Práticas recomendadas para melhorar seus eventos virtuais internos

Com o advento da força de trabalho híbrida, os funcionários ficam espalhados por diferentes escritórios, lares e até países. Você vai precisar de uma tecnologia de fácil acesso que todos possam usar e que tenha os recursos certos para envolver os diferentes públicos. Porém, também será necessária uma solução que atenda às suas necessidades e crie uma experiência ágil de apresentação. 

A natureza do evento a ser organizado e da experiência que deseja proporcionar ao seu público vão determinar o tipo de solução que deverá ser usado. Em muitos eventos internos, como reuniões gerais, bate-papos informais e reuniões abertas, é desejável que uma ou poucas pessoas possam alcançar um público amplo. Por outro lado, também queremos evitar distrações e interrupções, como ruídos de fundo ou feeds de câmera que desviem a atenção.

Nesses eventos maiores, em que é importante a apresentação sem interrupções, recomendamos a nossa solução em webinars, Zoom Webinars. Zoom Webinars possibilita organizar de forma ágil eventos internos de grande porte em que somente anfitriões, coanfitriões e palestrantes poderão habilitar suas câmeras e microfones. Recomendamos também que realize eventos de Zoom Video Webinar no Zoom Events, nossa solução multifuncional de gestão de eventos, que oferece recursos e estrutura para ajudar na organização de eventos dinâmicos e personalizados. 

Não é porque os participantes não vão usar câmeras e microfones que você não vai interagir com eles! Zoom Webinars traz diversos recursos que lhe permitem se conectar com os participantes. Estas são algumas formas de usar os recursos de webinar da Zoom para criar eventos internos envolventes: 

Compartilhamento de conteúdo — Ter conteúdo na tela para ilustrar os pontos discutidos no evento ajuda a manter o público envolvido e traz um elemento visual estimulante. Usar o recurso de compartilhamento de tela permite compartilhar apresentações em slides, imagens, vídeos, aplicativos, entre outros, proporcionando uma experiência personalizada. 

Chat — O chat dentro do webinar permite que os participantes conversem uns com os outros e com os palestrantes, possibilitando que interajam e exponham sua opinião em tempo real. Se quiser manter o foco na apresentação, contudo, você poderá desabilitar este recurso ou permitir que os participantes usem o chat somente para falar com os palestrantes. 

Levantar a mão — Este recurso permite que participantes e palestrantes forneçam feedback não verbal na forma de um emoji de mão levantada em seu feed de vídeo. Assim, fica mais fácil para os coanfitriões saberem quais palestrantes desejam falar, tornando a conversa mais dinâmica e livre. 

Enquetes, pesquisas e perguntas e respostas — Enquetes trazem perguntas e respostas pré-definidas para escolha dos participantes, pesquisas oferecem uma lista de perguntas que podem ser de múltipla escolha ou dissertativas, ao passo que perguntas e respostas fornecem uma área específica para que os participantes enviem suas dúvidas. 

Muitos clientes têm usado o Zoom Events, nossa solução multifuncional de gestão de eventos, para coordenar também eventos internos. Zoom Events funciona muito bem em eventos internos que tenham muitas sessões e oradores, como reuniões de vendas ou orientações a recém-contratados. Os hubs do Zoom Events também podem ser usados na organização de atividades internas, como eventos dos grupos de recursos de funcionários, de modo que os funcionários saibam exatamente aonde ir para encontrar atividades de seu interesse.  Estas são algumas práticas recomendadas de uso do Zoom Events: 

Use os hub de eventos para simplificar a organização — Crie um hub de eventos dentro do Zoom Events para facilitar o acesso dos participantes (seus funcionários) a todos os eventos da empresa, bem como às gravações desses eventos. Também é possível usar o hub de eventos para acessar análises dos eventos, definir as permissões do anfitrião do hub, criar branding personalizado, personalizar eventos de múltiplas sessões, entre outros. 

Personalize páginas, emissão de ingressos e inscrições de eventos — Usar o hub de eventos para criar e personalizar páginas de perfis do evento permite dar aos participantes uma amostra detalhada do que vai ser abordado com informações e links de imagens e vídeos pertinentes. Também é possível criar um processo de inscrição ágil, personalizando a emissão de ingressos e as inscrições, permitindo habilitar ingressos pagos ou gratuitos, oferecer ingressos a palestrantes, anfitriões alternativos ou participantes, bem como restringir os ingressos a uma lista de convidados ou a certos domínios.

Aumente o envolvimento com os relatórios de eventos — Obtenha os insights de que precisa para aumentar cada vez mais o envolvimento e melhorar a participação em eventos internos por meio do painel de resumo do evento, que oferece métricas fundamentais de inscrições, participação, entre outros. 

Impulsione o networking com o lobby de eventos — Zoom Events oferece um lobby para que os participantes conversem uns com os outros por meio de chat e saibam mais sobre a sessão antes de acessá-la. Os participantes também podem convidar seus pares para participarem de chats ou videoconferências diretas, dando-lhes a chance de quebrar o gelo e interagir antes do evento. 

Zoom Webinars lhe possibilita organizar eventos internos dinâmicos. No entanto, sabemos que nem mesmo os melhores eventos podem ser um sucesso se você não se preparar bem. Estes são alguns princípios básicos que vão lhe ajudar a evitar problemas e criar eventos incríveis:

Faça um ensaio geral — Para evitar surpresas, mal entendidos ou transtornos com hardware, deve-se fazer uma simulação com palestrantes e coanfitriões antes do evento de fato. É possível agendar com facilidade um webinar de ensaio a que somente as partes pertinentes possam ter acesso, dando uma chance perfeita de praticar transições, sequências, entre outros.

Defina uma programação clara — No começo do evento, lembre-se de apresentar a programação ao público. Isso os ajuda a entender o que vai ser contemplado, dando-lhes um motivo para ficarem até o fim. Usar um slide para resumir o evento logo de início é uma ótima forma de começar com o pé direito. Você também pode enviar um e-mail antes do evento resumindo todo o conteúdo.

Use coanfitriões para criar uma experiência ágil — Em um Zoom Webinars, o coanfitrião tem as mesmas competências que o anfitrião, incluindo a capacidade de compartilhar conteúdo e ativar o áudio dos palestrantes. Com um coanfitrião atuando nos bastidores — ativando o áudio de palestrantes, tirando dúvidas no chat, avançando slides na apresentação e criando enquetes, é possível proporcionar uma experiência ágil para os participantes e um alto nível de produtividade.

Receba uma variedade de palestrantes — Trazer diferentes oradores e palestrantes ao longo do evento mantém o conteúdo revigorado. Em vez de colocar o CEO para falar por uma hora inteira, dê a ele a oportunidade de abrir o evento e apresente os palestrantes à medida que abordam os diversos tópicos, criando uma experiência mais dinâmica e envolvente. 

Para mais informações sobre como usar o Zoom Events para criar eventos internos dinâmicos, visite a página do Zoom Events. E para saber mais sobre organizar eventos internos envolventes na sua empresa, assista à gravação de nosso webinar, Como organizar um evento interno envolvente.