Wat is hosted VoIP? En vijf functies om op te letten

Heeft jouw organisatie een onhandig traditioneel telefoonsysteem met dure hardware en onderhoudscontracten? Dat kan snel een gat in je budget slaan. Er is een oplossing: hosted VoIP. Dat kan snel een gat in je budget slaan. Er is een oplossing: hosted VoIP. Hosted VoIP bespaart niet alleen kosten, maar bevat ook geavanceerde functies, zodat jij je kunt richten op wat er echt toe doet: communiceren met je klanten en je bedrijf laten groeien.

Je hebt de term 'VoIP' de laatste tijd waarschijnlijk overal gehoord, en met een goede reden. De wereldwijde markt voor VoIP-diensten werd in 2024 gewaardeerd op151,21 miljard dollar en zal naar verwachting in 2029 264,27 miljard dollar bereiken, volgens Research and Markets.

Hosted VoIP mag dan klinken als een technisch modewoord, het kan transformerend zijn voor bedrijven. VoIP, ofwel Voice over Internet Protocol, biedt een moderne en kosteneffectieve oplossing die meegroeit met je bedrijf, het beheer van telefoongesprekken eenvoudiger maakt en je team overal verbonden houdt.

Als je op zoek bent naar een moderne, kostenefficiënte manier om je bedrijfscommunicatie te stroomlijnen, is hosted VoIP misschien de oplossing voor je. In deze blog bespreken we een aantal voordelen van een hosted VoIP-netwerk en enkele functies waar je op moet letten wanneer je een hosted VoIP-service kiest.

Hosted VoIP is een cloudgebaseerde communicatietechnologie die spraakoproepen via internet verzendt, waardoor geen traditionele telefoonlijnen meer nodig zijn. In een hosted VoIP-systeem worden de hardware en software die de service ondersteunen via de cloud beheerd door een externe provider. Dit betekent dat bedrijven niet hoeven te investeren in of onderhoud hoeven te plegen aan hun eigen telecommunicatie-infrastructuur.

Omdat de service cloudgebaseerd is, kun je gemakkelijk gebruikers toevoegen of verwijderen en heb je toegang tot geavanceerde functies zoals telefonisch vergaderen, voicemail naar e-mail en een geautomatiseerde antwoordservice. Met gehoste VoIP heb je geen dure lokale hardware of onderhoudscontracten meer nodig, waardoor het een kosteneffectieve keuze is voor bedrijven van elke grootte. Ook is het ideaal voor flexibel werken en werken op afstand, omdat gebruikers verbinding kunnen maken vanaf elke locatie met internettoegang.

Gehoste VoIP helpt je kosten te besparen en meer. Het biedt geavanceerde functies waarmee je je kunt richten op wat echt belangrijk is: verbinden met je klanten en je bedrijf laten groeien.

Bij zakelijke communicatieoplossingen is het cruciaal om de juiste opstelling te kiezen. Een goed begrip van de verschillen tussen gehoste VoIP, lokale VoIP en Unified Communications as a Service (UCaaS) helpt je om de beste keuze voor jouw bedrijf te maken. 

Hieronder leggen we uit wat elke oplossing inhoudt:

Lokale VoIP

Zoals de naam al doet vermoeden, betekent lokale VoIP dat alle nodige hardware en software voor je VoIP-systeem in je bedrijfsgebouw wordt geïnstalleerd. Bij deze oplossing heb je normaal gesproken IT-personeel nodig voor het onderhoud en beheer van de infrastructuur, waaronder servers, netwerkapparatuur en VoIP-telefoons. 

Lokale VoIP geeft je meer controle over je telefoonsysteem, maar de instapkosten zijn hoger en je hebt te maken met doorlopend onderhoud.

Hosted VoIP

Hosted VoIP is een servicegebaseerde benadering van zakelijke telefoonsystemen, waarbij je geen fysieke hardware in je gebouwen nodig hebt. Een externe provider is verantwoordelijk voor alle aspecten van het systeem, waaronder hosting en beheer, in de veilige cloudinfrastructuur van die provider.

