Des réunions de bureau virtuel à la préparation des vacances de Noël : c’est le moment d’utiliser Zoom

La période des fêtes est arrivée ! Les rassemblements battent leur plein et vous êtes prêt à faire un break. Mais planifier les fêtes de fin d’année, virtuelles ou hybrides, peut être un véritable défi et le stress lié à la préparation des vacances vous a épuisé. 

Détendez-vous : votre fidèle plateforme Zoom est là pour vous aider à communiquer avec tous vos amis (et collègues) afin que vous puissiez profiter de ces moments. 

Voici comment Zoom peut vous aider à profiter pleinement de la période des fêtes.

Ce n’est pas parce que votre équipe est dispersée que vous devez renoncer à faire la fête. Vous pouvez organiser des fêtes de fin d’année inoubliables sur Zoom en créant un événement qui propose une gamme d’activités à vos collègues dans différentes salles de répartition, notamment des séances d’emballage de cadeaux, des cours de cocktails, du karaoké, des quiz ou simplement un endroit pour passer du temps et discuter autour d’un goûter. 

Trouvez des créneaux dans les calendriers de vos collègues grâce à Zoom Scheduler

La principale difficulté liée à l’organisation d’une fête de fin d’année consiste à trouver le moment idéal. Zoom Scheduler est un outil de planification qui permet d’organiser des réunions avec plusieurs participants. Il vous permet de partager vos disponibilités, et aux participants de choisir le moment qui leur convient.

N’oubliez pas le plaisir et les jeux grâce à Zoom App Marketplace

Besoin d’aide pour animer la fête ? Rendez-vous sur Zoom App Marketplace pour trouver l’inspiration. Vous y trouverez des centaines d’applications proposées par nos partenaires, que vous pourrez intégrer directement dans le client Zoom et dans votre flux de travail quotidien. Outre les applications professionnelles, Zoom App Marketplace propose également des jeux. Vous voulez jouer au bingo, répondre à des quiz ou découvrir lequel de vos amis ou collègues est un loup-garou ? Il existe des applications pour cela. 

Vous pouvez commencer par les Applications essentielles sélectionnées par Zoom. Elles sont fournies gratuitement avec votre forfait Zoom Workplace Pro, Affaires Plus pendant la première année et incluent des applications comme Kahoot! et Funtivity pour les activités de team building.

Conseil de pro : pour une soirée de jeux réussie, un minimum de préparation s’impose. Mais pourquoi devriez-vous faire tout le travail ? Vous pouvez par exemple demander à vos coéquipiers de vous envoyer des questions de quiz avant l’événement. Ainsi, vous pourrez faire un peu mieux connaissance. N’oubliez pas de vérifier auprès de votre administrateur de compte que tout le monde est autorisé à installer les applications.

Partagez des sons

Savez-vous que vous pouvez partager de la musique dans les réunions ou les webinaires Zoom ? Ajoutez une ambiance musicale de Noël à votre salle d’attente pour apporter un peu de joie à votre équipe virtuelle. Pour partager des morceaux, rien de plus simple : utilisez l’application Musique pour Zoom. Vous pouvez également lancer la lecture du titre sur votre ordinateur, puis cliquer sur le bouton de partage d’écran dans la barre d’outils de la réunion. La fonction de partage de l’audio de l’ordinateur est disponible dans l’onglet Avancé.

Conseil de pro : restez simple. Vos collègues peuvent faire des propositions pour la playlist de Noël. Mais n’en faites pas trop, l’essentiel reste de se parler.

Échange de cadeaux d’éléphant blanc

Perpétuez la tradition en organisant un échange de cadeaux d’éléphant blanc virtuel ! Demandez aux membres de l’équipe d’envoyer leur cadeau (via des liens vers des pages Web) à l’organisateur, qui pourra choisir au hasard les noms et les cadeaux pour commencer le jeu. L’organisateur peut ensuite commander ou expédier les cadeaux directement à chaque participant une fois l’événement terminé. Il est préférable de choisir un thème pour les cadeaux, par exemple : « objets qui donnent le sourire pour moins de 10 $ ».

Conseil de pro : faites preuve de créativité et d’interactivité en créant des arrière-plans virtuels pour chaque cadeau afin de montrer quels objets les participants ont choisis (ou volés) ! Une fois qu’une personne a gagné un cadeau, envoyez-lui l’arrière-plan virtuel correspondant afin que tous les participants à l’appel découvrent l’objet.

Team building culinaire

Programmez une réunion au cours de laquelle vous organiserez une activité de team building. Un cours de cuisine collectif animé par un chef professionnel est une excellente idée ! Partagez la recette avec l’équipe à l’avance pour qu’ils puissent acheter les ingrédients. Vous pourrez ensuite profiter d’une expérience culinaire amusante (et délicieuse) que tout le monde pourra apprécier. 

Conseil de pro : n’oubliez pas d’épingler ou de mettre en avant la vidéo du chef. Il faut pouvoir garder un œil sur les instructions du professionnel, sans être interrompu constamment par les vidéos des autres participants en train de mixer, émincer et trancher. 

Si vous avez prévu des vacances, pour en profiter pleinement et vous déconnecter totalement du travail, il est important de prendre certaines dispositions. Zoom peut tenir vos collègues informés pendant votre absence et vous fournir les outils permettant de rattraper le temps perdu dès votre retour.

Définissez votre message d’absence du bureau

Le message de statut de votre client Zoom est un moyen efficace de fournir des informations sur vos absences. Indiquez vos dates de congés et désignez la personne à qui vos collègues peuvent s’adresser pendant votre absence. Ces informations s’affichent lorsqu’une personne passe le pointeur de la souris sur votre photo de profil ou vous envoie un message de chat de groupe.

Enregistrez des vœux de fin d’année et des instructions à exécuter en votre absence

Vous partez en vacances mais souhaitez adresser des vœux spéciaux à votre collègue préféré ? Utilisez Zoom Clips, notre outil d’enregistrement de vidéos, pour créer un bref message vidéo. Cet outil permet également de transmettre des instructions à la personne qui assumera votre charge de travail pendant votre absence. Enregistrez votre écran et présentez une démonstration rapide, ou passez en revue votre liste de tâches dans un clip auquel votre collègue pourra se référer en cas de besoin.

Facilitez le retour au travail avec AI Companion

Reprendre le travail après des vacances n’est pas toujours facile, mais AI Companion est là pour vous aider. Si vous avez manqué des réunions importantes pendant votre absence, demandez à l’hôte de vous envoyer une synthèse afin que vous puissiez vous mettre rapidement au courant. 

Si vous devez étudier en détail la conversation, regarder l’intégralité de l’enregistrement peut prendre beaucoup de temps. Les enregistrements intelligents d’AI Companion sont découpés en chapitres et organisés par sujet, et ils comportent des éléments d’action. Ainsi, vous pouvez trouver rapidement les informations dont vous avez besoin.

De la part de toute l’équipe Zoom, nous vous souhaitons de joyeuses fêtes de fin d’année, pleines de rassemblements chaleureux (virtuels ou en personne !) et de moments spéciaux.

Note de l’éditeur : cet article a été publié initialement en décembre 2022 et a été actualisé en décembre 2023 pour inclure de nouvelles astuces concernant les produits et fonctionnalités Zoom.