Cinque suggerimenti per organizzare riunioni più inclusive

Sono passati i giorni quando si lavorava per un'azienda nella quale tutti i dipendenti vivevano vicino all'ufficio e lavoravano in presenza cinque giorni a settimana, mentre soltanto uno o due colleghi lavoravano da remoto. Quando il lavoro in presenza a tempo pieno era la norma, le riunioni e le procedure lavorative di tutti i giorni non erano comode o inclusi per questi lavoratori da remoto.

Quando le organizzazioni sono passate improvvisamente dal lavoro principalmente in presenza a quello completamente da remoto, hanno creato un opportunità per costruire in modo proattivo ambienti di lavoro inclusivi per i team che non possono essere fisicamente insieme. La tecnologia può rendere le riunioni più inclusive grazie alle funzionalità di accessibilità, ma tutti noi possiamo adottare ulteriori accorgimenti affinché le nostre riunioni siano inclusive.

Ecco cinque suggerimenti per contribuire a far sentire gli altri riconosciuti , rispettati e inclusi in tutte le riunioni.

Inizia una riunione salutando i tuoi colleghi e chiedendo loro in che modo creano relazioni personali anche in un ambiente virtuale. Se qualcuno arriva con qualche minuto di ritardo, aggiornalo velocemente affinché tutti siano allo stesso livello. Riconoscere l'importanza dei colleghi può stabilire un tono positivo per il resto della riunione.  

Quando tieni una riunione in cui i dipendenti si trovano sia in ufficio sia da remoto, consenti ai partecipanti remoti di parlare per primi affinché percepiscano riconoscimento e inclusione. Al momento della discussione, permetti ai dipendenti da remoto di parlare per primi, affinché sentano che i loro contributi vengono presi in considerazione e che il tempo dedicato alla riunione è stato ben speso.

Incoraggia l'uso di sfondi virtuali o sfocati in modo tale che nessuno si senta disagio nel mostrare i propri spazi personali. Se si tratta di un'occasione speciale, come una festività o il lancio di un nuovo prodotto, utilizza lo stesso sfondo virtuale affinché il team o l'azienda riconoscano che l'evento accresce la sensazione di unità, appartenenza e spirito di squadra-

Sia in una riunione individuale sia in una riunione per grandi gruppi, offri ai tuoi colleghi indizi verbali e non verbali per mostrargli che hanno la tua attenzione. I movimenti di ascolto attivo possono assumere diverse forme: annuire, utilizzare reazioni con emoji o inviare un messaggio tramite la chat nella riunione. Se noti che un collega apre il microfono ma non è riuscito a prendere la parola, invitalo a intervenire e lasciagli spazio per esprimere il proprio punto di vista. Inoltre, puoi nascondere la vista personale per ridurre al minimo le distrazioni al fine di concentrarti sulla persona che sta parlando. 

Via via che gli ambienti ibridi diventano la norma, può essere più inclusivo che tutti i partecipanti prendano parte alla riunione virtualmente, anche quando più persone si trovano nello stesso edificio. Supponiamo che i colleghi nell'ufficio desiderino riunirsi per una riunione con partecipanti remoti. In tal caso, la galleria smart di Zoom rende la riunione più equa creando feed video singoli dei partecipanti presenti in sala in modo che i partecipanti remoti possano vederli chiaramente. Le riunioni virtuali rendono equo l'ambiente, in modo che nessuno si senta escluso. 

Consulta la libreria delle risorse di Zoom dove troverai ebook, report, video e molto altro sul modo in cui organizzare riunioni più inclusive.