バーチャルとハイブリッドのオンボーディングを成功させる 10 の方法

世界中の組織が、業務形態を変革してハイブリッド ワーカーのニーズを満たし、オンサイトでもリモートでもすべての従業員が同じリソースを活用できるようにしています。たとえば、新しい従業員を対象に、どこからでもアクセスできる完全なデジタル オンボーディング プロセスを提供しています。

ただし、組織が円滑で有益な心地よい体験を作り上げることで、新しい従業員が新たな職務において順調なスタートを切れるようサポートする必要がある一方、デジタル オンボーディングを実施することで固有の課題が一部発生することもあります。

事実、Zoom が絶えず変化する新型コロナウイルスに関連した規制に対応する中で、Zoom APAC チームは従業員のいる場所を問わずオンボーディング 体験の運用を成功させるための要件について、いくつかの教訓を学んできました。 Zoom は APAC チームメンバーにバーチャル オンボーディングを提供したことで、全員が安心感を覚え、Zoom で順調なスタートを切ることができたと確信しています。

バーチャル オンボーディングの成功要件に関するシドニー オフィスで学んだ 10 の教訓を以下に示します。

バーチャルまたはハイブリッドのオンボーディング セッションを主催する場合、全員に参加の意識を持たせ、参加者が質問しやすく効率的に学習できる雰囲気を作ることが重要です。 遠隔参加者がプレゼンターや他の参加者をはっきり認識して発言を聞くことができないと、まるで傍観者のように感じてしまう可能性があります。

プレゼンテーション スペースを設定することで、オンサイト参加者と遠隔参加者の両方がプレゼンテーターと他の参加者をはっきり認識して、全員が参加の意識を持つような雰囲気を作ることができます。 スペース内のカメラとマイクがしっかりと当該エリアをカバーし、会議室のどこにいても明瞭なオーディオとビデオが提供されるよう徹底する必要もあります。

このような環境を自動的に作成できるハードウェアも活用できます。Neat のデバイス（Neat Symmetry など）を活用すれば、ルーム内にいる参加者の個別化されたビューを確立できます。これにより、リモート参加者にとって一段とインクルーシブでイマーシブな体験が実現し、オンボーディング セッションをレベルアップさせることができます。

グローバル組織の一員である場合、新しい従業員の中にはあなたの言語を話せない人もいます。また同じオンボーディング セッションに出席する従業員が異なる言語を話す場合もあります。 トレーニング セッションの期間中、言語の文字起こしを採用することが重要になります。

Zoom で主催されるオンボーディングの場合、Zoom のライブ文字起こし機能を活用すれば、従業員がお好みの言語でタイムリーかつ正しい知識にアクセスできるようになります。 シドニー オフィスでのオンボーディング セッションの期間中、Zoom では日本語、標準中国語、英語のライブ文字起こし機能を採用していたため、従業員の出身地域を問わず全員がお互いの言語を理解できました。

オンボーディング セッションは、単に新しい従業員と情報共有するだけではなく、チームメイトや同僚と親交を深める機会でもあります。 「親交を深める」セッションのような演習を主催することは、オンボーディングを成功させるカギとなります。単調なプレゼンテーション形式に変化を加え、従業員がリラックスした雰囲気でやり取りすることができるからです。

Zoom のバーチャル オンボーディング セッションの場合、ブレイクアウト ルーム機能を使用すれば、オンサイト参加者と遠隔参加者をより小さなグループに分割して、このような演習に参加させることができます。 これにより、従業員がより個人的なレベルでお互いにやり取りして、今後重要になる関係性の土台を築いていく場となる個別のスペースが作成されます。

考えてみてください。オンボーディング期間中に提示される情報は重要ですが、プレゼンテーションが何時間も続き、絶えず新しい情報が与えられるだけでは全員が疲れ果ててしまいます。 オンボーディング セッションのセクションを雑学や他の遊びでゲーム化することで、従業員が情報に対してより効率的に集中して学習できるようになる、楽しく活力に満ちた雰囲気を作り出すことができます。

Zoom App Marketplace には、多数のミーティング内ゲームなど、Zoom プラットフォーム向けの 1,000 種類を超えるアプリ連携がそろっています。Zoom Meetings 内でこのようなアプリやゲームを実行する機能を活用すると、オンボーディング セッションをシームレスに盛り上げることができます。これにより、オンサイト参加者とリモート参加者の両方にとって楽しく有益な体験を推し進めることができます。

また最近 Zoom ではゲーム、ホワイトボードなどのオンボーディング セッションに直接好みのアプリを導入できる Zoom Apps をリリースしました。さらにミーティングで直接アプリを共有する機能を使用すれば、全員が参加できます。

