社内のバーチャル イベントの質を高めるためのベスト プラクティス

ハイブリッド ワーカーの場合、従業員はオフィス、自宅、あるいは世界中のあらゆる場所に点在する可能性があります。 視聴者のエンゲージメントを高める適切な機能をすべて備えた、誰もが使用できる入手しやすいテクノロジーが必要です。 その一方で、自身のニーズを満たし、シームレスなプレゼンテーター体験を構築するソリューションも必要です。

主催するイベントのタイプと視聴者に参加してほしい体験のタイプに応じて、使用すべきソリューションのタイプが決まります。 全社ミーティング、ファイアサイド チャット、タウンホールなどの多くの社内イベントにおいて、従業員が多くの視聴者とつながる環境を整えたいと考えるでしょう。 その一方で、バックグラウンド ノイズ、気が散るカメラフィードのような邪魔になる要素や中断を回避したいとも考えるでしょう。

中断なしのプレゼンテーションが重要となる、このような大規模イベントには、Zoom のウェビナー ソリューションである Zoom Webinars の使用をおすすめします。 Zoom Webinars を使用すると、ホスト、共同ホスト、パネリストにカメラとマイクの有効化を許可するだけで大規模な社内イベントをシームレスに主催できます。 Zoom のオールインワン イベント管理ソリューションである Zoom Events で Zoom Webinars イベントを運用することもおすすめします。このソリューションに備えられた機能と構成によって、カスタムされた活気あるイベントの運用を実現します。

もちろん、出席者がカメラとマイクを持っていなくても交流を深めることはできます。 Zoom Webinars には、出席者とつながるための多数の機能が用意されています。 以下に Zoom Webinars の機能を使用して魅力的な社内イベントを構築する方法を一部ご紹介します。

コンテンツの共有 - 画面上のコンテンツがイベントで取り扱われている要点をサポートすることで継続して視聴者の関心を引き付け、効果的な視覚的要素が提供されます。 画面共有機能を使用すれば、スライドデッキ、写真、ビデオ、アプリケーションなどを共有して体験をカスタマイズできます。

チャット - ウェビナー内のチャット機能を使用すると、出席者が他の出席者やパネリストとチャットできます。これにより、従業員がリアルタイムでアイデアをやり取りして共有できるようになります。 発言者へのフォーカスを継続する場合は、この機能を無効にするか出席者がパネリストのみとチャットするように設定できます。

挙手 - この機能を使用すると、出席者とパネリストがビデオフィード上で挙手の絵文字形式の意思表示アイコンを使用できます。 これにより、共同ホストが発言を希望するパネリストを簡単に把握でき、より活力ある自由形式のディスカッションを実現できます。

投票、アンケート、Q＆A - 投票では、質問と事前に設定した回答が提供され、出席者が回答を選択します。アンケートでは、複数選択または長文形式での質問リストが提供されます。Q＆A では、出席者が質問して回答を取得できる固有のウィンドウが提供されます。

多くのお客様が Zoom のオールインワン イベント管理ソリューションである Zoom Events を使用して社内イベントを取りまとめています。 Zoom Events は、営業サミットのような複数のセッションと発言者がより深く関係する社内イベントや新しい従業員のオリエンテーションに最適です。 Zoom Events のハブは Employee Resource Group イベントなどの社内アクティビティの編成にも使用できるので、従業員は興味のあるアクティビティが見つけられる場所を正確に把握して移動することができます。以下に Zoom Events の使用に関するベスト プラクティスを一部ご紹介します。

組織の合理化のためにイベントハブを使用する - Zoom Events 内にイベントハブを作成すると、出席者（従業員）は組織のあらゆるイベントに簡単にアクセスできるようになり、これらのイベントをレコーディングすることもできます。 また、イベントハブを使用してイベント分析へのアクセス、ハブのホスト権限の設定、カスタム ブランディングの構築、マルチセッション イベントのカスタマイズなどができます。

イベントページ、チケット発行、登録のカスタマイズ - イベントハブを使用してイベントのプロフィール ページを作成し、カスタマイズすることで、出席者は、イベントの詳細、関連画像、ビデオのリンクで説明される詳しいイベント プレビューを確認できます。 また、チケット発行と登録をカスタマイズすることでシームレスな登録プロセスを構築できます。これにより無料または有料のチケット発行、パネリスト、代替ホスト、出席者へのチケット提供、外部参加者リストや特定のドメインにチケットを限定することが可能になります。

イベント レポートでエンゲージメントを高める - 登録数、出席数などに関する主要な指標を提供するイベント サマリー ダッシュボードで、継続的にエンゲージメントを高め、社内イベントへの出席数を向上させるために必要なインサイトを取得します。

イベントロビーで社内ネットワーキングを促進する ‐ Zoom Events には、出席者同士でチャットして、セッションの詳細情報を確認してから参加できるようにするイベントロビーが用意されています。 また、出席者が他の出席者にダイレクト チャットやビデオ カンファレンスをリクエストして、イベント前にリラックスしてお互いの交流を深める機会を持つことができます。

Zoom Webinars を使用すると、活気ある社内イベントを主催できます。 ただし、適切な準備をしなければ最高に魅力的なイベントであっても成功することはないでしょう。 以下に問題を回避し、魅力的なイベントを構築するための指針を一部ご紹介します。

リハーサルを行う - 予期せぬ事態、誤解、ハードウェアの問題を回避するには、実際のイベント前にパネリストや共同ホストとともにリハーサルを行う必要があります。 関係者のみが参加できるリハーサルのウェビナーは簡単にスケジュールでき、移行部や順序などを練習して確認する最高の機会を得ることができます。

明確なアジェンダを設定する - イベントの開始時に、視聴者にアジェンダを明確に伝えるよう徹底します。 これにより、視聴者がイベントで取り扱われる内容を理解し、そのイベントに最後まで参加する理由が明確になります。 開始時にイベントを概説するスライドを使用すると、スムーズに開始できます。 また、イベント前に取り扱う内容を概説したメールを送信することもできます。

共同ホストを活用してシームレスな体験を構築する - Zoom Webinars では、共同ホストはホストと同じ機能（コンテンツ共有やパネリストのミュート解除など）をすべて持ち合わせています。 共同ホストがパネリストのミュート解除、チャットの質問対応、プレゼンテーションでのスライドの進行、投票の作成などのイベントの舞台裏での責務を担当することで、シームレスな出席者の体験と高度な成果物を生み出すことができます。

多様な発言者を迎え入れる - イベント全体を通して多様な発言者やパネリストがいると、飽きの来ないイベント内容になります。 CEO には、 1 時間発言してもらうのではなく、イベントの開始とパネリストの紹介を担当してもらい、そのパネリストがさまざまなトピックを取り上げることで、より活気のある魅力的な体験を生み出すことができます。

Zoom Events を使用して活気ある社内イベントを構築する方法について詳しくは、Zoom Events ページをご覧ください。 組織で魅力的な社内イベントを主催する方法の詳細情報を確認するには、Zoom のウェビナーのレコーディングから魅力的な社内イベントの運用方法をご覧ください。