Zatrzymanie wahadła – spojrzenie w przyszłość wydarzeń

Lubimy trzymać rękę na pulsie i sprawdzać, co dzieje się w środowisku marketingu wydarzeń, dlatego nie mogliśmy się doczekać, co powiedzą inni profesjonaliści podczas dyskusji wokół okrągłego stołu twine, zatytułowanej „Gdzie zatrzymuje się wahadło – przyszłość wydarzeń i jak wpasuje się w nią Zoom Events”. 

twine, aplikacja Zoom do szybkiego networkingu i z zaawansowaną funkcją oddzielnych pokojów, użyła Zoom Events do organizacji wydarzenia, na którym pojawiło się ponad 60 profesjonalistów z branży wydarzeń i marketingu. Interaktywna godzinna dyskusja, moderowana przez Liz King Caruso, Michelle Bruno i Dahlię El Gazzar, była przyjemną okazją poznania nowinek i aktualnego stanu branży wydarzeń, a także prognoz dotyczących przyszłości rynku. Oto wskazówka – wirtualne wydarzenia w najbliższej przyszłości nie znikną.

Pandemia mocno wyrzuciła przysłowiowe wahadło w stronę wirtualnych wydarzeń; jednak po dwóch latach wiele się w tym zakresie nie zmieniło. Przewidywaliśmy, gdzie wahadło ostatecznie spocznie, korzystając ze skali od 1 do 10, gdzie 1 oznaczało wirtualne wydarzenia, a 10 wydarzenia na żywo. Wynik to 5,7, co pokazuje silną preferencję wydarzeń wirtualnych lub wydarzeń na żywo z wirtualnym komponentem.

Mimo że spotkania twarzą w twarz były standardem od wielu lat, nie zawsze okazywały się najbardziej wydajnym sposobem spotkań; niektórzy uczestnicy wskazywali na ilość czasu, którą w ten sposób marnowali. Od długich dni przeznaczanych na podróż aż po nieproduktywne sesje wykładowe – potrzeba lepszego wykorzystywania naszego czasu przeważyła nad zaletami wydarzeń na żywo.

Inne osoby wybierały wydarzenia wirtualne, ponieważ:

• oznacza to mniej śladu węglowego;
• można dostarczyć więcej danych;
• oznacza to lepszą dostępność i integrację, co trudno osiągnąć podczas spotkań fizycznych.

Wydarzenia wirtualne nie znikną. Spotkania, które przeniosły się do świata online, nie staną się na powrót spotkaniami na żywo, a pracownicy się z tego powodu cieszą.

Adrian Seger, Conferences That Work

Mocne wsparcie wydarzeń wirtualnych nie oznacza, że nikt nie chce już wydarzeń na żywo; więcej ludzi w końcu było za niż przeciw. Zamiast tego większość grupy podkreślała zalety spotkań na żywo, ale dodawała, że uczestnicy bardziej by z nich korzystali, gdyby mogli wybrać sposób uczestnictwa. Podczas innych dyskusji skupiano się na potrzebie udoskonalenia formatów wirtualnych, zaoferowania większej interaktywności i treści umożliwiających zanurzenie, a także ustanowienia „złotego standardu”, do którego odnieść by się mogli wszyscy organizatorzy i uczestnicy wydarzeń.

Ta niepewność istnieje także w świecie wydarzeń hybrydowych. Respondenci wybierali określenie „nowoczesne spotkanie” lub po prostu wydarzenia, bez konieczności dobierania przymiotnika. Oto, co mówili profesjonaliści z branży wydarzeń:

• „Wahadło nie istnieje. Istnieją wybory. Wydarzenia to część mieszanej strategii. Połączenie spotkań cyfrowych i na żywo mogłoby pozwolić na rozwój branży.” - Rachel Stephan, Snöball

• „Uważam, że za kilka lat preferencje będą wyrównane, to będzie 60-40 za wydarzeniami na żywo. Zaproszeni będą uważniej wybierać uczestnictwo w spotkaniach.” - Ksenija Polla, CMP – ICCA

• „Fakt, że doświadczenia na żywo zawsze są ograniczone do dni samego wydarzenia oznacza, że jeśli chcesz poszerzyć i wzmocnić doświadczenie swoich uczestników, zawsze należy odwołać się do wirtualnych dodatków. Elementy cyfrowe są istotne i dlatego w dłuższej perspektywie nigdy nie wrócimy do wydarzeń „wyłącznie na żywo” – Merijn van Buuren, Event Mender

