ハミルトン郡の発達障がい者サービスが、Zoom を活用して構成員のサポートと従業員体験を向上

1968 年の設立以来、ハミルトン郡発達障がい者サービス（HCDDS）では、発達障がいを抱える人々が働き、学び、コミュニティにも可能な限り参加できる機会を提供することで、毎年 8,000 人以上の人々をサポートしています。HCDDS は、人生の段階に応じて発達障がい者とその家族を支援することを重要視し、新型コロナウイルスのパンデミック中も事業を継続できるだけでなく、組織がケース管理とサービス提供を向上させるのにも役立つソリューション プロバイダーを求めていました。

Zoom プラットフォームが同機関のミッションの達成とサービス提供の永続的な向上にどのように役立ったかについて、情報技術担当ディレクターの Brian Knight 氏に話を聞きました。

使いやすさの重視

「2020 年 3 月以前、私がビデオ ミーティングに参加した回数は、片手で数えられる程度でした」と Knight 氏は言います。HCDDS は、多くの地方機関と同様に、公共部門の伝統的な対面でのやり取りを重視しており、既存の Skype ソリューションをほとんど利用していませんでした。しかし、パンデミックが始まり、すべてが変わりました。

「2020 年 3 月時点で、Skype では私たちのニーズに対応できないことを認識しました」と Knight 氏は述べています。Knight 氏のチームは Webex の 90 日間の無料ライセンスを利用しましたが、その機能にも満足できませんでした。「[Webex] の使用を中止したのは、[ユーザーから] 苦情が寄せられるようになったころです。Webex が落ちたり、接続が頻繁に切断されたりし、その音声とビデオも途切れ途切れだということでした。こうした問題にはこれまでも長年遭遇していました。」

そこで Knight 氏は Zoom を導入することを決断し、当初は少人数のグループでテストするために 10 件のミーティング ライセンスを購入しました。「Zoom は、特に私たちが一緒に働いている多くの構成員にとって、とても使いやすいものでした」と Knight 氏が述べているように、すぐに大きな反響がありました。

HCDDS の経営幹部たちも同様の反応を示しました。Knight 氏は、このソリューションを組織全体に採用することを希望し、リーダーとして躊躇なく、そのデモを決断しました。「私たちは、リーダー グループ向けに Zoom と [Microsoft] Teams の両方のデモを準備しました。Teams のデモの評価はよくありませんでした。各メンバーが異なる問題に直面し、私の上司はサインインさえできませんでした。Zoom のデモは非の打ちどころがなく、[Zoom チーム] は多くの特徴や機能を提示してくれました。それを見た経営幹部が Zoom を本当に気に入ったのです。」

HCDDS チームは、Zoom Phone の採用に同様のプロセスを適用し、少人数のグループでライセンスをテストしてから、ライセンス数を増やしました。

Knight 氏にとって、実装は費用対効果が高く、シームレスな体験でした。「私たちの初期費用はゼロでした。最初の Zoom Phone ライセンス以外に費用はかかりませんでした。設置も簡単でした」と Knight 氏は述べています。「すべての機能を 1 か所に集約できるので、非常にシンプルに運用できます。」

新しい成果の発見

Knight 氏が Zoom Meetings と Zoom Team Chat、Zoom Rooms、Zoom Phone を機関全体に導入するとすぐに、従業員と構成員の両者に同じような効果が見られました。機関が Zoom Team Chat のファイル転送機能を頻繁に活用し、Zoom Apps を調査する中で、Knight 氏とチームは、プラットフォームのいくつかの機能と特徴によっていくつかの重要な成果がもたらされたことに気づきました。

アクセシビリティの向上

「[ライブ文字起こし] が組み込まれるようになり、その動作には文句のつけようがありません。当組織では聴覚障がいのある人や従業員が働いています。字幕が付くことで、このような人たちの理解を手助けできます。」

ワークライフ バランスの向上

「[Zoom Phone では] 業務時間を設定するのと同じくらい簡単に、休憩時間を設定できます。私は、就業時間以降は、もう電話で呼び出されたくはありません。私と連絡を取る必要がある人には連絡方法を周知してあります。」

出席率の向上

「私たちは、プロバイダー、親、個人などさまざまな関係者を招待するミーティングを開催していますが、多くの場合、全員をそのミーティングに出席させることは難しいのが実情でした。Zoom を導入したことで、特に裁判所指定の後見人の参加者数が飛躍的に増加しました。」

管理の合理化と使いやすさ

「私たちは、使いやすいツール、つまり、この場所以外で活動している人も簡単にアクセスできるツールを探していました。それが、Zoom がスタッフの人気を集めた理由です。管理が楽なところが気に入っています。私の部下も問題解決に余計な時間を費やすことがなくなりました。これは非常に重要なことです。」

ほかのサービス組織にとっての利点

Knight 氏は、Zoom プラットフォームで上記の成功を確認した後、同僚や仲間にその価値を広め始めました。

「オハイオ州には IT に関する郡のすべての役員で構成されるグループがあり、隔月でミーティングが開かれるのですが、私はもっぱら [Zoom] を熱心にすすめました。これまでは、従来の PBX システムが多く利用されてきましたが、Zoom は価格が手頃で、機能も素晴らしいと感じたので、Zoom の導入をすすめました」と Knight 氏は述べています。

彼はまた、HCDDS が協力しているいくつかの学校で Zoom Rooms が役立つことに気づき、このプロダクトを直接紹介することを決めました。「学校で、Zoom Rooms の機能のデモを実施しました。これを見た学校関係者は興奮しています。学校では新型コロナウイルス関連の助成金を使って、Zoom Rooms のハードウェアの一部を購入する予定です」と Knight 氏は言います。

現在、HCDDS が Zoom を活用して達成した進歩は、社会全体に重要なサービスを提供するほかの組織にも拡大し、オハイオ州周辺の州および地方の機関の重要な仕事の質を高めるのに貢献しています。