Os eventos virtuais e híbridos chegaram para ficar: comece seu planejamento com nosso guia avançado

Os planejadores de eventos tiveram que aprender rapidamente como fazer a transição das experiências presenciais para as virtuais em 2020. Mas o que podemos esperar da indústria de eventos em 2021 e além? Com restrições a viagens e grandes reuniões, muitos organizadores estão aderindo a um formato virtual ou híbrido por enquanto ou planejando incorporar componentes virtuais no futuro.

A boa notícia é que agora os planejadores de eventos têm mais recursos para ajudá-los a criar uma experiência digital incrível que rivaliza com uma experiência pessoal. Com planejamento, preparação e uma boa dose de criatividade, você pode projetar uma experiência que vai além dos limites que qualquer um de nós imaginava para os eventos virtuais um ou dois anos atrás.

Criamos um Guia definitivo para planejamento e organização de eventos virtuais no Zoom que mostra tudo o que você precisa saber para organizar eventos on-line relevantes e bem-sucedidos. Veja alguns destaques abaixo e acesse o guia completo para obter listas de verificação úteis, instruções passo a passo e muito mais!

Você deve hospedar seu evento no Zoom Meetings ou no Zoom Webinars? A resposta depende de vários fatores, como o tamanho do seu público, o nível de interação que você deseja e quão bem você conhece os participantes. Nosso guia detalha os melhores casos de uso para cada solução e fornece dicas úteis para escolher a ideal para seu evento. Além disso, compartilhamos algumas das integrações de aplicativos favoritas para ajudá-lo a realizar seu evento de forma mais eficiente.

Projete seu evento com oportunidades para interagir e reduza a evasão de participantes. Veja a seguir algumas dicas do nosso guia:

• Planeje uma programação resumida que cative seu público do início ao fim.
• Crie sessões que vão além da visualização passiva - faça pesquisas com seu público, responda a perguntas ao vivo e use salas simultâneas ou chat.
• Envie brindes do evento ao público, um vale-presente de delivery de comida ou outros itens divertidos que eles possam desfrutar.

Planejar um evento virtual perfeito requer muitas etapas, desde a coordenação do conteúdo até a definição das configurações corretas para o seu webinar. Temos listas de verificação para suas equipes técnicas, de produção, e de apresentação para garantir que todos saibam o que precisam fazer antes do grande dia.

Configure um site ou página de destino do evento que tenha tudo o que o seu público precisa saber - data, hora, informações do palestrante, detalhes da sessão, informações de registro e respostas às perguntas mais frequentes. Em seguida, divulgue seu evento por e-mail, artigos de blog, mídia social e outros veículos de mídia. Não se esqueça de pedir a seus parceiros, patrocinadores e palestrantes para compartilhar nas redes sociais deles também.

Agende um horário para que seus palestrantes e equipe de produção analisem a nossa lista de verificação de simulação e resolvam quaisquer problemas técnicos ou de conteúdo com antecedência.

Quando estiver pronto para a transmissão ao vivo, tenha nosso guia de eventos à mão para saber quais itens de última hora precisam ser resolvidos. Teste microfones e câmeras, abra a sessão mais cedo para que os participantes possam ingressar e verifique as configurações da gravação e transmissão ao vivo para ter certeza de que estão funcionando corretamente.

As ações que você realiza após o evento são quase tão importantes quanto o próprio evento. Colete feedback por meio de uma pesquisa de evento, analise relatórios, disponibilize o conteúdo gravado e acompanhe os leads de marketing. Você também deve se sentar com sua equipe para fazer um balanço, avaliar suas metas de eventos e fazer planos para melhorias.

Veja informações detalhadas sobre cada uma das sessões acima no nosso guia, incluindo como usar alguns dos nossos recursos de eventos mais populares, como Enquetes, Salas simultâneas e transmissão ao vivo.