Prácticas recomendadas para mejorar sus eventos virtuales internos

A medida que más organizaciones pasan a un modelo de trabajo híbrido, los empleados comprometidos y satisfechos son la clave de una plantilla híbrida eficaz. Para mantener conectada a una plantilla tan dispersa, muchas organizaciones están interactuando con los empleados a través de eventos virtuales interactivos. 

Sin embargo, el reto consiste en crear eventos internos que tanto los empleados presenciales como los remotos puedan disfrutar y considerar valiosos. Estas son nuestras prácticas recomendadas y consejos para crear eventos internos participativos:

Con un personal híbrido, los empleados están dispersos en diferentes oficinas, sus hogares y posiblemente el mundo. Necesitará una tecnología de fácil acceso que todos puedan utilizar con todas las funciones adecuadas para atraer a su audiencia. Pero también necesitará una solución que responda a sus necesidades y cree una experiencia optimizada para el presentador.

El tipo de evento que organice y el tipo de experiencia que desee que tenga su audiencia determinarán el tipo de solución que debe utilizar. Para muchos eventos internos, como las reuniones de todo el equipo, las charlas informales y los foros abiertos, querrá dar a una persona, o a un grupo de personas, la posibilidad de llegar a una gran audiencia. Sin embargo, también hay que evitar las distracciones y las interrupciones, como el ruido de fondo o la distracción de la transmisión de las cámaras.

Para estos eventos más grandes en los que es importante hacer presentaciones sin interrupciones, recomendamos utilizar nuestra plataforma para seminarios web, Zoom Webinars. Zoom Webinars le permite organizar sin problemas grandes eventos internos que permiten que únicamente los anfitriones, los coanfitriones y los panelistas habiliten sus cámaras y micrófonos. También le recomendamos que realice sus sesiones de Zoom Webinars en Zoom Events, nuestra solución todo en uno de gestión de eventos, que ofrece las características y la estructura necesarias para ayudarle a organizar eventos personalizados y dinámicos. 

Pero el hecho de que los asistentes no tengan sus cámaras y micrófonos habilitados no significa que no pueda interactuar con ellos. Zoom Webinars cuenta con una serie de funciones que le permiten conectarse con sus asistentes. A continuación, le presentamos algunas formas de utilizar las características de Zoom Webinars para crear un evento interno interesante: 

Comparta contenidos: disponer de contenidos en pantalla para apoyar los puntos que se tratan en su evento ayuda a mantener interesada a la audiencia y proporciona un elemento visual estimulante. Con la función de compartir pantalla, puede compartir presentaciones de diapositivas, imágenes, vídeos, aplicaciones y mucho más, lo que le permite personalizar la experiencia.

Chat: el chat del seminario web permite que los asistentes chateen entre sí y con los panelistas, lo que hace posible que la gente interactúe e intercambie ideas en tiempo real. Sin embargo, si desea mantener el foco en el orador, puede deshabilitar esta función o permitir que los asistentes chateen solo con los panelistas.

Levantar la mano: esta función permite que los asistentes y los panelistas proporcionen comentarios no verbales en forma de un emoji de mano levantada en su transmisión de vídeo. Esto hace que a los coanfitriones les resulte fácil saber qué panelistas quieren hablar y da lugar a un debate más dinámico y libre.

Votaciones, encuestas, y Preguntas y respuestas: las votaciones ofrecen preguntas y respuestas seleccionadas previamente para que las seleccionen los asistentes; las encuestas brindan una lista de preguntas que pueden ser de opción múltiple o con formato de párrafo, mientras que las Preguntas y respuestas ofrecen un área específica para que los asistentes hagan preguntas y se las respondan.

