Découvrez nos conseils pour utiliser Zoom Team Chat afin de communiquer à tout moment et comme vous le souhaitez, gérer facilement des projets complexes et automatiser les tâches quotidiennes fastidieuses, le tout depuis un seul et même endroit.
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Mis à jour le January 16, 2025
Publié le January 16, 2025
Disposer des informations dont vous avez besoin est une bonne chose, n'est-ce pas ? Pas quand elles vous parviennent via une douzaine d'applications différentes sous forme de chats, d'e-mails, de balises et de messages directs. La surcharge d'informations peut vous empêcher de garder le contrôle et vous obliger à chercher désespérément des moyens de vous organiser, de communiquer efficacement et de trouver ce dont vous avez besoin.
C’est là que notre solution de chat AI-first, Zoom Team Chat, peut vous aider. Elle est déjà incluse dans l’application Zoom Workplace sans frais supplémentaires, de sorte que vous disposez de tout ce dont vous avez besoin pour communiquer comme vous le souhaitez, quand vous le souhaitez, le tout en un seul endroit. Vous pouvez obtenir des résultats plus rapidement grâce à des fonctions organisationnelles qui vous permettent de gérer facilement des projets complexes. En outre, il vous permet de donner la priorité à ce qui compte vraiment, plutôt qu’au bruit, en automatisant les tâches quotidiennes.
Vous vous demandez peut-être comment une application de discussion peut vous aider à faire tout cela. Zoom Team Chat va au-delà de l’envoi et de la réception de messages pour vous aider à collaborer plus intelligemment et plus efficacement. Utilisez notre aide-mémoire ci-dessous pour apprendre les bases, organiser votre travail et gagner du temps.
Si vous débutez avec Zoom Team Chat, voici quelques conseils rapides pour organiser vos communications et les rendre plus efficaces.
Lorsqu'une conversation par chat s'enchaîne rapidement, il peut être difficile de savoir à qui s'adresse chaque message. En cliquant sur l’icône « Répondre » sous un message, vous répondez directement à ce message et votre réponse s’affiche sous celui-ci, indiquant aux autres participants que vous intervenez sur le même sujet. Le message d’origine, ainsi que tous les messages qui le suivent, sont appelés un fil de discussion.
Si vous êtes dans un groupe de discussion ou un canal et que vous souhaitez attirer l’attention d’une personne spécifique sur un message, identifiez-la à l’aide de la mention @ pour lui envoyer une notification. Il vous suffit de saisir le symbole @, suivi du nom de la personne que vous souhaitez marquer, puis de la sélectionner dans le Menu déroulant.
Lorsque vous devez attirer l’attention de tous les membres sur un message important, la fonctionnalité @all envoie une notification à tous les membres du groupe ou du canal. Assurez-vous d’utiliser cette fonctionnalité avec parcimonie et de manière appropriée si vous notifiez un canal contenant des centaines ou des milliers de personnes.
Rédigez des articles sans longues URL. Pour intégrer un lien directement dans votre texte, utilisez l’option « Ajouter un lien » dans le menu « Format ». Pour réduire le nombre de clics, utilisez les raccourcis clavier (⌘+K sur Mac ou Ctrl+K sur Windows) pour ajouter le lien hypertexte après avoir sélectionné votre texte. Si vous avez copié un lien dans votre presse-papiers, il sera automatiquement collé dans le champ du lien.
Un message de statut vous permet d’afficher une note dans votre profil Team Chat que les autres peuvent voir lorsqu’ils sélectionnent votre contact ou discutent avec vous. C’est un excellent moyen de faire savoir que vous serez absent du bureau ou sur le terrain pour la journée, afin que les gens sachent qu’ils doivent s’attendre à une réponse tardive. Vous pouvez également définir votre statut de présence afin que les membres de l’équipe sachent d’un seul coup d’œil si vous êtes disponible pour un chat ou un appel impromptu, si vous êtes occupé, absent ou hors du bureau.
Maintenant que vous avez appris les bases de l’envoi et de la réception de messages, découvrez comment les organiser efficacement afin de rester au courant de vos communications et de trouver ce dont vous avez besoin en un clin d’œil.