オンボーディング期間中に情報を明確かつ効果的に提示することは重要ですが、新しい従業員がセッションに参加するように働き掛けることでエンゲージメントを高めることも重要です。 参加者が質問したりプレゼンテーションの特定のセクションを振り返ったりできる個別の休憩を設定するようにします。

また、Zoom のミーティング内チャット機能を使用すれば、プレゼンテーションを中断することなくライブで質問に答えることも、Zoom Webinars ソリューションで主催される一段と大規模なオンボーディング イベントに動的な Q＆A セッションを設けることもできます。参加者がドキュメントなどのリソースを活用するインタラクティブな演習の場合、注釈機能を使用してドキュメントにマークアップを付けることもできます。

オンボーディング セッションを常に活力あるものにすることは難しいかもしれません（特に難解な情報や詳細な情報を何時間もプレゼンテーションする場合）。 休憩中に音楽を流すことで従業員の心をリフレッシュし、次のセッション期間で集中できるようサポートします。

もちろん、遠隔参加者も同様に音楽を楽しむことができます。 Zoom Meetings には、画面共有機能向けの Hi-Fi ステレオモードがあります。これは圧縮処理なしでミーティングに音楽を共有でき、全員がその音楽を楽しめます。 必要な音楽ライセンスをすべて取得していることを必ず確認してから、公に共有するようにしてください。

オンボーディング期間中、たくさんのことを学び、たくさんの活動に参加するうちに空腹を感じることもあるでしょう。ランチのケータリングは、楽しく実り多いセッションには欠かせないものの 1 つです。従業員へのランチ提供には、気遣いを示すだけでなく、皆が 1 日の後半で集中力を保てるようにする意味もあります。

オンボーディング セッションでは、リモート参加者にもランチを提供できます。ランチをデリバリーする代わりに、従業員の 1 日当たりのランチ代の上限金額を設定して、その金額を Zoom が負担します。こうするとリモートワークの従業員も各自の選択したランチを無料で楽しむことができ、オンサイトの同僚と一緒に参加できます。

チーム ビルディングは新しい従業員同士の関係を構築する上で重要です。勤務終了後の憩いの時間こそが従業員を結束させる最良の方法になります。 すべての参加者に勤務後のビデオ ミーティングへの招待状を送るだけで、ハイブリッド オンボーディング セッションに憩いの時間を設けることができます。 このミーティングに参加すれば、ゲームやアイスブレーカー アクティビティを主催することも、新しい従業員とただおしゃべりをして親交を深めることもできます。

Zoom でこのような憩いの時間の雰囲気を作り上げるには、バーチャル背景機能を使用して、すべての参加者を同じ場所に配置する方法、フィルタ機能を使用して奇抜で愉快なエフェクトをビデオフィードに追加する方法などがあります。また、ゲームやアクティビティを楽しんでいるときに、ミーティング内のリアクション機能を使用して、憩いの時間を共有している人たちに各自の気分を表現するよう声を掛けることもできます。

優れた組織が新しい従業員と向き合うためにリラックス スペースを作る方法については、その他の例がこのハーバード ビジネス スクールの記事で紹介されています。

オンボーディング セッションでは、通常、広範にわたる情報を提供します。組織にまだ慣れていない新しい従業員は、すべての情報を覚えておくことは難しいかもしれません。 新しい従業員にとって必須の情報を含むリソース ライブラリに簡単にアクセスできる環境を作れば、誰かに質問することなく必要な時にいつでもその情報を確認できます。

また、Zoom のクラウド レコーディング機能を使用してオンボーディング セッションをレコーディングし、その内容を参加者に送信して必要な時にいつでもそのセッションを復習してもらうことができます。 他のレコーディングされたトレーニング教材にオンボーディング参加者がアクセスできるようにすることで、学習スピードの加速にもつながります。

最高のオンボーディング セッションが終わると、次は新しい従業員の心に残る思い出づくりに取り組みましょう。新しい従業員がどこにいたとしても、誠意を示す方法はたくさんあります。マグカップや T シャツといった会社の記念品、もしくはステッカー、ノート、ブランケットなどのギフトを詰めた「Zoom にようこそ」セットを贈ってオンボーディング体験を祝うこともできます。

オンボーディング セッションの理想的な記念品を作るために、Zoom のイマーシブ ビュー機能を使用して、全員をバーチャルのグループ写真用の同じ画面に配置し、その集合写真を印刷して各参加者に送信できます。Zoom Team Chat チャネルを新入社員用に作成し、そこに移動すればお互いに質問したりさらに親交を深めたりできるようにしてもよいでしょう。

ハイブリッド ワーカーを管理してオンサイト従業員とリモート従業員の公平性を確立する方法に関する詳細は、ハイブリッド ワーカーへの移行方法についての Zoom ブログをご覧ください。