Muchos de nuestros clientes utilizan Zoom Events, nuestra plataforma todo en uno de gestión de eventos, para coordinar también sus eventos internos. Zoom Events funciona magníficamente para los eventos internos que involucran numerosas sesiones y oradores, como las cumbres de ventas o las orientaciones para nuevos empleados. Los Zoom Events Hubs también pueden utilizarse para organizar actividades internas, como los eventos de los grupos de recursos para empleados, a fin de que los empleados sepan exactamente dónde dirigirse para encontrar actividades que les puedan interesar.  A continuación, presentamos algunas de las prácticas recomendadas para utilizar Zoom Events: 

Utilice el Event Hub para una organización optimizada: cree un Event Hub dentro de Zoom Events para proporcionarles a los asistentes (sus empleados) un fácil acceso a todos los eventos de su organización y también a las grabaciones de esos eventos. También puede utilizar el Event Hub para acceder a los análisis de los eventos, establecer los permisos de los anfitriones del Hub, crear una imagen de marca personalizada, personalizar los eventos con múltiples sesiones y mucho más.

Personalice las páginas de su evento, la venta de entradas y el registro el uso de Event Hub para crear y personalizar las páginas de perfil del evento le permite ofrecerles a sus asistentes un vistazo detallado de lo que va tratar con los detalles del evento y las imágenes y elos nlaces de vídeo relevantes. También puede crear un proceso de registro optimizado personalizando la venta de entradas y el registro, lo que te permite habilitar entradas gratuitas o de pago, ofrecer entradas de panelista, de anfitrión alternativo o de asistente, y restringir las entradas a una lista de invitados o a determinados dominios.

Aumente la participación con los informes de eventos: otenga la información que necesita para aumentar continuamente la participación y mejorar la asistencia a sus eventos internos con el panel de control Event Summary (Resumen de eventos), que ofrece métricas clave en relación con los registros, la asistencia y más.

Impulse la creación de redes internas con la sala de espera del evento: Zoom Events ofrece una sala de espera del evento, que permite que los asistentes chateen entre sí y obtengan más información sobre la sesión antes de unirse a ella. Los asistentes también pueden solicitar a otros asistentes un chat directo o una videoconferencia, lo que les da la oportunidad de relajarse y relacionarse entre ellos antes del evento.

Zoom Webinars le permite celebrar eventos internos dinámicos. Sin embargo, incluso los eventos más interesantes no tendrán éxito si no se preparan adecuadamente. A continuación, presentamos algunos principios rectores que le ayudarán a evitar problemas y a crear eventos asombrosos: 

Haga un ensayo: para evitar sorpresas, malos entendidos o problemas con el hardware, debería hacer un ensayo con sus panelistas y coanfitriones antes del evento real. Puede programar fácilmente un seminario web de práctica en el que solo puedan participar las partes relevantes, lo que le dará la oportunidad perfecta para practicar las transiciones, las secuencias y más.

Establezca un orden del día claro: al principio de su evento, asegúrese de leer el orden del día para su audiencia. Esto le ayuda a entender lo que se va a tratar y le da una razón para quedarse. La utilización de una diapositiva para resumir el evento al principio es una excelente manera de empezar con buen pie. También puede enviar un correo electrónico antes del evento en el que explique lo que va a tratar.

Utilice a sus coanfitriones para crear una experiencia optimizada: en una sesión de Zoom Webinars, un coanfitrión tiene las mismas capacidades que el anfitrión, incluida la posibilidad de compartir contenido y de reactivar el audio de los panelistas. Si tiene un coanfitrión que se haga cargo de las responsabilidades entre bastidores, como reactivar el audio de los panelistas, responder a las preguntas en el chat, hacer avanzar las diapositivas de una presentación y crear una votación, podrá crear una experiencia optimizada para los asistentes y un mayor grado de producción. 

Ofrezca una variedad de oradores: ofrecer una variedad de oradores y panelistas durante el evento mantiene el interés en el contenido. En lugar de que su CEO hable durante una hora, haga que dé inicio al evento y presente a los panelistas a medida que tratan diferentes temas para crear una experiencia más dinámica y atractiva.

Para obtener más información sobre cómo puede utilizar Zoom Events para crear eventos internos dinámicos, visite nuestra página de Zoom Events. Y para obtener más información sobre cómo organizar eventos internos atractivos en su organización, vea la grabación de nuestro seminario web Cómo organizar un evento interno atractivo.