La nouvelle barre latérale Team Chat sur le côté gauche de votre application de bureau Zoom Workplace vous offre une flexibilité dans la manière dont vous trouvez des messages et des canaux. Vous pouvez rapidement retrouver tous les messages dans lesquels vous avez été mentionné en utilisant l’onglet « Mentions » (et voir un badge de notification rouge pour toute nouvelle mention non lue). Restez au courant des éléments d’action en consultant votre onglet « Discussions de réunion » pour voir tous les canaux de discussion en continu auxquels vous participez, en utilisant le filtre « Aujourd’hui » pour retrouver vos discussions les plus récentes et en demandant à AI Companion* de lister vos tâches pour chaque réunion.
Glissez-déposez les différents onglets pour personnaliser l'affichage de votre barre latérale en fonction de vos préférences de travail. Vous pourrez choisir parmi de nombreuses options différentes, comme « Favoris », « Dossiers », « Applications », etc., en gardant l’essentiel et en supprimant les onglets dont vous n’avez pas besoin.
Lorsque vous souhaitez discuter avec un groupe de personnes, Team Chat vous offre la possibilité de créer un canal ou un groupe de discussion par message direct. Mais quelle est la différence entre les deux ?
Canaux de discussion peuvent être utilisés pour des sujets plus structurés ou des forums de collaboration de longue date, et constituent souvent un bon choix pour les grands groupes de personnes. Ils peuvent être publics, ce qui signifie que les membres de votre organisation peuvent les rechercher et les rejoindre, ou privés, ce qui signifie qu’un autre membre doit les ajouter pour leur donner accès. Ils peuvent être marqués dans vos conversations Team Chat pour faciliter la navigation vers ce canal en ajoutant un #. C’est pratique si vous souhaitez faire savoir à votre équipe, par exemple, qu’il existe un canal public #Ask IT qu’elle peut rejoindre pour l’aider à résoudre un problème informatique. Les propriétaires de canaux ont également plus de contrôle sur les personnes qui peuvent ajouter des membres, publier et identifier tous les membres du canal.
En revanche, les messages directs (DM) de groupe sont faciles à démarrer pour des conversations ponctuelles. Vous pouvez facilement ajouter des collègues à la discussion de groupe, mais ils ne peuvent pas rechercher ni rejoindre les discussions directes, et les messages directs ne peuvent pas être marqués à l’aide de #. Si vous le souhaitez, vous pouvez toujours convertir une discussion de groupe DM en canal pour obtenir des fonctionnalités supplémentaires d’invitation, de modération et de contrôle.
Lorsque votre barre latérale Zoom Team Chat commence à être un peu désordonnée, les dossiers sont un excellent moyen d’organiser et de regrouper vos conversations, vos canaux et vos contacts. Créez des dossiers en fonction des projets sur lesquels vous collaborez ou des équipes avec lesquelles vous travaillez afin de localiser facilement les conversations et les canaux dont vous avez besoin. En cliquant sur l’onglet « Dossiers » dans votre barre latérale, vous obtiendrez une vue d’ensemble de tous vos dossiers, ce qui vous permettra de trouver encore plus facilement ce que vous cherchez.
Managers, vous savez combien il est difficile de s’assurer que les membres de votre équipe, en particulier les nouveaux employés, participent à toutes les bonnes conversations. Les espaces partagés dans Team Chat éliminent le problème de devoir ajouter manuellement chaque membre de l’équipe à chaque canal. Un espace partagé est une collection de canaux de discussion, allant des canaux à l’échelle d’un service aux conversations basées sur des projets. Lorsque vous ajoutez des personnes à votre espace, elles sont automatiquement ajoutées aux canaux dont elles ne font pas partie. Dans la barre latérale, vous pouvez voir tous les espaces partagés dont vous faites partie et cliquer sur chaque canal de cet espace.
Notre fonctionnalité de chat de réunion continu vous permet de communiquer avant, pendant et après une réunion en créant un chat de groupe dédié dans Zoom Team Chat pour les participants. Lorsqu’elle est activée, les messages envoyés dans le chat en réunion apparaissent dans ce chat de groupe de sorte que les participants puissent poursuivre la discussion après la réunion. Lors de la programmation d’une réunion, assurez-vous que l’option « Activer le chat de réunion continu » est activée. Ces canaux de discussion peuvent être facilement trouvés en cliquant sur l’onglet « Discussions de réunion » dans la barre latérale de votre Team Chat.
