BT maliyetlerini kısmanız mı gerekiyor? Üretkenliği etkilemeden bunu nasıl başarabilirsiniz?

Bütçeler ve kaynaklar azalıyor ancak bu sizin için yeni bir durum değil. Şu aralar BT harcamalarınızı açıklamanız istenmiş ya da bir şekilde kesintiye gitmeniz gerektiği söylenmiş olabilir. Ama siz, çalışanlarınızın birbirleriyle iletişim kurmak için farklı uygulama ve kanallar kullandığını biliyorsunuz.

Bu durumda iş akışlarınızda daha fazla karmaşıklık oluşturmadan harcadığınız her kuruştan maksimum verimi nasıl alabilirsiniz? İletişimlerinizi birleştirerek işe başlayın.

Kesinti yapmak illaki daha az iletişim kuracağınız anlamına gelmez. Gelir-maliyet ölçeklendirmesinden ödün vermeden tasarruf yapmanıza yardımcı olacak akıllı seçimler yapmak mümkündür. Sisteminizde çok fazla uygulama olduğunu düşünüyorsanız bir taşla iki kuş vuran çok amaçlı bir uygulama bulmanız gerekiyor demektir.

İyi bir başlangıç noktası: sohbet uygulamalarıdır. Doğru tür bir sohbet uygulamasıyla tüm iş akışlarınızı tek bir yerde toplayabilir ve bir iş günü boyunca iletişim kurduğunuz tüm yöntemlere bağlanabilirsiniz. Doğru sohbet uygulamasını belirlerken aramanız gereken birkaç özellik: 

Doğru entegrasyonlar: Önemli bir belgeyi ekibinizin bir üyesine hızlıca göndermek mi istiyorsunuz? Konumunuzdan ayrılmadan güçlü bir üçüncü taraf uygulamaya mı erişmek istiyorsunuz? Popüler ve sık kullanılan uygulamalarla entegre olan bir sohbet çözümü bulun. Örneğin, bugünlerde çoğumuz projelerde birlikte çalışıp önemli materyaller üzerinde iş birliği yaptığımız için belge paylaşma entegrasyonu olmazsa olmaz bir özelliktir. İlgili sohbet uygulaması entegrasyonları iş akışlarını sadeleştirip zaman kazanmanıza yardım eder.

Not alma, belge depolama ve düzenli kalma özelliği: Her şeyi tek bir yerde tutabilecekken neden ayrı not alma ve depolama uygulamalarına sahip olasınız? Gelişmiş sohbet uygulamaları size not alma, önemli belgeler gönderip depolama ve aynı arayüz içerisinden önemli mesajları kaydetme, sabitleme ve yanıtlama olanağı tanımalıdır. Anımsatıcı kurma ve mesaj gönderimi planlarını da unutmayın: Bunlar, hareket hâlinde ya da farklı zaman dilimlerinden iletişim kurmanız gerektiğinde düzenli olmaya devam etme gereksiniminizi karşılayacak özelliklerdir. 

Farklı türdeki iş birliklerine hızlı erişim: Bazen bir konuyu aydınlatmak ya da göstermek için sohbetten telefona ya da video toplantısına geçmeniz gerekebilir. İletişim çözümleri arasında aynı uygulama üzerinden geçiş yapmanıza izin vererek hızlı ve üretken kalmanıza olanak tanıyan bir sohbet uygulaması bulun. Ek getirileri: bir grup kanalından hemen toplantı başlatma, belirli bir grupla dijital bir beyaz tahta paylaşma ve toplantı sohbetlerini doğrudan kalıcı sohbet uygulamanız içinde kaydetme olanakları.

Telefon on yıllardır çalışma ortamlarının temel bir bileşeni olmuştur. Ancak bu telefon kullanma döneminin sona erdiği anlamına gelmiyor, hatta tam tersi söz konusu. VoIP iletişimleri günümüzün esnek çalışma dünyasında vazgeçilmez bir yer tutuyor. Hareket hâlinde, istediğiniz cihazdan, iş arkadaşlarınız ya da müşterilerinizle iletişim kurmanıza yardımcı oluyorlar. Doğru VoIP telefon sağlayıcısı tüm bunları ve daha fazlasını yapmanızı sağlayabilir. 

Hatta kimi telefon çözümleri sayesinde kullandığınız cihaz ve uygulama sayısını azaltabilmeniz bile mümkün. Tek yapmanız gereken doğru çözümü bulmak; bunu yaparken size aşağıdaki özellikleri aramanızı öneririz: 

Gereksiz cihazlar olmadan istikrarlı iletişim: Dünya standartlarında VoIP iletişimleri masaüstü, mobil ve tablet cihazlarında çalışabilir. Bu, telefon cihazlarına hâlâ ihtiyaç duyulduğu gerçeğini göz ardı etmez ancak size kişisel numaranızı göstermeden tercih ettiğiniz cihazda iletişim kurma seçeneği sunar. Bu şekilde kendinizi tek bir yere bağlamak ya da iş ve kişisel amaçlı görüşmeler için farklı cihazlar kullanmak zorunda kalmazsınız. Tek yapmanız gereken bulut tabanlı telefon uygulamanıza erişebilmektir. 

Metin oluşturma ya da videoya yükseltme olanağı: Günümüzün telefon çözümlerinin iş birliği odaklı bir dünyaya göre şekillenmesi gerekiyor, yani video çözümlerine kolaylıkla bağlanabilme olanağına ihtiyaç var. Doğrudan videoya geçebilen bir VoIP çözümü bularak tek bir yerden ikisi arasında geçiş yapabilirsiniz. Aynı zamanda telefon çözümünüzden kısa metin mesajları da gönderebilmelisiniz ki yazılı ve sözlü mesajlar hep aynı kaynaktan gelsin. 

Analiz ve kalite panoları: Bir meselenin özüne inip çözmeye çalışırken önünüzdeki dağınık analiz panoları sadece başınızın daha fazla ağrımasına neden olur. Kullanımı kolay bir pano sunan bir telefon çözümünü benimseyerek ek analiz çözümlerine olan gereksinimi azaltın. Sorunları hızlı ve etkili bir şekilde çözebilmek için çağrı kalitesi sorunlarını ve ağ sorunlarını önceden öngörerek izleyebilmeli ve sorunları önden giderebilmelisiniz. 

Son önerimiz: Sohbet uygulamanızı ve telefon çözümünüzü her ikisini bir arada sunan bir platform kullanarak birleştirin. 

Gelişmiş sohbet uygulamamız Zoom Team Chat, anında ve düzenli iletişim sağlarken Zoom Phone iş birliği çağında gereken sesli iletişimi sunar. Her ikisinden birden faydalanmak, tek tıkla farklı modellerle iş birliği kurup yeni üretkenlik düzeylerine erişmek anlamına gelir. 

Her iki çözüm de sohbet, telefon, toplantılar, beyaz tahta ve daha fazlasını sorunsuz tek bir platformda bir araya getiren Zoom Workplace teklifimizin bir parçası olarak sunulur. Zoom Workplace sayesinde iş yeri iletişimi için gereken her şeyi tek bir yerde birleştirerek, işletmenizi geleceğe dayanıklı hâle getirmek için kullanabileceğiniz zaman ve paradan tasarruf etmiş olursunuz. Ödün vermeden gelir-maliyet ölçeklendirmesi yapın, iş gününüzü yeniden kurgulayın ve daha azıyla daha fazlasını yapın. 

Zoom ile iletişim araçlarınızı nasıl birleştirebileceğiniz hakkında daha fazla bilgi için en son Hear from a Peer web seminerimize bakın.