12 modi per ottenere il massimo dalle tue riunioni

Ormai si lavora ovunque: a casa, in ufficio, in aeroporto, al bar e così via. Per rimanere in contatto con colleghi e clienti, a prescindere da dove ci si trova, occorre diventare esperti della collaborazione ibrida. 

Nel 2021 e nel 2022, il nostro webinar Building Forward ha ospitato Mark Bowden, celebre esperto in linguaggio del corpo e comunicazione virtuale, il quale ci ha offerto dei consigli su come ottenere il massimo dalle riunioni ibride. Bowden, con la sua personalità stimolante, energica, accattivante e interessante, conduce discussioni e programmi di formazione memorabili, progettati non solo per istruire, ma anche per aiutare le persone e le organizzazioni a crescere in tutte le industrie e i settori.

Ecco i 12 trucchi e suggerimenti di Bowden per emergere e conquistare fiducia e credibilità durante le riunioni. 

I partecipanti alle riunioni hanno a disposizione numerose distrazioni, perciò mantenere l'attenzione può risultare difficile anche per il relatore più esperto. 

Come dichiara Bowden, "Dopo 15-20 minuti vi è un calo del coinvolgimento. Non accade per noia o scarso apprezzamento, quanto piuttosto perché la mente è sempre alla ricerca di qualcosa di nuovo. Se non offri ai partecipanti la diversificazione, un carattere distintivo della riunione, della presentazione o della conversazione in cui sei coinvolto, andranno a cercarla altrove."

Vanno creati momenti concisi con porzioni di contenuto che mantengano alto l'interesse del pubblico. È esattamente per questo motivo che Bowden suddivide strategicamente il proprio contenuto in principi concisi. 

Un conto è fare in modo che le persone prendano parte alla riunione, un altro è far sì che siano partecipi e attente. Crea un ambiente accogliente e arricchisci i contenuti con elementi grafici stimolanti e continui spunti per coinvolgere gli altri. Così facendo, il pubblico sarà smosso dalla propria passività e spronato a una partecipazione attiva alla riunione. Come sostiene Bowden, "alla mente occorre semplicemente un cambiamento significativo" per desiderare di partecipare a un'esperienza che si sta vivendo.

"Una voce, un approccio, un volto e uno sfondo nuovi, anche se presenti per pochi istanti, contribuiscono a creare qualcosa di fresco e diverso." 

Le riunioni ibride possono andare a complicare l'elemento sociale presente in un'interazione faccia a faccia tradizionale. Trasformando la presentazione in un'esperienza più simile alla conversazione, acquisirai nuovamente la componente sociale senza perdere la praticità di un contesto ibrido. Durante la riunione, cerca di trovare una persona con cui interagire, avviando un confronto che contribuisca a rendere l'esperienza informale e piacevole.

Se non riesci a trovare un interlocutore, Bowden sostiene di "modulare leggermente il tono, modificare lievemente il timbro e fare riferimento a qualcosa di concreto da evidenziare nell'ambiente" per creare un senso di dialogicità o un nuovo interessante oggetto di discussione.

Il contatto visivo è essenziale per qualsiasi connessione, sia fisica sia virtuale.

"Se instauriamo un contatto visivo e ci troviamo a una distanza ravvicinata mentre siamo in un ambiente sicuro come casa nostra, il cervello produce un neurotrasmettitore chiamato dopamina. Si tratta della sostanza relativa a aspettative positive e ottimismo", sostiene Bowden. Per promuovere questa sensazione, l'autore consiglia di spostare la videocamera all'altezza degli occhi e di includere le gestualità corporee nell'inquadratura.

Durante la sessione di domande e risposte, un membro del pubblico ha posto a Bowden un'importante domanda: come si mantiene il contatto visivo se si stanno leggendo o prendendo appunti? Il suo consiglio: aprire due schede separate sul desktop posizionandole l'una accanto all'altra così da avere lo sguardo rivolto in una direzione generale.

Anche dopo la pandemia, molti di noi continueranno a lavorare da casa: possiamo considerare questa un'occasione per costruire dei legami sulla base di interessi simili, anche in un contesto virtuale. "Il principio è quello di far sì che le persone vedano anche altro: segnali, icone, elementi che consentano loro di comprendere ciò che apprezzi e ritieni importante", ha sostenuto Bowden.

Che tu stia utilizzando uno sfondo virtuale o reale, personalizza l'ambiente in modo che rifletta i tuoi interessi e le tue passioni, mostrando alcune fotografie personali o i tuoi oggetti preferiti. Ad esempio, nel suo video Bowden ha messo una fotografia dei suoi figli in primo piano per mostrare una piccola parte della sua vita privata.

Grazie a questi elementi visivi, permetti ai partecipanti di scoprire un pò di più della tua persona senza comunicarlo verbalmente. 