Les discussions de réunion continues sont accessibles dans la fenêtre de réunion et dans Team Chat.
Lorsque vous recevez des tonnes de messages, le chat peut vite devenir pénible. Pour éviter d’être submergé, essayez d’ajuster les Paramètres de notification dans Team Chat. Vous pouvez ainsi choisir de recevoir des notifications uniquement lorsque vous êtes directement mentionné, lorsque vous recevez un message dans un chat individuel, un chat de groupe ou dans certains canaux de votre choix. Vous pouvez également personnaliser les notifications au niveau des onglets pour choisir les catégories qui affichent le nombre de vos messages non lus, ce qui vous aide à désencombrer et à vous concentrer sur l’essentiel.
Team Chat est un hub de collaboration, mais savoir comment y naviguer efficacement vous permet également d’améliorer votre productivité. Voici quelques astuces pour améliorer votre façon de travailler.
Les demandes et les missions sont souvent envoyées par chat. Vous pouvez obtenir une liste des actions à entreprendre sur un canal de chat particulier en ouvrant le panneau AI Companion. Demandez à AI Companion d’identifier vos actions les plus récentes pour obtenir une liste de tâches personnalisée ou une liste de tâches générale indiquant quels collègues sont affectés à telle ou telle tâche. AI Companion est inclus sans frais supplémentaires dans les plans Zoom Workplace éligibles*, agissant comme votre assistant personnel pour vous aider à accomplir plus.
Dans le chaos du travail quotidien, il arrive que des messages importants passent inaperçus. Plutôt que de vous stresser en pensant à ce que vous avez pu manquer, recevez un rappel des messages importants au moment qui vous convient le mieux. Vous pouvez choisir le moment où vous souhaitez être averti à nouveau d’un message que vous avez reçu, ce qui vous permet de vous assurer que les messages ne sont pas oubliés ou négligés. Vous pouvez même voir tous les messages que vous avez marqués comme devant vous être rappelés dans l’onglet Rappels de la barre latérale.
Soyons réalistes : avec les messages, fichiers, captures d’écran et autres contenus disponibles via l’application de chat, il peut être difficile de trouver exactement ce que vous cherchez. Mais grâce à la puissante fonctionnalité de recherche de Team Chat, vous pouvez facilement trouver les ressources dont vous avez besoin. Dans l’application de bureau, cliquez sur le bouton « Rechercher » en haut de la barre de navigation. Saisissez des mots-clés pertinents pour effectuer une recherche sur l’ensemble de la plateforme Zoom Workplace, de Team Chat aux réunions, en passant par le tableau blanc, les Docs, les Contacts, etc., afin de trouver les fichiers ou messages correspondant à vos critères de recherche.
Conservez vos notes importantes, vos ressources et vos rappels dans votre propre canal de discussion dédié, qui n’est pas visible par les autres utilisateurs. Pour utiliser le chat personnel, cliquez sur votre nom dans l’onglet « Favoris », tapez votre message et appuyez sur « Envoyer ». Ceci vous envoie un message auquel vous pouvez vous référer ultérieurement, quel que soit l’appareil que vous utilisez pour accéder à Team Chat.
Nous cherchons tous des moyens de gagner du temps dans notre journée. L’IA, les capacités d’automatisation et les intégrations peuvent vous aider à gagner du temps. Voici quelques conseils pour les utiliser.
Si vous avez une montagne de messages Team Chat à rattraper, AI Companion peut vous aider à synthétiser les longs fils de discussion, vous permettant ainsi de suivre rapidement ce qui a été discuté et les décisions prises. Si vous souhaitez répondre, AI Companion peut vous aider à rédiger un message basé sur le contexte de la conversation. Vous pouvez modifier le ton et la longueur du message pour personnaliser les réponses suggérées.
