Zoom Docs'a başlama kılavuzunuz [2025]

Çalışma biçimimiz değişiyor. Bu da, bilgi çalışanları için temel bir araç olan belge oluşturma çözümlerinin de değiştiği anlamına geliyor.

 

İster geleneksel bir teklif hazırlıyor olun, ister proje planlarını ve varlıkları takip eden bir tablo oluşturuyor ya da kurum içi bir bilgi bankası kuruyor olun; belgelerinizin her ihtiyaca uyarlanabilecek boş bir başlangıç noktası olması gerekir. Aynı zamanda, toplantılardan elde edilen bilgiler, ilgili içerikler ve işe başlamanızı kolaylaştıracak fikirlerle belgelerinizi doldurarak boş sayfa engelini aşmak için yapay zekâdan da yararlanmak istersiniz.

 

Bu belgelerin bulut tabanlı olması, gerçek zamanlı iş birliğine hazır bulunması, bilgisayarınızda sıkışıp kalmaması ya da e-posta yoluyla çoğalan belge sürümleri arasında kaybolmaması gerekir.

 

Sabit kenar boşlukları ve basıma hazır formatlarla kısıtlanmayan, düzgün organize edilmiş ve içerisinde kolayca gezinilebilen, dijital kitleler için tasarlanmış belgelere ihtiyaç duyarsınız.

 

Ayrıca verimliliğin esas olduğu bir dünyada, belgelerinizin günlük iş akışlarınıza ve sıklıkla kullandığınız uygulamalarınıza uyum sağlayarak üretkenliği artırmanıza yardımcı olması, ayrı bir araç olarak engel oluşturmaması gerekir.

 

Zoom Docs, Zoom Workplace kapsamında sunulan yapısıyla bu ihtiyaçlara yanıt verir. Aşağıda, Zoom Docs ile neler yapabileceğinizi ve yukarıda bahsedilen zorlukları aşmanıza nasıl yardımcı olabileceğini görebilirsiniz.

Zoom Docs, Zoom Workplace'te belgeler, wiki sayfaları, tablolar ve daha fazlasını oluşturmak için kullanılan esnek ve iş birliğine dayalı bir çözümdür. Uygun ücretli planlarda, AI Companion özellikleri ek bir ücret olmaksızın bu çözümün merkezinde yer alır.*

 

AI Companion, bir belgede bilgileri oluşturmanıza ve bir araya getirmenize yardımcı olur; metninizi geliştirir ve taslağınıza hızlı bir başlangıç yapmanızı sağlar. Böylece o göz korkutan boş sayfayla tek başınıza kalmak zorunda kalmazsınız. Ayrıca AI Companion, Zoom Meetings içeriklerini bir Zoom Docs belgesine taşıyarak, yapılan görüşmeye dayalı bir proje özeti veya toplantı özeti oluşturabilir. Farklı içerik blokları ekleyebilir ve bilgileri çeşitli biçimlerde görüntülemeyi seçerek düzenli ve iyi yapılandırılmış belgeler oluşturabilirsiniz.

 

Zoom Docs ile yapay zeka öncelikli dokümanlar oluşturarak basit bir sözcük işlemcisinin ötesine geçebilirsiniz. İşte bunu kullanabileceğiniz üç farklı yöntem.

 

 

Bir iş teklifi, pazarlama planı, proje özeti... — Ne isterseniz yazabilirsiniz. Taslağınızı oluşturmanıza yardımcı olmak için AI Companion yanınızda. İstediğiniz son ürünü oluşturmasında AI Companion'a yardımcı olacak daha ayrıntılı ve somut bilgiler sağlamak için AI Companion toplantı özetinizden ve dökümünüzden de yararlanabilirsiniz. Böylece toplantılarda yaptığınız konuşmaları düzenli ve eyleme geçirilebilir dokümanlara dönüştürebilirsiniz.

 

Dokümanınızı gezinmesi kolay bölümlere ayırmak için başlıklar ve alt başlıklar ekleyin. Dokümandaki iş arkadaşlarınızı etiketleyerek kendilerine eylem öğeleri atayın veya belirli bir sözcük ya da cümleye yorum ekleyerek ekip arkadaşınızı etiketleyerek diledikleri zaman yanıt vermelerini sağlayın.