Eigen IT-personeel en onderhoud op locatie zijn dus niet nodig. Bij deze oplossing kun je je concentreren op je bedrijfsvoering, zonder zorgen over het onderhouden van een complex telefoonsysteem.

UCaaS

Stel je voor dat je je bedrijf zou kunnen runnenn met één programma voor al je communicatiebehoeften, zonder te moeten wisselen tussen videovergaderen, chatplatforms en afzonderlijke telefoonsystemen. Dat is de kracht van UCaaS (Unified Communications as a Service).

Zoom blinkt uit als een UCaaS-provider en biedt functies zoals kristalheldere videogesprekken, berichtenverkeer en telefoonintegratie, alles toegankelijk vanuit één app. Dit vereenvoudigt de communicatieworkflows, bevordert de samenwerking en helpt je tijd te besparen zodat je team zich kan concentreren op wat het belangrijkst is.

Hosted VoIP werkt door spraak om te zetten in digitale signalen en deze te verzenden via het internet. 

Wanneer je belt met hosted VoIP, wordt je stemgeluid omgezet in gegevenspakketjes, die vervolgens via internet naar de ontvanger worden gestuurd. Onderweg vinden ze de beste route naar hun bestemming, ongeveer zoals een gps-systeem je door het verkeer leidt. Dit proces gaat snel, dus je merkt geen vertragingen of verstoringen. Aan de kant van de ontvanger worden de gegevens weer omgezet in stemgeluid, en voilà! Je hebt een telefoongesprek.

Doordat alles via het internet gebeurt, kun je verschillende apparaten gebruiken om te bellen en gebeld te worden. Dit kan een traditionele bureautelefoon, een smartphone of zelfs een computer met een headset zijn.

Hosted VoIP biedt tal van voordelen die veel verder gaan dan het upgraden van je telefoonsysteem naar een nieuwere technologie. Laten we eens kijken hoe het je zakelijke communicatie kan transformeren.

Kostenbesparingen

Hosted VoIP kan je maandelijkse telefoonrekening verlagen dankzij consistente prijzen en het elimineren van hoge kosten voor telefoongesprekken over lange afstanden. Bovendien kan hosted VoIP gemakkelijk worden opgeschaald. Je betaalt voor wat je gebruikt, waardoor het een budgetvriendelijke oplossing is voor bedrijven van elk formaat.

Weinig onderhoud

Zeg je complexe PBX-systeem gedag, net als complex onderhoud. Je servicemanager beheert het hosted VoIP-systeem, zodat je IT-team zich op kerntaken kan richten. Automatische software-updates en bugfixes zorgen dat je systeem altijd soepel en veilig werkt.

Geavanceerde functies

Verbeter teamwerk door gemakkelijk gebruik te maken van andere communicatiekanalen, zoals videovergaderen en instant messaging, alles naadloos geïntegreerd in je telefoonsysteem. Stroomlijn je workflows met voicemail naar tekst, een automatische antwoordservice die oproepen efficiënt doorstuurt en het doorschakelen van oproepen voor toegankelijkheid onderweg.

Veelzijdigheid en aanpasbaarheid

Werk waar je maar wilt met je zakelijke telefoonnummer. Je hebt enkel een internetverbinding nodig om verbonden en productief te blijven. Kies voor traditionele bureautelefoons, softphones op je computer of mobiele apps, afhankelijk van je voorkeuren en behoeften. Dankzij deze flexibiliteit kunnen je teamleden de communicatiemethode kiezen die zij het handigst vinden.

Sterkere klantenondersteuning

Gehoste VoIP betekent dat je gratis toegang krijgt tot extra functies voor klantenondersteuning, zoals voicemail, oproeproutering, oproepwachtrijen en Interactive Voice Response (IVR)-systemen. Het is ook gemakkelijker te integreren met contactcenters, zodat je 24/7 ondersteuning kunt bieden aan je klanten.

Robuuste beveiliging

Gehoste telefonieproviders geven prioriteit aan je privacy met verschillende gegevensbeschermings- en coderingsprotocollen. Je kunt erop vertrouwen dat gespreks- en klantgegevens privé blijven met end-to-end-encryptie en veilige gegevensopslag.