Les tâches routinières qui ne prennent qu’une minute ou deux peuvent rapidement s’accumuler, vous laissant moins de temps pour vous concentrer sur des tâches plus importantes. Avec Zoom Workflow Automation, vous pouvez automatiser certaines tâches dans Zoom Workplace, comme envoyer des rappels hebdomadaires à votre équipe pour compléter une mise à jour de statut ou approuver rapidement une demande de congé.
Vous pouvez également libérer du temps pour le travail qui compte en intégrant AI Companion dans vos flux de travail automatisés, en exploitant le contexte de la plateforme et des informations exploitables. Créez des flux de travail qui automatiquement :
Commencez par l’un de nos modèles de flux de travail prédéfinis ou créez le vôtre à partir de zéro. Avec le constructeur sans code de Workflow Automation, il est simple de créer des flux de travail puissants qui vous font gagner du temps.
Passer d’une application à l’autre pour transférer des informations et suivre des fichiers peut prendre beaucoup de temps. Zoom Team Chat s’intègre à des dizaines d’applications populaires pour vous permettre d’accéder à des fichiers sur Google Drive, de créer un problème dans Jira ou de prévisualiser des liens Figma directement à partir d’un message de Team Chat. Découvrez nos intégrations de chat dans le Zoom App Marketplace.
Les conseils ci-dessus peuvent vous aider à améliorer la collaboration en équipe, à organiser vos communications et à gérer votre temps de manière plus efficace, mais comment s’intègre réellement Team Chat dans votre journée ? Voici quelques exemples concrets.
Rendez-vous sur le chat de la réunion désignée, vous pouvez le trouver rapidement en utilisant l’onglet de la barre latérale. Envoyez un message rapide pour informer les gens que vous ne pourrez pas vous joindre. Une fois la réunion terminée, demandez à AI Companion de résumer les nouveaux messages du canal de chat. Vous pouvez également lire la synthèse de réunion générée par AI-Companion lorsqu’elle est publiée dans le chat pour rester informé des principaux points de discussion et des éléments d’action.
Les grands projets impliquent souvent de nombreuses équipes interfonctionnelles. Créez un espace partagé qui inclut tous les canaux de discussion essentiels au projet. Si vous devez intégrer un nouveau membre de l’équipe, il aura instantanément accès à tous les canaux importants. Recueillez des mises à jour de statut hebdomadaires auprès des membres de l’équipe à l’aide d’un flux de travail automatisé, et demandez à AI Companion de résumer ces mises à jour dans un aperçu succinct que vous pourrez partager avec le groupe. Utilisez le canal de discussion en continu pour publier votre ordre du jour avant les réunions de projet et répondre aux questions de suivi si nécessaire.
Le temps des horaires de bureau classiques est révolu. De nombreuses équipes travaillent dans différents fuseaux horaires et jonglent avec des horaires flexibles, ce qui signifie que vos collègues ne sont pas forcément en ligne en même temps que vous. Vous pouvez programmer l'envoi de messages instantanés à un moment qui convient mieux à votre collègue, ou vous fixer un rappel pour revenir sur un sujet lorsque vous serez tous les deux disponibles. Si vous devez transmettre une idée plus complexe, vous pouvez faire des captures d'écran et les annoter sans quitter la fenêtre de discussion, ou enregistrer un message vocal ou vidéo que votre coéquipier pourra consulter ultérieurement.
Les applications de chat constituent une base importante pour une collaboration et une productivité organisées. Avec Zoom Team Chat, vous disposez d’un hub de collaboration conçu non seulement pour organiser les messages de chat, mais aussi pour consolider vos autres outils de communication et de productivité en un seul endroit : l’application Zoom Workplace.
Pour en savoir plus sur ce que vous pouvez faire d’autre avec Zoom Workplace, consultez ces cinq conseils pour optimiser votre journée de travail.
* AI Companion est inclus sans frais supplémentaires dans les services payants des comptes utilisateur Zoom. AI Companion peut ne pas être disponible dans toutes les régions ni pour tous les secteurs d’activité.
Note de l’éditeur : cet article de blog a été publié initialement en juillet 2023 et a été mis à jour en janvier 2025 pour tenir compte des dernières fonctionnalités et capacités de Team Chat.
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