 

Dokümanı Zoom Chat veya e-posta yoluyla bir bağlantı olarak iş arkadaşlarınızla paylaşın ya da bir toplantı sırasında Zoom Meetings penceresinde açarak diğer rolsüz katılımcılarla gerçek zamanlı olarak görüntüleyin, birlikte düzenleyin ve iş birliği yapın.

 

 

Şirket bilgisi ve süreçleri belgelenmediğinde veya farklı yerlerde bulunduğu zaman ihtiyacınız olanı bulmak zorlaşır. Bir iş arkadaşınız tatildeyken veya başka bir pozisyona geçtiğinde onun oluşturduğu dosyalara erişemediğiniz zaman işler daha da karmaşık hale gelebilir.

 

Ekip üyelerinin güncel bilgileri bulabileceği tek bir doğru bilgi kaynağına ihtiyacınız olur. Zoom Docs'u kullanarak kolayca arama yapılabilen ve erişilebilen bir wiki sayfası, yani bilgilerin yer aldığı bir merkez oluşturabilirsiniz. 

 

Bir wiki oluşturmak için, önce bir ana sayfa hazırlamanızı, ardından belirli konulara odaklanan ve bu ana sayfanın altında yer alan, bağlantılı alt sayfalar oluşturmanızı öneririz. Ana sayfa, ekip üyelerinin ihtiyaç duydukları bilgilere kolayca ulaşabilmeleri için bir içindekiler tablosu işlevi görür.

 

Ayrıntılı paylaşım kontrolleri sayesinde, wiki'yi belirli ekip arkadaşlarının ya da şirket genelindeki herkesin görüntülemesine izin verebilirsiniz. Dilerseniz düzenleme erişimini, belgeyi güncellemekten sorumlu kişilerle sınırlı olacak şekilde de kısıtlayabilirsiniz.

 

 

Zoom Docs, ekipleri tek bir ortak dokümanda bir araya getirir. Hedef belirleme, üç aylık planlar, etkinlik planlama ve daha fazlası için kullanabilirsiniz. Bir projeyle ilişkili dokümanlar grubu sayesinde işleriniz düzenli kalsın, önemli bilgileri ve varlıkları kolayca bulun. Ayrıca proje şablonumuzu kullanarak eylem maddelerinin durumunu takip edebilir veya ihtiyacınız olan durum sütunlarıyla özelleştirilmiş bir izleyici oluşturabilirsiniz. Veri tabloları bilgileri kolayca filtrelemenize, sıralamanıza, gruplamanıza ve düzenlemenize olanak tanır.

 

 

AI Companion tarafından oluşturulan sonraki adımları toplantı özetinden alarak veri tablonuza ekleyebilirsiniz. Ekiplerinizin birlikte çalıştığı beyaz tahtayı da aynı belgeye ekleyerek tüm içeriği tek bir yerde toplayabilirsiniz. Bu sayede proje ekibiniz, bilgilerin nerede bulunduğunu ve nereye ekleneceğini net biçimde bilir. Ayrıca bu belgeleri bir Zoom toplantısında açarak gerçek zamanlı birlikte çalışabilir, iş birliğini daha da kolaylaştırabilirsiniz.

Zoom Workplace masaüstü veya mobil uygulamasında (6.1.6 veya daha yeni bir sürüm), Docs sekmesine gidin (üst gezinme çubuğunda görünmüyorsa Daha Fazla seçeneğine tıklayın). Burada, oluşturduğunuz ve ortak çalışmaya davet edildiğiniz belgelerin listesini ve yeni bir belge oluşturma seçeneklerini bulabilirsiniz. Tüm belgeleriniz; toplantı özetleri, kayıtlar, beyaz tahtalar ve kliplerle birlikte Zoom varlıklarınızı düzenlemek için merkezi bir alan olan Zoom Hub'da saklanır.

 

Başlamak için kullanabileceğiniz birkaç farklı yöntem vardır:

Docs sekmesinin ana sayfasından "Boş belge" seçeneğini belirleyerek sıfırdan başlayın. Buradan, AI Companion'dan beyin fırtınası yapmanıza ve bir taslak oluşturmanıza yardımcı olmasını isteyebilirsiniz.

