非同期コミュニケーションとは？メリットや注意点、導入のコツを解説

非同期コミュニケーションという言葉を知っていても、どのように取り入れればよいのか悩んでいませんか。

非同期コミュニケーションを活用すると、集中時間の確保や働き方の柔軟化、情報共有の質向上につながります。

この記事では、非同期コミュニケーションの定義やメリット・不向きな場面から、ツール運用のコツまで幅広く解説します。実務に取り入れる際の参考として、お役立てください。

同期コミュニケーションとは、送信者と受信者が同じ時間にやり取りする、リアルタイム型のコミュニケーション手法です。対面での会話や電話、Zoomなどのビデオ会議ツールが代表例として挙げられます。

非同期コミュニケーションとの違いは、同時にやり取りを行うかどうかにあります。リモートワーク中であっても、ビデオ会議や電話でリアルタイムに会話していれば、それは同期コミュニケーションです。

ツールや場所ではなく、やり取りのタイミングが揃っているかどうかで区分されます。

非同期コミュニケーションには、働き方の柔軟性から業務の質向上まで、さまざまなメリットがあります。ここからは、主な4つのメリットを確認しましょう。

働く時間を柔軟にしやすい

非同期コミュニケーションを前提に業務を設計すれば、全員が同じ時間に働く必要がありません。その結果、フレックスタイム制やコアタイムなしのフルフレックス制を導入しやすくなり、朝型・夜型など個人の生産性が上がる時間帯にあわせて働ける環境を整えられます。

また、時差のある海外在住の人材とも協働できるため、採用の選択肢も広がります。

作業を中断しなくて済む

非同期コミュニケーションでは、相手からの連絡にすぐに応じる必要がありません。

資料作成やプログラミングなど、集中力を要する作業の最中に電話が鳴ると、思考の流れが途切れてしまいます。集中状態に戻るまでには時間がかかるため、中断が重なるほど生産性は低下します。

チャットやメールによる非同期コミュニケーションに切り替えれば、自分のペースで対応できるため、集中を維持しやすい業務環境を構築できるでしょう。

対話内容をあとで確認できる

非同期コミュニケーションはテキストや動画として記録に残るため、後日やり取りの確認も可能です。

口頭での会議では、議事録や録画などを残さなければ、発言内容が記憶頼りになりやすくなります。一方、チャットやプロジェクト管理ツール上でのやり取りは、発言が記録として蓄積されます。

「あのとき何を決めたか」「誰がどのような意見を出したか」を、あとから正確に確認できるのは大きなメリットです。新しくプロジェクトに加わったメンバーへの情報共有にも役立ちます。

考えをまとめる時間を作れる

非同期コミュニケーションでは、返信前に自分のペースで考えをまとめられます。

会議や電話の場合は、その場ですぐに答えを求められるため、考えが整理しきれないまま返答すると、伝達ミスや認識のずれにつながりかねません。

非同期でのやり取りであれば、メッセージを受け取ってからじっくり内容を整理し、正確な情報を伝えられます。即答が苦手な方でも、慌てずに質の高いコミュニケーションを取れる点が、非同期型ならではの強みです。

非同期コミュニケーションは、すべての場面に適しているわけではありません。不向きとされる代表的な場面を見ていきましょう。

トラブル対応など緊急性の求められるとき

緊急性の高い状況では、チャットや電子メールによる非同期コミュニケーションでは対応が難しくなります。

例えば、システム障害が起きて業務が止まっている状況で、チャットで状況を報告し合っていては対応が遅れるリスクがあります。相手がメッセージを確認するまでのタイムラグが、被害の拡大につながりかねないためです。

このような場面では、電話や対面での会話のように、即座に状況を共有し対応を決められる同期コミュニケーションが力を発揮します。

企画のアイデアを出し合いたいとき

ブレーンストーミングのように、参加者の発言を起点に連想を広げながらアイデアを膨らませる場面では、非同期コミュニケーションは向いていません。

非同期コミュニケーションは発言と発言の間に時間的な間隔が生じるため、アイデアの連続性が弱まり、広がりや深掘りが進みにくくなります。こうした場面では、リアルタイムで言葉をやり取りできる対面やビデオ会議が適しています。

