giúp bạn theo dõi mọi chi tiết của bất kỳ công việc nào được giao, như là khi nào đến hạn, công viêc có đó thuộc dự án lớn nào hay không và bạn đang cộng tác với ai.
Tuy nhiên, phần mềm quản lý công việc không chỉ giúp bạn quản lý các mục hành động cá nhân. Nó còn giúp các nhóm có được cái nhìn cần thiết về nhiều hạng mục đang diễn ra của một dự án lớn, bao gồm các tệp, các bản cập nhật trạng thái và cả những trở ngại. Theo một khảo sát toàn cầu về cộng tác do Zoom và Morning Consult thực hiện, một phần ba các nhà lãnh đạo (34%) dành ra một giờ hoặc hơn cho việc liên hệ với các thành viên nhóm để hỏi về tình trạng của dự án hoặc công việc. Một giờ lãng phí đó có thể khiến các tổ chức tiêu tốn khoản chi phí ước tính là 16.000 USD mỗi năm cho mỗi nhà quản lý do năng suất làm việc thiếu hiệu quả, **điều này cho thấy các ứng dụng quản lý công việc đóng một vai trò quan trọng trong cơ chế cộng tác nhóm hiện đại.
Khi bạn thêm AI tác tử, việc quản lý công việc sẽ mang ý nghĩa hoàn toàn mới. Thử tưởng tượng bạn không còn phải tự theo dõi công việc của chính mình nữa — AI Companion có thể làm điều đó thay bạn. AI Companion sẽ tự động hiển thị cho bạn những yêu cầu từ các cuộc họp (và sắp tới, AI Companion sẽ có thể nhận diện công việc từ cả email và tin nhắn trò chuyện), nhờ đó bạn sẽ không bỏ lỡ bất kỳ mục hành động quan trọng nào. Điều này giúp giảm tình trạng quá tải thông tin bằng cách hợp nhất danh sách việc cần làm vào một tab duy nhất để bạn kiểm tra, tiếp nhận và chia sẻ với người khác.
Nhưng AI Companion không chỉ dừng lại ở quản lý công việc — nó còn thực sự giúp bạn hoàn thành công việc. AI Companion có thể xác định bước cần làm tiếp theo, cho dù là lên lịch họp, soạn bản nháp ban đầu hay nhắn tin, và nhắc bạn thực hiện hành động. Chẳng mấy chốc, những mục trong danh sách việc cần làm sẽ nhanh chóng được hoàn thành.
Nhờ có AI Companion âm thầm làm việc, bạn có thể hoàn thành nhiều việc hơn và đồng thời tối ưu hiệu quả công việc của mình. Dưới đây là cách điều này diễn ra:
Việc họp liên tục có thể khiến bạn không có đủ thời gian để sắp xếp ghi chú và ghi lại các mục hành động trước khi lại phải tham gia cuộc gọi tiếp theo. Nhưng nhờ có AI Companion liên tục ghi lại các việc cần làm, bạn có thể tập trung hoàn toàn vào cuộc họp thay vì lo lắng về việc bỏ sót thông tin. Vào cuối ngày, bạn chỉ cần truy cập vào thẻ Tasks để xem lại tất cả các mục hành động đã được giao cho mình, mà không phải lo lắng xem liệu mình có quên chưa ghi lại điều gì không.
Đây là một yêu cầu quen thuộc thường làm gián đoạn sự tập trung của bạn: quản lý hỏi tuần này bạn đang làm gì hoặc một đồng nghiệp muốn biết tiến độ dự án của bạn đến đâu. Bạn cần phải tổng hợp danh sách việc, soạn phản hồi và đối chiếu lại với những trình theo dõi dự án để đảm bảo không bỏ sót bất cứ điều gì. AI Companion có thể tìm tất cả các công việc liên quan đến một dự án hoặc sắp đến hạn trong một khoảng thời gian nhất định và soạn thảo một bản cập nhật cho bạn chỉ trong vài giây, giúp mọi người cùng nắm bắt tình hình mà không tốn nhiều thời gian và công sức. Bạn cũng có thể chia sẻ công việc với các cộng tác viên để mọi người đều nắm được bạn đang làm gì.
Việc quay lại làm việc sau kỳ nghỉ, đối mặt với cả núi tin nhắn hoặc quá nhiều công việc chưa được xử lý có thể khiến bạn cảm thấy áp lực. Bạn có thể theo sát tiến độ bằng cách chia nhỏ chúng thành những đầu việc dễ quản lý. Bạn có thể yêu cầu AI Companion tóm tắt các chuỗi trò chuyện và xác định những việc cần làm từ tin nhắn để thêm vào danh sách Tasks của mình. Sau đó, AI Companion sẽ đề xuất các cách để bắt đầu những bước tiếp theo, như lên lịch họp, soạn tin nhắn hoặc trả lời email, hoặc tạo tài liệu. Nhờ có AI Companion tạo trước bản nháp, bạn có thể tiết kiệm hàng giờ liền cho việc nghiên cứu và lên ý tưởng, đồng thời trau chuốt tin nhắn để truyền tải quan điểm một cách hiệu quả.
Zoom Tasks có AI Companion và đi kèm với các gói Zoom Workplace trả phí đủ điều kiện. Hãy bắt đầu trải nghiệm giải pháp này qua các bước dưới đây:
Khi bạn bật tính năng Tasks trong Zoom Workplace, hãy sử dụng những mẹo và thủ thuật này để thêm và theo sát tiến độ công việc của mình.
Hãy truy cập trang AI Companion để tìm hiểu thêm về những kỹ năng hữu ích của AI tác tử có thể phục vụ cho công việc cả ngày của bạn.
*AI Companion của Zoom có thể không hoạt động ở một số khu vực hoặc ngành nghề. Đây là tính năng đi kèm sẵn với các dịch vụ trả phí trong tài khoản người dùng Zoom của bạn.
**Số liệu tính toán cho từng quản lý là ước tính dựa trên thông tin lương trung bình của nhóm ngành quản lý, được cung cấp bởi Cục Thống kê Lao động Hoa Kỳ.
5 số phút đọc
Nhân viên của Zoom — hay còn gọi là Zoomie — chia sẻ những mẹo và thủ thuật họ yêu thích khi dùng AI Companion để cải thiện năng suất và giúp ngày làm việc hiệu quả hơn.
8 số phút đọc
Hướng dẫn cách bật Zoom AI Companion và sử dụng các tính năng của sản phẩm này để cải thiện năng suất và cộng tác.
CTO của Zoom, Xuedong Huang, thảo luận về cách thức các mô hình ngôn ngữ nhỏ (SLM) thúc đẩy tầm nhìn của chúng tôi để các tác tử AI làm việc cùng nhau theo cách tiếp cận liên kết nhằm cải thiện công việc hàng ngày của bạn.