Docs ana sayfasında, sol kenar çubuğundaki “Toplantılarım” seçeneğine tıklayarak bir belgeden oluşturabileceğiniz toplantıların listesini görüntüleyebilirsiniz. Toplantı sonrasında iş birliğine devam etmek için, önceki toplantılara ait AI Companion toplantı özetlerini veya dökümleri bir belgeye aktarabilirsiniz. Bilgileri en faydalı şekilde yapılandırmanıza yardımcı olması için “stand up” veya “kullanıcı geri bildirimi” gibi mevcut şablonları inceleyin.

 

Toplantı bilgilerine yalnızca toplantı oturum sahiplerinin erişebileceğini ve diğerleriyle nelerin paylaşılacağını seçebileceğini unutmayın. Toplantılarım görünümünden, toplantı özeti etkin olan ve doküman oluşturabileceğiniz hangi toplantıları düzenlediğinizi görebilirsiniz.

Toplantı araç çubuğundaki Docs simgesine tıklayarak yeni bir doküman oluşturun veya mevcut bir dokümanı doğrudan toplantıda açın. Size bu konuda yardımcı olması için AI Companion ile toplantı katılımcılarıyla iş birliği içinde düzenleme yapabilirsiniz. Toplantı bittikten sonra dokümanınızı bulmak, paylaşmak ve düzenlemek için Docs sekmenize bakabilirsiniz.

Docs ana sayfasında "Şablonlar" düğmesini seçin. Ne tür bir doküman oluşturmak istediğinize bağlı olarak çeşitli şablonlar arasından seçim yapabilirsiniz: Proje takibi, özet, toplantı gündemi ve daha fazlası.

 

 

Eğer bir metin dosyanız (.docx, .txt, .md) veya elektronik tablo dosyanız varsa (.xlsx, .csv) Docs ana sayfasından İçe Aktar seçeneğini seçin. Zoom Workplace'te daha kolay paylaşım, biçimlendirme ve iş birliği için mevcut belgelerinizi ve içeriğinizi bu yöntemle Zoom dokümanlarına dönüştürebilirsiniz.

Belgenizi oluşturmaya başladıktan ve AI Companion ya da diğer kaynaklar üzerinden bilgilerle doldurduktan sonra, artı simgesine tıklayarak veya eğik çizgi (/) karakterini yazarak farklı modüller ve bloklar eklemeye devam edebilirsiniz.

 

Dokümanınızın düzenini sütunlar ve veri tabloları ile organize edin. Verilerinizi farklı bir şekilde görüntülemek isterseniz tablo görünümünden takvim veya pano görünümüne geçebilirsiniz. AI Companion, tabloları kategoriye göre doldurmanıza veya özet sunmanıza yardımcı olarak manuel hataları ve iş yükünü azaltır.

 

Belgeniz hazır olduğunda, geri bildirim almak için ortak çalışanlarla paylaşabilir ya da herkese açık, kendine ait bir bağlantısı olan bir web sayfası olarak yayımlayabilirsiniz.

 

En önemlisi, farklı düzenler ve bileşenler denemenizi, bunları sayfa üzerinde hareket ettirmenizi ve dokümanınızı sizin için en uygun şekilde oluşturmanızı öneririz. Zoom Docs, esnek ve çalışma şeklinize uyum sağlayacak şekilde tasarlanmıştır.

Zoom Docs; Zoom Workplace Pro, İşletme, İşletme Plus, Eğitim ve Kurumsal planlarına dahildir. Uygun ücretli planlarda, AI Companion kullanarak ek bir ücret ödemeden sınırsız sayıda belge oluşturabilirsiniz.*

 

Zoom Docs'u kullanmaya başlamak için Zoom Workplace masaüstü veya mobil uygulamanızı 6.1.6 veya daha yeni bir sürüme yükseltin, ya da docs.zoom.us veya apps.zoom.us/docs adresini ziyaret edin.

 

Daha fazla bilgi için Zoom Docs sayfamızı ziyaret edebilir veya Zoom Workplace uygulamasında Docs sekmesine giderek ilk belgenizi oluşturabilirsiniz.