合意形成を複数人で行う必要のあるとき

複数人で認識をそろえながら合意を形成する場面では、非同期コミュニケーションだけで進めようとすると時間がかかる場合があります。全員の返信が出揃うまで次の議論に進めないため、結論が出るまでに数日かかることも珍しくありません。

合意形成を行う場面では、関係者が一堂に集まって議論できる会議形式の方が、短時間で合意に至りやすくなります。

非同期コミュニケーションを機能させるには、ツール導入だけでは不十分です。運用ルールや体制とあわせて進める必要があります。

ここでは、非同期コミュニケーションを定着させるために押さえておきたいポイントを見ていきましょう。

ツールの使い方を学習する機会を設ける

ツール導入後、使い方を各自に任せきりにすると、活用にばらつきが出てしまいます。

チャットツールでも、通知設定の方法やスレッドの使い方など、知らなければ不便を感じたまま使い続けてしまう可能性があります。

その結果、メールの方が便利だと感じ、従来の運用に戻ってしまうことも少なくありません。導入時にマニュアルや研修を用意し、全員が使える体制を整えることで、ツールの定着につながるでしょう。

リアクションと返信とを使い分ける

メッセージを受け取ってもすぐに返信が難しい状況でも、スタンプやリアクション機能で簡単に反応を返すだけで、送った側の「読まれているのか」「言葉が悪かったのか」という不安を和らげられます。

チームで「了解はリアクションのみでOK」といったルールを決めておくと、返信の手間が省けて双方の負担も軽くなります。

チャットをオープンにしてチャンネルを分ける

個別チャット（1対1のダイレクトメッセージ）中心の運用では、やり取りが当事者間に閉じてしまい、チーム全体に情報が広がりにくくなります。パブリックチャンネル機能を活用し、用途別にチャンネルを分けると、情報の透明性が高まるでしょう。

例えば、導入初期に「ツール質問チャンネル」を設けると、メンバーが気軽に質問できるようになり、回答が蓄積されてナレッジとして再利用できる情報になります。

特定の人に質問が集中する状況も防げるため、チーム全体の負担が分散されます。

チャットでのやり取りが続くなかで、会話で直接確認した方が早いと感じる場面は少なくありません。

例えば、他ツールを併用している場合、別アプリを起動してURLを発行・共有して参加を待つといった「ツールの切り替え」が都度発生し、余計な時間と手間がかかるうえ、会話の流れも途切れてしまいます。

しかしZoom Chatなら、チャット画面からワンクリックで直接ビデオ会議を開始できるため、ツールを切り替える手間が一切かかりません。

また、複数のツールをまたいでコミュニケーションを行うと、会話の履歴が分散しやすくなり、会議後の振り返りのために別途議事録を作成する手間が生じがちです。

一方、Zoom Chatであれば会議前後のやり取りが同じチャット上にそのまま残るため、いつでも即座に文脈を確認し、振り返ることができます。

さらに、Zoom ChatはZoom Workplaceのプランに含まれており、追加費用なしで利用可能です。チャットと会議を一つのツールに集約できるため、複数のツールを契約する必要がなくなり、ツール費用の削減にもつながります。

Zoom Chatについて詳しく知りたい方は、以下の詳細ページをご確認ください。

>>Zoom Chatの機能詳細はこちら

非同期コミュニケーションとは、リアルタイムの応答を前提とせず、それぞれのタイミングでやり取りする手法です。

働く時間の柔軟化や集中時間の確保、記録の蓄積などのメリットがある一方、緊急対応やブレーンストーミングなど同期コミュニケーションが向く場面もあります。

導入時はツールの使い方を全員が統一できる体制を整えたうえで、チャンネルの使い分けやリアクションのルールも決めておくと定着しやすくなります。

非同期と同期をスムーズに切り替えながら業務を進めたい場合は、Zoom Chatの活用もご検討ください。