スモールビジネス、ビッグプラン：持続的な成長を支えるテックツールキット

ビジネスは順調です。チームは拡大し、顧客基盤は安定、そして新しい市場への進出も視野に入っています。

しかし、人員が増えるにつれ、チーム全員が効果的にコミュニケーションし、協力できるようにするための適切なツールが必要になります。顧客から問い合わせがあった際には、すぐに対応できる体制も欠かせません。たった1回の悪い対応が長期的な悪印象につながることを、よくご存知でしょう。日々の業務に追われているときこそ、本当にビジネスに大きな影響を与えることに時間を割く必要があります。

年次開催のカスタマー・カンファレンス、Zoomtopia 2025では、急成長に伴う課題に直面している中小企業（SMB）の皆様に向けて、課題解決のためのインサイトを共有しました。アプリが増えすぎて困っている場合も、顧客対応の負担が増している場合も、Zoomがどのようにサポートできるかを、録画や要約記事でぜひご覧ください。

スモールビジネスが成長段階で直面する最も一般的な課題のひとつが、テックスタックの拡大です。創業当初は、自社に合った電話システムを導入し、その後にバーチャル・ミーティング用アプリを追加、さらにビジネスチャット用のアプリを導入したかもしれません。そのうち営業チームがスケジューリング用アプリを必要とし始め、従業員がAIノートテイカーツールの経費を申請し始める（セキュリティーやデータプライバシーの審査が行われていない場合も）ということもあるでしょう。

こうしてパッチワーク的に導入した場合、各ツールがうまく連携せず、やがて新しいアプリが負担となります。ログイン情報やパスワードを覚える手間、ツールの管理、そしてコストの増加が、次第に重くのしかかってくるのです。

では、解決策は何でしょうか？中小企業にとって、Zoom WorkplaceのようなオールインワンのAIファースト・プラットフォームを活用することで、コミュニケーションとコラボレーションをシンプルにできます。従業員は1つのアプリに慣れるだけでよいため、オンボーディングやトレーニングもスムーズです。また、ビデオミーティング、チャット、電話、スケジューリング、そしてコラボレーションツールがすべて1か所にまとまっているため、複雑な連携設定のために専任のITチームを置く必要もありません。Zoom Workplace上のすべてが連携して機能するように設計されているので、チームは「管理に追われる」時間を減らし、「成果を上げる」ことに集中できます。

最近では多くのことがオンラインで完結できるようになりましたが、電話はいまだに多くのビジネスにとって「お客様の最初の入り口」です。注文や予約、ちょっとした質問など、ウェブサイトを操作するよりも電話をかける方が早くて簡単な場合もあります。

しかし、少人数で運営しているスモールビジネスや個人事業主にとって、すべての電話に対応するのは現実的ではありません。そんなときに役立つのが、Zoom Phone向けのAI受付機能Zoom Virtual Agent Conciergeです。このAI受付は、単に通話を振り分けたりメッセージを受け取ったりするだけではなく、エージェント型AIを活用して実際に顧客対応します。よくある質問への回答、予約のスケジュール調整、商品の在庫確認まで対応可能です。まるで24時間365日対応してくれるコンシェルジュのような存在です。

では、ボイスメールがたまって顧客や見込み客へのフォローアップが必要なときはどうすればよいでしょうか。Zoom AI Companionなら、ボイスメールを自動的に優先度順に整理し、最も緊急性の高いものから確認できます。さらに、対応すべき重要なタスクを特定してくれるため、今すぐ手を付けるべきことが一目でわかります。

やるべきことが山積みになると、1日のうちにすべてを終わらせるのは難しく感じるものです。少しでも時間を取り戻す工夫をすることで、生産性が大きく向上し、ワークライフバランスの改善にもつながります。その鍵となるのが、AIにどんなタスクを任せられるかを見極めることです。

たとえば普段の業務では、ウェブサイトの更新やSNS投稿の準備、プロジェクト計画の作成などがあるかもしれません。そんなときは、Zoom DocsでAI Companionにドラフトの作成を依頼すれば、最近のチャットやチームミーティングの内容をもとにアイデアを取り入れてくれます。

計画書ができたら、次はすぐにフィードバックがほしいところです。プロジェクト関係者とのミーティングを追加する代わりに、AIアバターを使ってZoom Clipsで短いビデオを録画し、計画内容と意見がほしい箇所を簡単に共有できます。ドキュメントとビデオをZoom Team Chatに投稿すれば、メンバー全員が確認し、コメントを追加できます。AI Companionがフォローアップを追跡し、タスクを自動で割り当ててくれるため、手動で管理する必要はありません。AIが1日の業務を通してサポートしてくれることで、時間をより有効に使えるようになります。

すべてを終わらせる時間を確保することだけが課題ではありません。時には、細部にまで気を配り、何も見落とさないようにすることも同じくらい重要です。ミーティング中に突然頼まれるちょっとした対応や、週次のチームチェックインなどもその一例です。こうした小さな作業は自動化ツールに任せることで、従業員はより大きな目標に集中できます。

たとえば、チームに対して毎週「Zoom Docsでプロジェクトの進捗状況を更新してください」とチャットで送っているとします。そんなときは、手動でリマインダーを送信する代わりに、Zoom Workflow Automationを使って、ワークフローを作成し、そのメッセージを毎週同じ時間に自動送信するように設定できます。これで、To-Doリストのひとつを完全に消せます。

または、ミーティング中のアクション項目を簡単に覚えておく方法をお探しの場合は、AI CompanionとZoom Tasksにお任せください。ミーティング終了後、AI Companionが会話内容をもとにサマリーを作成し、アクション項目を自動的に特定します。次のステップを確認するには、[Zoom Tasks] タブを開くだけで、自分に割り当てられたタスクを一覧できます。

さらに詳しいヒントやデモを知りたい方は、Zoomtopia 2025オンデマンド配信がおすすめです。個人事業主の方も、次の成長ステージを目指す中小企業の方も、Zoomがどの段階でどのようにサポートできるかをご紹介しています。