Organizatorzy wydarzeń mają opracować nowe strategie w celu angażowania publiczności w erze postpandemicznej. Wypróbowane i znane metody nie są już tak skuteczne, ponieważ wysyp millenialsów w miejscu pracy w połączeniu z popularyzacją narzędzi opartych na chmurze oznacza, że klientom trzeba wyjść naprzeciw i znaleźć ich tam, gdzie są, w ich ulubionych aplikacjach. Dzisiejsze młodsze pokolenia nie są tak obeznane z tradycyjnymi wydarzeniami i w związku z tym oczekują krótkiej formy, znośnych treści i cyfrowych narzędzi sieciowych do nawiązywania połączeń.

Zwiększenie osobistego uczestnictwa wymaga także więcej intencyjnego planowania; profesjonaliści z branży sugerują następujące rozwiązania:

• „Rozwiązania, które oferują wysoką jakość, spersonalizowane doświadczenia to klucz, aby uczestnictwo i zaangażowanie w wydarzenie przenieść na nowy poziom” – Merijn van Buuren, Event Mender

• „Potrzebujemy więcej networkingu i możliwości spotykania wartościowych osób osobiście. To więcej wyjątkowych, osobistych doświadczeń bardziej przyciągnie uczestników niż standardowe wykłady i warsztaty.” - Mike Taubleb, Promenade Speakers

• „COVID znaczącą wpłynął na tę mieszankę. I nikt (jeszcze) nie wie, jak to będzie wyglądało.” -  Adrian Segar, Conferences That Work

Jedną z największych zalet wydarzeń zdalnych z treściami online jest możliwość uzyskania dostępu do danych i mierzenie daleko szerszych wskaźników niż tylko spojrzenie na kabiny czy rejestrację uczestników. Ale proces ten nadal należy udoskonalić i jest to najważniejsze dla organizatorów wydarzeń:

• „Musimy znaleźć łatwiejszy sposób na ocenę/dokumentację postrzeganej wartości przez wirtualnych uczestników.” - Mike Taubleb, Promenade Speakers
  
• „Dane to jedno z najpotężniejszych narzędzi; mogą wspierać argumenty zachowania elementów online w wydarzeniach w celu angażowania i zatrzymywania nowej publiczności zdobytej w trakcie pandemii” – Ksenija Polla, CMP – ICCA

Być może najważniejszym wnioskiem z dyskusji było podkreślenie wagi empatii. W nowej erze, gdy nadal podnosimy się z dewastującego wpływu pandemii COVID-19, empatia bardzo pomaga w rozumieniu potrzeb publiczności i pracowników oraz zbilansowania ich.

Wsparcie wydarzeń wirtualnych w trakcie dyskusji było ewidentne, podobnie jak potrzeba uzyskania lepszej technologii i platform do zarządzania wirtualnymi wydarzeniami. Uczestnicy, po zadaniu im pytania o Zoom Events i jego miejsce w przyszłości branży wydarzeń, wskazywali łatwość korzystania z platformy, wielość jej funkcji, niską cenę, skalowalność i jej znajomość wśród ogólnej publiczności.

• „Zastosowanie Zoom w trakcie pandemii było działaniem organicznym. Logicznym jest, że demokratyzuje to wydarzenia wirtualne i sprawia, że są one ekonomiczne i dostępne. Narzędzie to odegra dla wydarzeń wirtualnych taką rolę, jaką dla twórców stron internetowych odegrał WordPress.” - Rachel Stephan, Snöball

• „Zoom Events potencjalnie może sprawić, że wirtualne wydarzenia będą bardziej dostępne dla większej publiczności, co jest potrzebne w celu szerszego zastosowania” – Merijn van Buuren, Event Mender

Branża wydarzeń bez wątpienia będzie się dalej rozwijać, opracowując „złoty standard”, a w międzyczasie my musimy się postarać, aby uczynić wydarzenia wirtualne tak angażującymi, integrującymi i godnymi zapamiętania, jak to możliwe. Aby zobaczyć, jak możesz tworzyć bardziej inteligentne oddzielne pokoje dzięki twine dla Zoom i udoskonalić swoją strategię marketingową dla wydarzeń, już dziś skontaktuj się z Zoom Events!