Zoom Phone tilt gehoste VoIP naar een hoger niveau en maakt gebruik van AI-assistenten om je productiviteit een boost te geven met functies zoals samenvattingen na het telefoongesprek, extractie van taken uit voicemails en zelfs voicemailprioritering om je te helpen georganiseerd te blijven. Bovendien hebben we wereldwijde netwerkdekking, robuuste beveiligingsprotocollen en bieden we eenvoudige integratie met je bestaande workflows.

Maak kennis met Zoom Phone en ontdek hoe we kunnen helpen gemakkelijker samen te werken, productiever te worden en de ervaring van je klanten te verbeteren.

Overweeg je over te stappen naar hosted VoIP? Hieronder geven we antwoord op enkele veelgestelde vragen over deze technologie.

Wat is een hosted PBX-systeem?

Een PBX (Private Branch eXchange) is als het brein van je kantoortelefoonsysteem. Een hosted PBX-systeem bevindt zich in de cloud en wordt beheerd door je serviceprovider. Daardoor heb je geen lokale hardware meer nodig en wordt onderhoud gemakkelijker.

Hoewel hosted VoIP doorgaans een onderdeel van een hosted PBX-systeem is, biedt deze laatste een uitgebreidere telefonieoplossing, vaak met extra zakelijke functies zoals een automatische antwoordservice en doorschakelen van oproepen.

Wat zijn de nadelen van VoIP?

Hoewel VoIP veel voordelen biedt, is het belangrijk om rekening te houden met mogelijke nadelen. Eén daarvan is de afhankelijkheid van een betrouwbare internetverbinding. De gesprekskwaliteit kan eronder lijden als uw internet uitvalt of als u jitter ervaart. Er zijn ook enkele problemen met de beveiliging, zoals ongeautoriseerde toegang tot telefoonlijnen, dus het is belangrijk om een gerenommeerde provider te kiezen met sterke beveiligingsmaatregelen (zoals Zoom).

Kan ik mijn eigen VoIP hosten?

Het is mogelijk om je eigen VoIP-systeem te hosten, maar dit is een complex project. Het vraagt om technische expertise, het aanschaffen en onderhouden van hardware en voortdurende software-updates. Voor de meeste bedrijven genieten de eenvoud en kosteneffectiviteit van een hosted VoIP-oplossing de voorkeur boven de uitdagingen van zelf hosten.

Wat zijn de twee soorten VoIP?

Er zijn twee soorten VoIP: gehoste VoIP en lokale VoIP. De twee verschillen afhankelijk van waar het systeem zich bevindt: in de cloud of lokaal. 

Cloud-gehoste VoIP vereist geen grote hoeveelheid fysieke hardware. Je serviceprovider regelt alles: updates, onderhoud en systeembeheer. Veel kleine ondernemingen zijn dol op deze probleemloze optie. 

Voor lokale VoIP is een bekabeld systeem nodig dat zich in je bedrijf bevindt, meestal in een serverruimte. Je hebt IT-personeel met telecom- en netwerkervaring nodig om dit systeem op te zetten, te configureren en te onderhouden, dus het is meestal de minder populaire optie voor kleine ondernemingen. Ondernemingen of organisaties met strengere beveiligings- of nalevingseisen geven de voorkeur aan lokale VoIP omdat ze dan meer controle hebben over de installatie.

Hoeveel kost gehoste VoIP?

De kosten voor gehoste VoIP variëren tussen $ 15 en $ 22,49 per gebruiker per maand, afhankelijk van het pakket, de functies, de provider en het aantal gebruikers. Dit is exclusief bijkomende kosten zoals installatie- of migratiekosten. 

Basis beheerde VoIP-abonnementen bevatten doorgaans functies zoals: 

• Onbeperkt uitgaande gesprekken
• Doorschakelen
• Gespreksscreening
• Voicemail

Meer geavanceerde abonnementen bevatten doorgaans functies zoals: 

• Videovergaderingen
• Analyse
• CRM-integraties
• Internationaal bellen
• Sms-berichten