Non occorrono luci o videocamere professionali per rendere interessante una riunione, ma serve un audio di qualità. Un audio intermittente renderà la riunione immediatamente poco interessante per il pubblico. "Se si sente male, le persone perderanno subito l'attenzione."

Il microfono di un computer portatile non è sempre adeguato e affidabile, perciò fai delle prove su come ti sentono gli altri; se l'audio è di scarsa qualità, procurati un microfono esterno e un auricolare, e assicurati di avere una connessione internet stabile per mantenere la qualità del suono. Inoltre, un'ottima idea è collaudare il microfono prima di una chiamata.

Per supportare la voce, considera l'aggiunta di importanti gestualità manuali. Come ha illustrato Bowden, "Sto aggiungendo al suono anche ciò che chiamiamo gestualità ritmiche: gesti che trasmettano il senso di ciò che sto dicendo insieme al ritmo del discorso."

Sapere quando è il momento di parlare durante una riunione ibrida può risultare difficile poiché siamo privi di piccoli indizi che esistono nelle interazioni faccia a faccia. Pertanto, dobbiamo trovarci a nostro agio nei momenti di silenzio. Accettando quest'ultimo, crei un ambiente sicuro dove gli altri possano esprimere commenti o domande, promuovendo in generale un dialogo più coinvolgente. 

"Non avere paura del silenzio. Alle persone occorre del tempo per elaborare ciò che viene detto e formulare una risposta." Ha ricordato Bowden al pubblico. Mentre attendi che il pubblico risponda, "Puoi scoprire in tempo reale ciò che sta realmente accadendo alle persone in tutto il pianeta: è un miracolo moderno".

Bowden ha sostenuto che, con il lavoro ibrido, è importante "gestire il rischio rispetto alle risorse". Una delle nostre risorse principali è il linguaggio del corpo, il quale potrebbe istintivamente essere sbilanciato verso qualcuno in particolare. Se sei in presenza, presta attenzione a non indirizzare eccessivamente le tue risorse sui partecipanti in ufficio per non rischiare di isolare quelli in remoto. In parole semplici, imposta un ambiente che rispetti e coinvolga maggiormente l'ambiente virtuale: comincia con l'aggiungere segnali e promemoria fisici per rivolgerti di più alla videocamera. 

Personalizza i modi di fare e il di voce per assicurarti che nessun partecipante venga ignorato. Puoi animare le tue azioni per coinvolgere maggiormente i partecipanti remoti, al contempo anche calmando il tono di voce nel momento in cui parli di persona. Qual è un modo semplice per coinvolgere ciascuno? Chiama le persone per nome, come sostiene Bowden, "Se possibile, parla utilizzando i nomi delle persone, poiché ciò dà loro valore e le coinvolge realmente." 

Puoi aiutare a regolare le riunioni prestando attenzione ai gesti che suggeriscono un sentimento, poiché aiutano i partecipanti a esprimere le loro necessità e concedono loro lo spazio per intervenire. Puoi anche utilizzare la tecnologia a tuo vantaggio per fare il punto con i partecipanti. Un consiglio di Bowden è quello di domandare al pubblico di esprimere pensieri e domande in chat. 

Gli elementi visivi giusti sono un ingrediente indispensabile per una riunione ibrida di successo. Quando in una riunione vi sono elementi visivi condivisi tramite un video di qualità, Bowden sostiene che "il tempo passerà più velocemente e ci potremo comprendere a vicenda con maggiore chiarezza". Sebbene non si possa obbligare nessuno ad accendere la videocamera, è possibile rammentare agli altri che, con elementi visivi aggiuntivi, l'atmosfera è più coinvolgente e inclusiva. Un altro suggerimento di Bowden: "Usa lo schermo più ampio possibile."

I partecipanti alle riunioni in presenza rivestono un nuovo ruolo in un ambiente ibrido: fungere da rappresentanti. Poiché i partecipanti remoti fanno fronte a più barriere, quelli in presenza dovranno ricoprire l'incarico di loro rappresentanti nella stanza. "Prenditi cura intenzionalmente di quelle persone", nota Bowden. Sia nel caso in cui scegliate un moderatore designato o stabiliate un precedente per tutti i partecipanti, coinvolgete intenzionalmente quelli remoti e rappresentateli nei loro interessi durante la chiamata, cosicché si sentano legittimati a parlare.

Una riunione ibrida non costituisce una limitazione, bensì un'opportunità. Applicando le semplici tattiche di Bowden alla prossima chiamata, creerete un ambiente che promuove una comunicazione aperta e collaborazione. Grazie a questo approccio coinvolgente, potrete massimizzare il potenziale delle riunioni aumentando in definitiva la produttività con la creazione di legami reali, a prescindere da dove vi troviate.

Non perderti gli aggiornamenti sulle riflessioni più recenti in materia di forza lavoro ibrida: controlla gli eventi imminenti nella nostra serie di webinar Building Forward.